档案整理概述

档案整理，就是按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和编目，使之有序化的过程。档案整理是档案工作业务中的基础环节，通过整理，使档案能够全面、系统地反映立档单位的工作活动面貌，提示文件材料之间的相互联系，以便于档案的管理和利用。

无论是档案馆，还是档案室，档案整理都是一项经常性的基础业务工作。但就具体工作而言，根据档案的实际状况和整理目的的不同，档案整理可以分为以下三种类型：

1.系统排列和编目

在一般情况下，档案室接收的是文书部门和业务部门按照归档要求组合好的案卷（件），而档案馆接收的是各个机关档案室按照进馆标准经过系统整理的档案。因此，对于档案馆和档案室来讲，档案整理工作主要是对接收进来的档案按照档案馆（室）藏组织的要求，作进一步的系统排列和编目。具体说来，档案室的整理工作，是对各部门归档的案卷（件）进行分类、排列、编制档号和案卷（归档文件）目录等工作；档案馆的整理工作，是将各个机关单位移交的档案归入相应的全宗、有序排列和编目上架。

2.局部调整

档案馆（室）在日常管理工作中，要定期对所藏档案进行检查，发现档案整理上存在明显缺陷、不便于保管和利用的档案，如分类错误、档号编制错误、案卷题名与卷内文件内容出入过大等，档案馆（室）应对整理中存在明显缺陷的档案，进行局部的调整。另外，当一部分档案保管期限界满和鉴定销毁后，对继续保存的档案，也需要进行局部的整理和调整。

3.全过程整理

由于各种原因，档案馆（室）还要接收一些历史档案以及征集一部分社会散存档案，其中有些档案没有经过系统整理，处于零乱状态，这就必须进行从全宗划分、立卷（组件）、案卷（件）排列和编目的全过程整理。

档案整理的内容，从性质上分，包括系统化和编目两部分。档案的系统化，就是对档案的内容和成分进行科学分析和综合的工作，即按照一定的原则和方法对档案分门别类、组织案卷（组件）、有序排列，使之构成一个有机联系的整体，具体内容包括：区分全宗、全宗内档案的分类，立卷、卷内文件的排列、案卷排列或组件、件排列等；档案的编目是以一定形式揭示和介绍档案内容和形式特征的工作，具体内容包括：卷内文件的编号、卷内文件目录和备考表的编制、案卷封面填写、档号和案卷目录的编制或者件的编号、归档文件目录的编制等。系统化是编目工作的基础，编目是系统化的体现，用以巩固系统化的成果。

档案整理工作的主要步骤有：

（1）区分全宗。按照来源原则，将文件按不同的形成者分开，将同一单位或个人形成的文件材料集中在一起整理，不同来源的文件不能彼此混合在一起，这是档案整理的第一步。

（2）全宗内档案的分类。把一个单位的全部档案，按照事先制订的分类方案，进行分门别类。包括档案分类方法的选择、分类方案的拟订和调整、档案的归类等。

（3）立卷（组件）。在分类的基础上，可对全宗内档案进行立卷整理或组件整理。立卷是将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。组件是以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

（4）案卷（件）的排列。将案卷（件）按照年度、组织机构或问题、保管期限等标准进行系统排列。

（5）档号的编制。根据全宗内档案的分类和案卷（件）的排列顺序，给每一个案卷（件）赋予相应的编号。

（6）案卷目录（归档文件目录）的编制。按照档号顺序依次将案卷（件）的有关内容和形式特征登记在表册上，形成档案整理的最终结果——案卷目录（归档文件目录）。

档案整理工作应该按照档案的形成规律和特点，保持文件之间的历史联系，充分利用原有的整理基础，便于档案的管理和利用，这是档案整理的基本原则。

1.保持文件之间的历史联系

所谓文件之间的历史联系，是指文件在产生和处理过程中所形成的内在联系，主要表现在文件的来源、时间、内容和形式等方面。档案整理时，应尽可能保持这种联系，而不要割裂这种联系。

（1）文件在来源上的联系。文件是以一定的机关、组织或个人为单位有机形成的。形成文件的这些单位，构成了文件在来源上不可分割的历史联系，这是文件之间最根本的首要的历史联系。在档案整理中，如果打乱了这种联系，文件“脱离”了形成单位，就会破坏文件形成的本来面目和利用价值。只有在保持文件来源上联系的前提下，文件的时间、内容和形式等方面的联系，才能更好地反映机关工作活动的基本面貌。

（2）文件在时间上的联系。档案是机关、组织或个人社会活动的原始记录，而这种社会活动都有一定的过程和阶段性，因此使文件之间具有自然的时间联系。比如，一个年度的文件，记录和反映了这一年度的工作活动情况，是一个有机联系的整体。在档案整理中，保持文件在时间上的联系，就是指将同一时间段（如同一年度）形成的文件集中在一起整理，或者是按照文件形成过程的先后顺序来整理档案等。

（3）文件在内容上的联系。文件是机关职能活动的产物，往往是为了解决一定的问题而产生，从而使文件之间有了内容上的联系。比如，召开一次会议，举办一次活动，进行一次调研，处理一项业务，承办一个案件，必须会产生内容相关的一系列文件，整理时必须适当保持这种内容上的联系，尽可能将这些内容相关的文件组合在一起。

（4）文件在形式上的联系。文件形式是文件存在和表达的方式，包括文种、文件题名、载体、记录方式等。文件的形式，标志着文件产生时的特定作用，在一定程度上也是文件的来源、时间和内容的体现。如批复反映了本机关职权范围及其与请示单位在文件内容上的联系，而决议则反映了某一会议内容的联系。因此，有时也可以按文件形式上的联系进行整理。

2.充分利用原有的整理基础

充分利用原有的整理基础，是指对于已经整理过的档案，不要轻易打乱原有的整理体系，重新整理，这就是我国档案界惯称的“充分利用原基础”。档案是历史文化的积累，它不仅记录了社会实践活动，也自然反映了历来档案整理和保存的真实情况和成果。所以，对于已经整理过的档案，我们要尊重前人的劳动成果，只要有规可循、有目可查，就应力求保持其原有的整理体系。特别是对历史档案的原有整理基础，更应慎重对待，力求保持历史原貌。

在不同的情况下，我们对“充分利用原有的整理基础”的把握，应有不同的策略：一是在原有整理结果基本可用的情况下，保持原有整理成果不变，通过编制必要的检索工具来弥补其中的缺陷；二是在原有整理状况明显不合理的情况下，应充分研究和利用原来整理的成果，进行局部的调整；三是在原有整理结果基本不可用的情况下，可以重新整理，但也应当尽量吸收和保留原有整理基础中的可取之处，如原有的形成单位、内容和时间等标识。

3.便于档案的保管和利用

便于档案的保管和利用，是档案整理工作的出发点和根本目的，也是衡量档案整理质量的最终尺度。一般而言，档案整理过程中，保持了文件之间的历史联系，就能便于档案的保管和利用，这两者基本上是一致的。但有时也会产生矛盾。比如，一次会议的文件材料，有纸质文件，也有照片和录音录像材料；有文书材料，也有会务经费支出的会计材料，这些文件材料在内容上有着重要的联系，但由于档案门类和载体类型不同，如果按照保持文件之间的历史联系的要求全部放在一起整理，显然不便于保管和利用。在整理档案时，如果保持文件联系与便于保管利用发生了矛盾，不能机械地运用保持文件之间历史联系的原则，而应首先考虑档案保管和利用的方便。因此，对于不同种类的档案，或者记录载体、机密程度和保存价值等明显不同的文件，应根据具体情况分别整理。