企业档案的整理与保管

第三节　企业档案的整理与保管

一、情景导入

某公司秘书华天，在临时负责公司总经办工作期间，为了给新购进的复印纸腾出存放地点，在既未请示上司，又未亲自查看的情况下，擅自批准工作人员将公司自创办以来三年期间形成的档案从柜中搬出，装入麻袋堆放在杂物间，后因总经办调整又转放到油印室。此后，在长达半年多的时间里，华天既没有安排档案管理人员去整理、保管这部分档案，又没过问这批档案的下落，使得最终被人误认为油印室无用的废纸予以销毁。事发后，华天作了深刻检查，并被行政警告处分。

二、项目任务

根据上述材料，你对档案整理与保管工作有何认识？

三、任务分析

随着时代的发展，企业对档案的认识在现实的教训中有所改变，一些企业在体验到档案混乱带来的恶果后，已经在改变档案管理现状方面作出了深刻的反省，并开始了实质性的改进。档案是一个企业真实、全面的写照，企业发展过程中，肯定有一些值得回忆，值得记录的历史时刻，如果由于档案工作做得不足，而使这些资料流失，等企业做大做强后，回头看看自己的企业发展历程，却找不到相应的资料，那时便后悔莫及了。

华秘书造成了这次的误销档案事件，究其原因是对档案整理及保管的意识淡薄。企业档案管理工作基本上是企业综合办公室负责，华秘书作为公司办公室临时负责人，自然就要对企业档案负有领导责任，造成误销档案，华秘书当然负有不可推卸的责任，华秘书还受到了公司的行政处罚。从这案例中，作为企业档案管理人员应当吸取深刻教训，在整理、保管、销毁档案时，一定要严格依法办事，特别在销毁档案时，一定要事先进行鉴定。在鉴定后一定要将待销毁的档案编造档案销毁清册；经主管领导审核、批准后才可以销毁。任何人未经法定程序无权擅自销毁档案。只有这样才能有效地防止那些不该销毁的档案误被销毁。

上述任务主要让学生学会做好企业档案整理及保管工作，掌握档案整理的步骤与方法，熟练档案编目规律，能制作企业档案保管期限表，就至关重要。

四、相关知识

（一）企业档案的整理与编目

1.企业档案的整理

企业档案整理工作是指将处于凌乱状态的企业文书材料，经过分类、组合、排列和编目，使之系统化的工作。企业文书档案是指反映企业党务、行政管理等活动的档案。在企业一般也可以把经营管理和生产管理工作形成的文件材料列入文书档案的范围。目前，即按“卷”整理或按“件”整理。

（1）按“卷”整理。这是一种传统的方法，一般可分以下几个步骤：

①分类。分类方法有多种，常用的是年度分类法和问题分类法。年度分类法就是按照文件内容针对的时间把属于不同年度的文件分开。问题分类法就是按照档案所记录的主要内容对档案分门别类。在企业档案工作中可以把文书档案工作档案分成党群工作、行政管理工作、经营管理工作、生产技术管理工作等四类。

②组卷（即组成案卷）。它是档案整理的最基本环节，其实质是将一组密切联系的文件材料组合在一起，便于保管和利用。商务秘书部门通过平时归卷将已办理完毕的文件分别归入有关卷夹，为年终立卷工作打下良好的基础。在确定某组文件能否组成一卷之前，还必须对已归档文件进行最后的全面调整，然后进行具体的系统整理组合。对归档文件检查调整的内容包括：应归档的文件是否收集齐全完整；归档的文件是否属于本年度、本部门的立卷归档范围；每个卷夹内的文件是否保持了文件之间的有机联系，反映了立卷的特征；检查各卷夹内文件的保存价值是否大体一致，并确定保管期限；检查各卷夹内文件数量是否适当；

③卷内文件材料排列（按文件形成的时间先后或重要程度排列）；

④根据排列结果，对卷内文件材料有图文的页面逐页编号；

⑤编制卷内目录（样式附后）和备考表；

⑥按卷内目录、文件材料、备考表的顺序排列后装订成卷或按件放入档案盒内；

⑦拟写案卷标题，填写案卷封面。案卷标题即案卷题名，是案卷的名称，是对卷内文件材料的高度概括。拟写案卷标题内容概括确切，文字上要简练通顺，标题字数一般不超过50字为宜。标题结构一般由主要发文机关、内容、文种三部分构成；

