整理和保管

第四节　会计凭证的传递、整理和保管

一、会计凭证的传递

会计凭证的传递，是指会计凭证从填制或取得时起，经审核、记账到装订保管的全过程。因此，会计凭证要及时传递，不得积压，以保证会计核算及时、正常运行。各单位在制定会计凭证的传递程序、规定其传递时间时，通常要考虑以下两点内容：

（1）根据各单位经济业务的特点，企业内部机构组织、人员分工情况以及经营管理的需要，从完善内部牵制制度的角度出发，规定各种会计凭证的联次及其流程，使经办业务的部门及其人员及时办理各种凭证手续，既符合内容牵制原则，又提高工作效率。

（2）根据有关部门和人员办理经济业务的必要时间，同相关部门和人员协商制定会计凭证在各经办环节的停留时间，以便合理确定办理经济业务的最佳时间，及时反映、记录经济业务的发生和完成情况。

正确组织会计凭证的传递，对于及时处理和登记经济业务，明确经济责任，实行会计监督，具有重要作用。从一定意义上说，会计凭证的传递起着在单位内部经营管理各环节之间协调和组织的作用。会计凭证传递程序是企业管理规章制度重要的组成部分，传递程序的科学与否，说明该企业管理的科学程度。其作用如下：

（1）有利于完善经济责任制度经济业务的发生或完成及相应记录，是由若干责任人共同负责、分工完成的。会计凭证作为记录经济业务、明确经济责任的书面证明，体现了经济责任制度的执行情况。单位会计制度可以通过会计凭证传递程序和传递时间的规定，进一步完善经济责任制度，使各项业务的处理顺利进行。

（2）有利于及时进行会计记录从经济业务的发生到账簿登记有一定的时间间隔，通过会计凭证的传递，使会计部门尽早了解经济业务发生和完成情况，并通过会计部门内部的凭证传递，及时记录经济业务，进行会计核算，实行会计监督。

（三）制定会计凭证传递程序时应注意的问题

1．根据经济业务的特点、机构设置和人员分工情况，明确会计凭证的传递程序

由于企业生产经营业务的内容不同，企业管理的要求也不尽相同。在会计凭证的传递过程中，要根据具体情况，确定每一种凭证的传递程序和方法。合理制定会计凭证所经过的环节，规定每个环节负责传递的相关责任人员，规定会计凭证的联数以及每一联凭证的用途。做到既可使各有关部门和人员了解经济活动情况、及时办理手续，又可避免凭证经过不必要的环节，以提高工作效率。

2．规定会计凭证经过每个环节所需要的时间，以保证凭证传递的及时性

会计凭证的传递时间，应考虑各部门和有关人员的工作内容和工作量在正常情况下完成的时间，明确规定各种凭证在各个环节上停留的最长时间，不能拖延和积压会计凭证，以免影响会计工作的正常程序。一切会计凭证的传递和处理，都应在报告期内完成，不允许跨期，否则将影响会计核算的准确性和及时性。

会计凭证在传递过程中的衔接手续，应该做到既完备、严密，又简单易行。凭证的收发、交接都应当按一定的手续制度办理，以保证会计凭证的安全和完整。会计凭证的传递程序、传递时间和衔接手续明确后，制定凭证传递程序，规定凭证传递路线、环节及在各个环节上的时间、处理内容及交接手续，使凭证传递工作有条不紊、迅速而有效进行。

二、会计凭证的保管

会计凭证是重要的会计档案和经济资料，每个单位都要建立保管制度，妥善保管。对各种会计凭证要分门别类、按照编号顺序整理，装订成册。封面上要注明会计凭证的名称、起讫号、时间以及有关人员的签章。要妥善保管好会计凭证，在保管期间会计凭证不得外借，对超过所规定期限（一般是15年）的会计凭证，要严格依照有关程序销毁。需永久保留的有关会计凭证，不能销毁。会计凭证的保管是指会计凭证登记入账后的整理、装订、归档和存查工作。会计凭证保管要注意以下几个方面：

