档案保管的基本条件

开展档案的保管工作，必须有一定的物质条件作保证，否则是难于做好这项工作的。档案保管工作基本的物质条件主要有：档案库房、档案装具、档案保管设备和档案的包装材料。

档案馆（室）建筑为档案保护和利用服务提供了最基本的物质条件，档案馆（室）建筑的好坏将直接影响到档案的保护条件和库房管理措施的效果，也将影响到对外服务的开展。

1.档案馆建设规模和构成

档案馆应按照《档案馆建设标准》（建标103—2008）和《档案馆建筑设计规范》（JGJ25—2010）设计建造。档案馆建设规模按行政区划分级，以应保存的馆藏档案数量为基本依据分类，参照辖区人口数量并综合辖区经济、地理等因素合理确定。档案馆建设按照省、市、县三级作如下分类，见表2-4。

表2-4　档案馆建设规模分类表

省级档案馆建筑面积指标应符合表2-5的规定。

表2-5　省级档案馆建筑面积指标　　（单位：平方米）

市级档案馆建筑面积指标应符合表2-6的规定。

表2-6　市级档案馆建筑面积指标　　（单位：平方米）

县级档案馆建筑面积指标应符合表2-7的规定。

表2-7　县级档案馆建筑面积指标　　（单位：平方米）

档案馆建筑应根据其等级、规模和功能设置各类用房，并宜由档案库、对外服务用房、档案业务和技术用房、办公用房和附属用房组成。其中，档案库可包括纸质档案库、音像档案库、光盘库、缩微拷贝片库、母片库、特藏库、实物档案库、图书资料库、其他特殊载体档案库等，并应根据档案馆的等级、规模和实际需要选择设置或合并设置； 对外服务用房可由服务大厅（含门厅、寄存处等）、展览厅、报告厅、接待室、查阅登记室、目录室、开放档案阅览室、未开放档案阅览室、缩微阅览室、音像档案阅览室、电子档案阅览室、政府公开信息查阅中心、对外利用复印室和利用者休息室、饮水处、公共卫生间等组成，规模较小的档案馆可合并设置；档案业务和技术用房可由中心控制室、接收档案用房、整理编目用房、保护技术用房、翻拍洗印用房、缩微技术用房、音像档案技术用房、信息化技术用房组成，并应根据档案馆的等级、规模和实际需要选择设置或合并设置；办公用房应符合现行行业标准《办公建筑设计规范》JCJ 67的规定；附属用房可包括警卫室、车库、卫生间、浴室、医务室、变配电室、水泵房、电梯机房、空调机房、通信机房、消防用房等，并应根据档案馆的等级、规模和实际需要选择设置或合并设置。

2.档案馆的选址

档案馆的选址应符合下列要求：应选择工程地质条件和水文地质条件较好的地段，并宜远离洪水、山体滑坡等自然灾害易发生的地段；应远离易燃、易爆场所和污染源；应选择交通方便、城市公用设施较完备的地段；应选择地势较高、场地干燥、排水通畅、空气流通和环境安静的地段。

3.档案馆的建筑设计

档案馆的总平面布置应符合下列规定：档案馆建筑宜独立建造，当确需与其他工程合建时，应自成体系并符合本规范的规定；总平面布置宜根据近远期建设计划的要求，进行一次规划、建设，或一次规划、分期建设；基地内道路应与城市道路或公路连接，并应符合消防安全要求；人员集散场地、道路、停车场和绿化用地等室外用地应统筹安排；基地内建筑及道路应符合现行行业标准《城市道路和建筑物无障碍设计规范》JGJ 50的规定。

档案馆的建筑布局应按照功能分区布置各类用房，并应达到功能合理、流程便捷、内外相互联系又有所分隔，避免交叉。各类用房之间进行档案传送时，不应通过露天通道。档案馆建筑设计应使各类档案及资料保管安全、调阅方便；查阅环境应安静；工作人员应有必要的工作条件。四层及四层以上的对外服务用房、档案业务和技术用房应设电梯。两层或两层以上的档案库应设垂直运输设备。锅炉房、变配电室、车库等可能危及档案安全的用房不宜毗邻档案库。档案馆围护结构应满足保温、隔热、温湿度控制、防潮、防水、防日光、防紫外线照射、防尘、防污染、防有害生物和防盗等防护要求。

档案库房设计应符合以下原则：库区应根据档案类别、保管要求和经济性，设置不同类型的库房和确定柱网、层高与载荷，珍贵档案存储应设珍藏库。档案库房层高应满足排架高度、管道安装维修的要求；库区内应设工作人员更衣室，其余附属用房不应设在库区；库区或库房入口处应设过渡间；档案库设于地下时，必须采取防潮、防水措施。

4.档案室用房

档案室用房一般由档案库房、档案阅览用房和档案人员办公用房组成。在办公楼选择档案室用房时应符合以下要求：档案室用房应相对集中，便于管理；档案库房应远离水源、火源和污染源，一般不宜选择在地下室或顶层，如设在地下室或顶层，必须采取防潮、防水、隔热等措施；档案库房必须专用，与办公室或生活区分开；档案库房的载荷符合规定要求。

1.档案装具

档案装具是档案馆、室必需的基本设备。档案装具各类很多，各有所长，应根据库房的特点和档案的价值及规格的不同，合理选用，灵活配置。目前，我国使用的档案装具主要有：档案架、档案箱、档案柜、密集架。档案馆（室）选用档案装具必须符合国家有关标准。

2.档案保管设备

档案保管设备是指在档案保管、保护工作中使用的机械、仪器、仪表、器具等技术设备，主要有：空调机、去湿机、通风机、温湿度测量仪、防盗和防火报警器、灭火器、装订机、复印机、缩微拍摄设备、监控设备、消毒设备、信息化设备以及档案专用运输设备等。

3.档案包装材料

档案的包装非常重要，它既可防止光线、灰尘及有害气体对档案的直接危害，又可减少机械磨损。目前，我国包装档案的材料主要有两种：卷皮、卷盒等。档案包装材料一般要求采用无酸材料制成，以利于档案的保护。