企业档案安全保管的重要性

第一节　实体安全——保管规范

根据国家档案局《档案馆建筑设计规范》以及对档案设施设备配置的管理规定,企业综合档案室的建筑设计必须符合《档案馆建筑设计规范》有关规定;企业综合档案室容量必须在放置现有档案的基础上,保证预留今后15～20年的放置空间。档案室必须确保档案库房、阅览室、办公室三者分开。档案库房必须符合档案保管要求,有“八防”措施和档案保护设备,即防火、防盗、防光、防有害气体、防潮、防温、防虫、防尘措施,配置温湿度测试仪、空调机、去湿机等设备。档案装具必须符合国家有关规定,并配有档案现代化管理设备。目前企业档案库房和设施设备由于各种原因,总是不能达到要求,或者还是停留在以前老的管理方式上,不能与企业的其他管理相匹配,随着社会的发展,先进的现代化设备的应用,企业档案的安全保管也是一个亟待创新的课题。

一、加强安全管理力度,确保档案管理的安全

说起档案室的安全管理,大家肯定会问,安全是生产部门的事,档案室除了人身的安全外,跟安全管理没有什么关系吧?其实不然,档案室是全公司防火重点部位,它还有防潮、防盗、防尘、防有害气体、防光、防温、防虫等严格的控制指标要求。另一方面,档案室还是全公司的保密工作重点部门,档案室出了事,同样是安全事故,同样影响企业安全日,要充分认识到档案管理安全的重要性,牢牢抓住安全这根弦,加强档案安全管理的力度。

1.坚持“以人为本、依法治档”

企业综合档案管理部门全体档案员岗位安全责任制落实到位,利用处务会、组织网络活动、开展档案法知识竞赛等各种形式,认真宣传、贯彻执行《档案法》、《保密法》以及厂部和上级关于安全工作的指示,提高档案管理员的安全意识,夯实安全管理基础。

2.建立档案室安全管理制度

制定档案部门日常巡回检查制度,按规定的内容、地点、时间、路线进行巡回检查,检查温湿度测试仪、去湿机、消防设施(烟探、灭火器)、换气扇、防光窗帘、防盗报警器等运行情况,记录台账,并要求遇到异常及时采取措施,对库房的温湿度测试仪根据计量认证体系管理要求进行送检校验测试。同时,将巡回检查执行情况与月度经济责任制考核挂钩。

3.配制、改造保障安全的设施设备

配置坚固的档案密集架,某企业曾经有企业3次在不同的列架上发生脱轨倾倒事件,幸亏当时抢救及时,未危及人身安全。配备电源系统、防火设施、防盗监视系统、去湿装置、消毒杀菌装置、防磁档案装具等,从硬件上确保档案管理的安全。

4.开展月度安全学习例会制度

如在每月定期开展安全学习,学习有关安全、保密工作的文件、规定,观看《职业安全生产知识》培训录像片,分析总结月度部门安全情况,提出安全、保密管理措施等,防患于未然。

二、规范化档案库房——综合档案楼建设

目前企业档案室使用的大多是普通的办公用房,且布局分散和零乱,缺少各种功能房。根据一般电力企业档案库藏情况,结合今后档案增量(主要是每年的检修、科技技改及小型基建项目形成的档案、扩建工程档案等),预计扩建综合档案楼的建筑面积需求不断增加,主要由各类档案库房、档案查阅室、业务和技术处理室、办公和辅助用房等组成。随着企业的发展,各类档案不断增加,档案保护等功能用房必须配备。

企业建立综合档案楼是档案安全保管的最佳选择,档案楼实施方案必须单独进行设计,单独建造档案楼。档案楼具体使用功能布局的主要内容如下:

(1)　现行文件、档案查阅中心(借阅利用及展览大厅,文书档案和干部人事档案单独设立档案借阅阅览室)。

(2)　科技图书、期刊阅览室。

(3)　电子档案阅览中心(按计算机机房要求配置)。

(4)　荣誉实物档案陈列室。

(5)　各类档案检索目录、专题卡片室。

(6)　科技档案库房。

(7)　底图库房。

(8)　文书档案库房。

(9)　会计档案库房(主业)。

(10)　会计档案库房(综合产业等)。

(11)　职工(干部)档案库房。

(12)　声像照片档案库房(温、湿度有特殊要求)。

(13)　实物档案库房(包括电子档案、应用软件磁光盘等)。

(14)　电子档案管理系统服务器、工作站、温湿度中央控制系统机房。

(15)　图档系统处理工作间(工程扫描、复印、打印)。

(16)　档案消毒室(微波杀菌消毒等)。

(17)　档案复印室。

(18)　档案技术保护处理室(裱糊室、熏蒸室、去酸室、过滤室)。

(19)　缩微处理室。

(20)　档案装具备件仓库(档案盒、封皮、文件夹等)。

(21)　档案整理室(包括装订室、编研室等,放置裁纸机、装订机、打孔机、缝纫机等)。

(22)　档案移交接收室(包括放置待整理档案等)。

(23)　办公室(包括科技、文书、声像照片实物等特种载体人员办公室)。

(24)　会议、接待室。

(25)　多媒体室(对特种载体档案的整理、鉴定、定期保护)。

(26)　辅助用房(值班室、空调机房、变配电室、储藏室、厕所等)。

企业综合档案楼的建设,彻底解决目前企业档案用房问题,且保留一定的存放空间,达到一劳永逸。

档案管理产生的是潜在经济效益,不可估量。如果因档案库房及保管问题而导致档案的使用及安全出现问题,就是事故,是不可挽回的损失。建立相对独立规范的档案楼将可以避免,解决问题、消除档案管理的安全隐患。档案楼的建设为档案管理提供了前提和基础,是现代企业发展所必不可少的,是档案管理为企业生产经营活动服务的根本保证,也是企业基础管理和展示企业形象的窗口,是企业规范化、标准化、现代化管理的标志,其社会效益都是潜在的不可估量的。