会计档案的保管与销毁

第二节　会计档案的保管与销毁

一、会计档案的归档

会计档案是机关团体和企事业单位在会计活动中形成的，并按照一定规定保存备查的会计凭证、会计账簿和财务会计报告等会计信息载体，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据，是检查经济业务的书面证明。

会计档案的归档是企业在生产经营过程等活动中形成会计档案后，由财务部门按照归档的要求整理、立卷并装订成册，编制会计档案，在当年的会计年度终了后，由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。

二、会计档案的保管期限和销毁程序

财务部门应有专人负责保存会计档案，定期将财务部门归档的会计资料，按顺序立卷登记。会计档案的保管期限为永久保存和定期保存两类，定期保管期限分为5类：3年、5年、10年、15年和25年。具体和保管年限详见表11－1和表11－2。

表11－1　企业和其他组织会计档案保管期限表

表11－2　财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案报告期限表

续表

注：税务机关的税务经费会计档案保管期限，按行政单位会计档案保管期限规定办理

会计档案保管期限表为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按照本办法附表所列期限执行。保管期限未满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到事项完结时为止，除此之外可以按照规定程序销毁。规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按照本办法附表所列期限执行。

三、会计档案管理的有关法律责任

（1）会计机构内部的稽核制度要求会计机构内部应当建立稽核制度。出纳人员不得兼管稽核、会计档案保管和收入、费用、债权债务账目的登记工作。这明确规定了会计机构内部应当建立稽核制度和钱账分管的内部牵制制度。其目的在于保证会计核算资料的合法性、合理性和准确性，防止会计核算工作上的差错和经手人员的舞弊。会计机构内部的钱账分管制度是指涉及货币资金和财物的收付、结算及其登记的任何一项工作，规定由二人或二人以上分工掌管，以起到相互制约作用的一种工作制度。如支付现金，由出纳员付款，稽核员审核，记账员登记，不得由一人兼办。其目的主要是为了加强工作人员间的互相核对，相互牵制，防止差错，防止失误，及时纠正差错。一旦发生舞弊行为，也易于发现。

（2）各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。单位之间交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交按手续。移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号，册数，起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。交接会计档案时，交接双人应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后、交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。

（3）当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。