⑧案卷排列与编号。案卷排列要保持案卷之间的有机联系和条理性，一般可按先永久、长期、短期来进行排列，然后按排列顺序每年编一个流水号；

⑨编制档案案卷目录。案卷目录由归档号、案卷号、题名、年度、页数、保管期限、备注等组成，案卷目录可以多年编成一本或一年多本。

（2）按“件”整理。这是要以计算机管理为前提条件，主要步骤有：

①对归档文件逐件装订固定；

②对归档文件以“件”为单位进行年度—保管期限分类（不确定期限的，只按年度—问题分类即可）；

③对分类后的归档文件按时间、重要程度排列，其中对成套性文件材料相对集中；

④根据排列结果逐件在归档文件上方空白处加盖“归档章”（见本章表9. 1），并填写有关栏目的内容；

⑤编制归档文件目录（见本章表9. 2）；

⑥将归档文件按连续件号顺序装入案卷盒（见图9. 1）。

图9.1　案卷盒封面和脊背样式

2.企业档案的编目

在企业档案管理过程中，人们为了明确地标明全宗、显示类别，常常使用一些数字作为某个全宗、某个目录、某个案卷、某份文件甚至某页文件的代号。这种代号一般称为“档号”。这些档号的各段之间用“—”符号分隔。

（1）文书档案档号编制。

①归档件应在首页。发文（红头文件页面）、收文（收文处理单）右上端的空白位置盖归档章，不压字迹。

②全宗号。档案馆给立档案单位编制的代号。未进馆的可以省略。

③年度。文件事件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年。如：2010。

④保管期限。标注归档文件保管期限的简称或代码。保管期限分永久、长期、短期三种，简称“永”、“长”、“短”，代码分别为“Y、C、D”。

⑤件号。文件的排列顺序号。包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。

⑥室编件号。纸质文件党、政（机要文件）分别按年度下大流水件号标注。顺序从“10001”或“20001”开始标注。

⑦馆编件号。档案移交档案馆时用。

（2）企业最常见的档案档号编制。

①会计档案档号编制。案卷号采用年度—分类号—分类号小流水号方式编写，如：2009—431—001为2009年凭证的第一卷。

②科技档案档号编制。

××××—×××—××—×××

依次为：目录代号（工程、机组）—分类号—案卷号—卷内文件顺序号

目录代号：前两位数表示工程，如一期工程用“01”表示；后两位表示机组，如1号机组用“01”表示，公用部分用“00”表示。

分类号：由类目组成，按专业进行分类。

案卷号：由两位数组成，用00～99标识，一个号代表一卷。

卷内顺序号：由三位数组成，用000～999标识。一个号代表一张图纸。如果是成册的文字资料或成册的图纸，档号到案卷号为止，卷内文件号用号码机对每一页编上流水页码。

③特种载体档案档号编制。为避免特种载体档案归档号与文书、科技档案等其他门类的归档号出现重复，特种载体档案的归档号中将引入代号以示区别。特种载体档案的代号统一为拼音字母大写字体。如下：

照片档案代号——Z

录像带代号——L

录音带代号——L

光盘代号——G

实物档案代号——S

（二）制定档案保管期限表

由于每个单位所进行的活动都具有相对的稳定性，因此，在活动中所形成的文件也具有一定的相似性。为了保证档案鉴定工作的质量和提高档案鉴定工作的效率，除了应掌握鉴定档案的基本知识外，还应制定出具体鉴定档案保存价值、确定其保管期限的规范性文件，以便于档案鉴定工作的实际操作，这就是“档案保管期限表”。档案保管期限表是一种以表册的形式列举档案的来源、内容和形式并指明其保管期限的指导性文件。

1.档案保管期限表的作用

（1）为鉴定档案价值、确定档案保管期限提供依据。档案保管期限表可以使档案价值鉴定人员在鉴定工作中有客观标准，能够准确地判断各类档案的保管期限，避免因鉴定者个人认识的局限性和片面性而存在分歧。推动档案工作的顺利进行。

（2）可作为档案立卷的标准。档案保管期限表有助于档案管理人员在档案立卷时考虑文件的价值，根据文件价值的不同而组卷。

（3）明确档案的归档范围。档案保管期限表划分了各种案卷的保管期限，对照该表，档案人员可以准确判定档案的价值，明确归档范围，有效防止和避免工作人员有意或无意错误地销毁档案文件的问题的出现。