1．会计凭证应定期装订成册，防止散失。

2．会计凭证封面应注明单位名称、凭证种类、凭证张数、起止号数、年度、月份、会计主管人员、装订人员等有关事项，会计主管人员和保管员应在封面上签章。

3．会计凭证应当加贴封条，防止抽换凭证。原始凭证不得外借，其他单位如有特殊原因确实需要使用时，经本单位会计机构负责人、会计主管人员批准，可以复制。向外单位提供的原始凭证复印件，应当在专设的登记簿上登记，并由提供人员和收取人员共同签名或者盖章。

4．原始凭证较多时可单独装订，但应在凭证封面注明所属记账凭证的日期、编号和种类，同时在所属的记账凭证上应注明“附件另订”及原始凭证的名称和编号，以便查阅。

注意：出纳人员不得兼管会计档案。

5．严格遵守会计凭证的保管期限要求，期满前不得任意销毁。

三、会计凭证的装订

（一）会计凭证装订前的准备

会计凭证装订前的准备，是指对会计凭证进行排序、粘贴和折叠。因为原始凭证的纸张面积与记账凭证的纸张面积不可能全部一样，有时前者大于后者，有时前者小于后者，这就需要会计人员在制作会计凭证时对原始凭证加以适当整理，以便下一步装订成册。

对于纸张面积大于记账凭证的原始凭证，可按记账凭证的面积尺寸，先自右向后，再自下向后两次折叠。注意应把凭证的左上角或左侧面让出来，以便装订后，还可以展开查阅。

对于纸张面积过小的原始凭证，一般不能直接装订，可先按一定次序和类别排列，再粘在一张同记账凭证大小相同的白纸上，粘贴时宜用胶水。证票应分张排列，同类、同金额的单据尽量粘在一起；同时，在一旁注明张数和合计金额。如果是板状票证，可以将票面票底轻轻撕开，厚纸板弃之不用。

对于纸张面积略小于记账凭证的原始凭证，可先用回形针或大头针别在记账凭证后面，待装订时再抽去回形针或大头针。有的原始凭证不仅面积大，而且数量多，可以单独装订，如工资单、耗料单等，但在记账凭证上应注明保管地点。原始凭证附在记账凭证后面的顺序应与记账凭证所记载的内容顺序一致，不应按原始凭证的面积大小来排序。会计凭证经过上述的加工整理之后，就可以装订了。

（二）会计凭证的装订方法

会计凭证的装订是指把定期整理完毕的会计凭证按照编号顺序，外加封面、封底，装订成册，并在装订线上加贴封签。在封面上，应写明单位名称、年度、月份、记账凭证的种类、起讫日期、起讫号数，以及记账凭证和原始凭证的张数，并在封签处加盖会计主管的骑缝图章。如果采用单式记账凭证，在整理装订凭证时，必须保持会计分录的完整。为此，应按凭证号码顺序还原装订成册，不得按科目归类装订。对各种重要的原始单据，以及各种需要随时查阅和退回的单据，应另编目录，单独登记保管，并在有关的记账凭证和原始凭证上相互注明日期和编号。汇总装订后的会计凭证封面应有下列内容：（会计凭证封面　凭证种类：XXXX年度　本月共X册之第X册　本册号数：自X号起至X号本册日期：自X月X日起至X月X日止　单位名称：会计主管：会计：装订：会计凭证装订的要求是既美观大方又便于翻阅，所以在装订时要先设计好装订册数及每册的厚度。）一般来说，一本凭证，厚度以1．5～2．0cm为宜，太厚了不便于翻阅核查，太薄了又不利于方便竖立放置。凭证装订册数可根据凭证多少来定，原则上以月份为单位装订，每月订成一册或若干册。有些单位业务量小，凭证不多，把若干个月份的凭证合并订成一册就可以，只要在凭证封面注明本册所含的凭证月份即可。为了使装订成册的会计凭证外形美观，在装订时要考虑到凭证的整齐均匀，特别是装订线的位置，如果太薄时可用纸折一些三角形纸条，均匀地垫在此处，以保证它的厚度与凭证中间的厚度一致。有些会计在装订会计凭证时采用角订法：装订起来简单易行，其具体操作步骤如下：

