（一）档案室接收档案时，应进行审查，根据文件目录查点清楚，及时记录、整理、归档，并办理档案交接手续，填制档案交接凭证，归入全宗卷保存。
（二）档案全宗应按年代—组织机构排列保管。
（三）应根据保存档案资料的数量，设置必需的档案专用库房和档案装具；新建单位或新建办公用房，应把档案部门用房列入基建计划。库房要坚固，并有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施。档案保管要实行“三分设”（即：库房、阅览室、办公室分别设置）。特别强调，档案用房不得设在一楼和顶楼，以利于防水、防潮，有利于档案的保管。
（四）两间或多间库房的，应绘制档案存放的示意图，以利查找方便。
（五）档案室应根据工作需要，配备温湿度计、防光窗帘、灭火器、吸尘器、收录机、照相机、去湿机、空调和电子计算机、打印机、扫描仪等与办公自动化同步的设备。
（六）学校档案管理现代化应纳入机关办公自动化系统，配备与现代化管理同步的档案管理软件和硬件设备，提高档案科学管理水平和服务质量。
（七）学校档案室都应建立健全《全宗卷》，《全宗卷》包括：（1）全宗介绍（全宗指南），（2）大事记，（3）档案交接凭证、移交目录，（4）整理方案、分类方案，（5）归档文件（案卷）目录说明及原有目录，（6）整理小结，（7）鉴定、销毁领导小组名单，（8）鉴定销毁报告、清册、请示、批复，（9）保管期限表，（10）温湿度分析，（11）安全检查记录，（12）统计报表，收进、移出登记，（13）利用效果汇编，（14）现代化管理文件、资料。（工作计划、长远规划也可放入全宗卷内，也可随制度汇编三、五年修订到制度汇编内）
（八）维护档案的安全，做好定期检查，对破损或变质的档案及时修补、复制或做其他技术处理。
（九）学校要每半年组织人员对档案保管情况进行一次全面检查，并作安全记录，发现问题及时向领导汇报，采取有效措施，保护档案的安全与完整。
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