2.档案保管期限表的编制方法

（1）调查研究。秘书部门要组织编制人员学习相关政策、规定，详细了解企业的工作范围、任务、组织机构、业务分工、文件数量、类型等情况。

（2）草拟条款。条款的拟制要注意不要拟得过多、过细，也不应过于概括，应以便于掌握原则，还可以参考本单位编制的“归档类目”。

（3）确定保管期限。应根据国家有关规定以及本单位工作的实际情况，参照有关的档案保管期限表，确定每一条款内文件的保管期限。

（4）讨论修改并报批。应广泛征求文书处理部门与有关业务部门的意见，以便使档案保管期限表更切合实际。经过修改后的档案保管期限表报送单位领导批准。以下材料是一份企业文件材料归档范围及档案保管期限表（见表9. 3）。

表9.3　企业综合档案室档案保管期限表

续表

续表

（三）企业档案的保管

企业档案的保管是企业档案管理工作人员的重要职责，任何时候、任何环节都不能松懈。所谓企业档案的保管是指根据企业档案的成分和状况所采取的存放和安全防护措施。其主要内容包括以下几方面：

1.档案库房的管理，即在具备相应物质条件下，库房内档案科学管理的日常工作。

如库房温湿度的控制与调节、防光与防空气污染物、档案有害生物的防治。

2.档案流动过程中的保护，即档案在各个管理环节中的一般安全保护。

3.保护档案的专门措施，即为延长档案的寿命而采取的诸如复制和修补等各种专门的技术处理。

企业档案保管工作是企业档案工作中较为特殊的一个组成部分，它与文书处理的档案工作其他各环节都有着密切的联系，如在档案收集、整理和鉴定等工作中，都要涉及档案的保管问题，尤其表现在文件形成以及档案利用等方面。在文件形成过程中，文件制作时所选用的材料质量对日后档案耐久的程度有着关键性和根本性的影响。为此，档案管理部门应注意从源头抓起，督促选用优质、耐久的文件制作材料，以保证文件及至档案的物质质量，为延长档案寿命奠定坚实的基础。

五、实践训练

（一）模拟训练

某公司在成立之初，考虑到档案工作具有保密性质。于是，领导决定将档案室设置在办公楼最顶层靠里面的一个房间里，这个房间虽然偏僻，但光线很好，一天内有5个小时可以接触到阳光，工作人员也很清静。可是好景不长，工作人员发现，由于档案室阳光太充足，而室内又没有空调等恒温恒湿设备，因此所藏纸质档案开始变脆，而且，由于办公楼装修比较毛躁，结果过了一个春天后，档案室房顶就有一处开始漏水。如此一来，部分档案受不利环境的影响损坏不小，同时也严重影响了档案的利用。

根据上述材料，请你指出档案保管工作的不妥之处，并提出相关建议。

（二）综合训练

【实训背景】

在鉴定大东科技有限公司成立初期的档案时，该公司档案管理人员小吴先接触到一卷该公司研发部写的某新产品投入大量生产前的市场调查报告，发现其被定为“短期”保存。小吴认为新产品投入大量生产前的市场调查报告对与企业来说具有一定的参考价值，拟改为“长期”保管。但后来又发现一卷以研发部名义写的有关该新产品大量投入生产前的市场预测报告，该报告包括了此前市场调查报告的基本内容，并在市场调查报告的基础上，对该新产品上市后的市场供求关系变化和发展趋势作出了预测判断。这份文件被定为“长期”保管。于是，小吴放弃了将某新产品投入大量生产前的市场调查报告的案卷改为“长期”保管的打算。

【实训内容】

请分组讨论上述案例中小吴做法的合理性。

【实训要求】

了解档案保管期限表的作用，熟悉档案保管期限表的内容并能熟练运用。

本章小结

当今世界已进入知识经济和信息时代，信息已经成为比资产更为重要的战略资源。档案管理工作作为信息业的组成部分，档案作为一种信息资源，作为企业生产、技术、科研、经营和管理等活动的真实记录，同时作为与企业同步发展的无形资产，在企业管理等各方面正积极地发挥应有的重要作用。规范化、科学化、现代化的企业文书工作与档案管理，是企业必须做好的一项基础性工作，企业文书工作和档案管理只有不断创新，才能使得文书与档案工作的开展与企业发展同步，并为企业的生产经营管理等各项工作提供优质服务，发挥它的重要作用，实现它的价值。

本章重点介绍了企业文书归档范围、企业档案的收集、鉴定、整理及保管的基本知识及企业档案保管期限表的编制方法。因为，企业文书工作与档案管理是商务秘书在实际工作中非常重要的内容之一，作为商务秘书必须要熟悉掌握企业文书工作的基本程序和档案管理工作的基本方法。