人事档案保管

8.5　人事档案保管

人事档案保管是采取一定的制度和物资设备及方法，保存人事档案实体和人事档案信息。

8.5.1　人事档案保管的范围

人事档案保管范围主要分为以下几种情况:

①分级管理的人员，其全套人事档案应由主管部门保管，主要协管的部门只保管档案副本，非主要协管和监管的单位不保管人事档案，根据工作需要可以建立卡片。

②军队和地方互兼职务的人员，主要职务在军队的，其人事档案则由军队保管;主要职务在地方的，其人事档案则由地方保管。

③人员离休、退休和退职后，就地安置的，由原管理单位或工作单位保管;易地安置的，则可以转至负责管理该人员的组织、人事部门保管。

④人员被开除公职以后，其档案转至该人员所在地方人事部门或管理部门保管，其中干部必须由当地县或相当县级的人事部门保管。

⑤人员在受刑事处分或劳动教养期间，其档案由原单位保管。刑满释放和解除劳教后，重新安置的，其档案应当转至主管单位保管。

⑥人员出国不归、失踪、逃亡以后，其档案由原主管单位保管。

8.5.2　人事档案的存放与编号方法

人事档案的存放与编号方法主要有以下几种:

(1)姓氏编号法

将同姓的人的档案集中在一起，再按照姓氏笔画的多少为序进行编号的方法叫姓氏编号法。具体方法如下:

①摘录所保管的一切人事档案中的姓名，将同姓的人的档案集中在一起;

②按照姓氏笔画的多少，将集中起来的人事档案由少到多的顺序排列起来;

③把同一姓内的姓名再进行排列。先按姓名的第二个字的笔画多少进行排列，如果第二个字的笔画相同，可以继续比较第三个字的笔画多少;

④将所排列的姓名顺序编制索引，统一进行编号;

⑤将索引名册的统一编号标注在档案袋上;

⑥按统一编号的次序排列档案，并对照索引名册进行一次全面的清点。

编号时需要注意几个问题:

①每一姓的后面要根据档案递增的趋势留下一定数量的空号，以备增加档案之用;

②姓名需用统一的规范简化字，不得用同音字代替;

③档案的存放位置要经常保持与索引名册相一致。

(2)四角号码法

所谓四角号码法就是按照姓名的笔形取其四个角来进行编号的方法。它的优点是比较简便易学，且因为按这种方法是根据姓名的笔形来编号存放的，所以查取时就不必像按姓名笔画顺序编号法和按单位、职务顺序编号法查找那样，一定要通过索引登记来找到档案号再取材料，而是根据姓名的笔形得出档案号直接查取。

人事档案的四角号码编号法，同四角号码字典的编写原理基本相同，只要掌握了四角号码字典的查字方法，再学习人事档案的这种编号法，就比较容易了。但是这种人事档案四角号编号法同四角号编号字典的方法也有某些不同之处。它有自己特殊的规律，所以不能完全等同于四角号码编号法。

(3)组织编号法

将人事档案按照该人员所在的组织或单位进行编号存放的方法称为组织编号法。它适用于人事档案数量较少的单位，做起来比较简便。但是它也有一些弊病:一是位置不能固定，一旦该人员调离了该单位，就得改变其人事档案原来的存放位置;二是在档案增多超过了一定的限量时，就会给查找带来困难，因此使用这种方法的档案数量一般不得超过300个。

这种编号方法的具体过程是:

①将各个组织机构或单位的全部人员的名单进行集中，并按照一定的规律(例如按照职务、职称、姓氏等)将各个组织的名单进行系统排列;

②依据常用名册人员或编制配备表的顺序排列单位次序，并统一编号，登记索引名册;

③将索引名册上的统一编号标注在档案袋上，按编号顺序统一存放档案。

此外，还必须注意以下两个问题:

①要根据人员增长的趋势预留出一定数量的空号，以备增加档案之用;

②各个组织或单位不能分得太细，一般以直属单位为单位，如果有二、三级单位，只能作为直属单位所属的层次，而不能与直属单位并列起来。

(4)拼音字母编号法

拼音字母编号法是按照人事档案中姓名的拼音字母的次序排列的编号方法，其基本原理就是“音序检字法”，这种方法的优点是比较简便。

拼音字母编号法的排列次序一般有三个层次:

①先排姓，按姓的拼音字母的顺序排列;

②同姓之内，再按其名字的第一个字的拼音字母的次序排列;

③如果名字的第一个字母相同，再按这个名字的第二个字的首字母进行排列。

(5)职称级别编号法

职称级别编号法是将不同的职称级别和职位高低进行顺序排列，然后依次存放的编号方法。这种编号存放的方法，将高级干部、高级知识分子和其他特殊人员的档案同一般人员的档案区分开来单独存放，便于进行重点保护，特别是发生在突发事件时便于及时转移。

这种编号方法的具体操作过程与第三种编号方法基本相同。

8.5.3　人事档案保管设施与要求

根据安全保密、便于查找的原则要求，对人事档案应严密、科学地保管。人事档案部门应建立坚固的、防火、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案柜。库房面积每千卷需2030平方米。库房内应设立空调、去湿、灭火等设备;库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施和安全措施应经常检查;要保持库房的清洁和库内适宜的温、湿度(要求:温度14°～24℃，相对湿度45%～60%);人事档案管理部门，要设置专门的档案查阅室和档案管理人员办公室。档案库房、查档室和档案人员办公室应三室分开。