（1）将凭证封面和封底裁开，分别附在凭证前面和后面，再拿一张质地相同的纸（可以再找一张凭证封皮，裁下一半用，另一半为订下一本凭证备用）放在封面上角，做护角线。

（2）在凭证的左上角画一边长为5cm的等腰三角形，用夹子夹住，用装订机在底线上分布均匀地打两个眼儿。

（3）用大针引线绳穿过两个眼儿。如果没有针，可以将回形别针顺直，然后将两端折向同一个方向，将线绳从中间穿过并夹紧，即可把线引过来，因为一般装订机打出的眼儿是可以穿过的。

（4）在凭证的背面打线结。线绳最好在凭证中端系上。

（5）将护角向左上侧折，并将一侧剪开至凭证的左上角，然后抹上胶水。

（6）向后折叠，并将侧面和背面的线绳扣黏死。

（7）待晾干后，在凭证本的脊背上面写上“某年某月第几册共几册”的字样。装订人在装订线封签处签名或者盖章。现金凭证、银行凭证和转账凭证最好依次顺序编号，一个月从头编一次序号，如果单位的凭证少，可以按全年顺序编号。

练　习　题

一、单项选择题

1．原始凭证按（　　）分类，分为一次凭证、累计凭证等类。

A．用途和填制程序

B．形成来源

C．填制方式

D．填制程序及内容

2．下列原始凭证中属于外来原始凭证的有（　　）。

A．提货单

B．发出材料汇总表

C．购货发票

D．领料单

3．根据连续反映某一时期内不断重复发生而分次进行的特定业务编制的原始凭证有（　　）。

A．一次凭证

B．累计凭证

C．记账编制凭证

D．汇总原始凭证

4．记账凭证的填制是由（　　）进行的。

A．出纳人员

B．会计人员

C．经办人员

D．主管人员

5．在会计实务中，原始凭证按照填制手续及内容的不同，可以分为（　　）。

A．外来原始凭证和自制原始凭证

B．收款凭证、付款凭证和转账凭证

C．一次凭证、累计凭证和汇总凭证

D．通用凭证和专用凭证

6．下列内容中，不属于记账凭证审核内容的是（　　）。

A．凭证是否符合有关的计划和预算

B．会计科目使用是否正确

C．凭证的金额与所附原始凭证的金额是否一致

D．凭证的内容与所附原始凭证的内容是否一致

7．在审核原始凭证时，对于内容不完整、填制有错误或手续不完备的原始凭证，应该（　　）。

A．拒绝办理，并向本单位负责人报告

B．予以抵制，对经办人员进行批评

C．由会计人员重新填制或予以更正

D．予以退回，要求更正、补充，以至重新填制

8．出纳人员付出货币资金的依据是（　　）。

A．收款凭证

B．付款凭证

C．转账凭证

D．原始凭证

二、多项选择题

1．下列凭证中属于自制原始凭证的有（　　）。

A．购进发货票

B．销售发货票

C．限额领料单

D．发出材料汇总表

2．记账凭证按与货币收付业务是否有关，分为（　　）。

A．汇总记账凭证

B．收款凭证

C．付款凭证

D．转账凭证

3．对外来原始凭证进行真实性审核的内容包括（　　）。

A．真实性的审查

B．合法性的审查

C．完整性的审查

D．合理性的审查

4．记账凭证按照填制的方式的不同，可分为（　　）。

A．通用记账凭证

B．专用记账凭证

C．复式记账凭证

D．单式记账凭证

5．下列项目中，属于记账凭证的有（　　）。

A．收款凭证

B．科目汇总表

C．汇总收款凭证

D．转账凭证

三、判断题

1．原始凭证是登记明细分类账的依据，记账凭证是登记总分类账的依据。（　　）

2．在证明经济业务发生，据以编制记账凭证的作用方面，自制原始凭证与外来原始凭证具有同等效力。（　　）

3．对不真实、不合法的原始凭证，会计人员有权不予接受，对记载不准确、不完整的原始凭证，会计人员有权要求其重填。（　　）

4．一张原始凭证所列支出需要几个单位共同负担的，应当将其他单位负担的部分用复印件提供给其他单位。（　　）

5．会计凭证的传递是指会计凭证从取得或填制时起至归档保管过程中，在单位内部会计部门和人员之间的传递程序。（　　）