会计档案的保管和销毁

第四节　会计档案的保管和销毁

一、会计档案的保管期限

划分会计档案的保管期限是档案价值鉴定工作的主要内容之一。会计档案的重要程度不同，其保管期限也有所不同。各种会计档案的保管期限，根据其特点，分为永久、定期两类。永久档案即长期保管，不可以销毁的档案;定期档案根据保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5种。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。各类会计档案的具体保管期限按照《会计档案管理办法》的规定执行。我国企业和其他组织、预算单位等会计档案保管期限如表10-3、表10-4所示。

表10-3　企业和其他组织会计档案保管期限表

续表

表10-4　财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限表

续表

注:税务机关的税务经费会计档案保管期限，按行政单位会计档案保管期限规定办理。

(1)需要永久保存的会计档案有:会计档案保管清册、会计档案销毁清册以及年度财务报告、财政总预算、行政单位和事业单位决算、税收年报(决算)。会计档案保管清册格式如表10-5所示。

表10-5　会计档案保管清册

(2)保管期限为25年的会计档案有:库存现金和银行存款日记账;税收日记账(总账)和税收票证分类出纳账。

(3)保管期限为15年的会计档案有:会计凭证类;总账、明细账、日记账和辅助账簿(不包括现金和银行存款);会计移交清册;行政单位和事业单位的各种会计凭证;各种完税凭证和缴、退库凭证;财政总预算拨款凭证及其他会计凭证;农牧业税结算凭证;会计移交清册。

(4)保管期限为10年的会计档案有:国家金库编送的各种报表及缴库、退库凭证;各收入机关编送的报表;财政总预算保管行政单位和事业单位决算、税收年报、国家金库年报、基本建设拨贷款年报;税收会计报表(包括票证报表)。

(5)保管期限为5年的会计档案有:固定资产卡片于固定资产报废清理后保管5年;银行余额调节表;银行对账单;财政总预算会计月、季度报表;行政单位和事业单位会计月、季度报表。

(6)保管期限为3年的会计档案有:月、季度财务报告;财政总预算会计旬报。

二、会计档案的销毁

会计档案保管期满需要销毁时，由本单位档案部门提出销毁意见，会同财务会计部门共同鉴定，严格审查。销毁的基本程序和要求是:

(一)编制会计档案销毁清册

由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，将需要销毁的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容逐项登记后，交档案部门编入会计档案销毁清册，按规定保存。要根据审批程序审批，单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。机关、团体、事业单位销毁会计档案应报本单位领导批准;国有企业经本企业领导批准后销毁。会计档案销毁清册如表10-6所示。

表10-6　会计档案销毁清册

(二)专人负责监销

销毁会计档案时，应当由单位的档案机构和会计机构共同派人员监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政、审计部门派人员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派人员参加监销。监销人员在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案，销毁时要防止泄密、丢失;销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况书面报告本单位负责人。

(三)关于其他

对于保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出组卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出组卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。另外，正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案也不得销毁。

三、电算化会计档案的管理

(一)电算化会计档案的内容

电算化会计档案是指存储在计算机中的会计数据(以磁性介质或光盘存储的会计数据)和计算机打印出来的书面形式的会计数据。采用计算机打印输出的会计凭证、账簿、报表应当符合国家统一会计制度的要求，必须采用中文或中外文对照，字迹要清晰，保存期限按《会计档案管理办法》的规定执行。

(二)电算化会计档案的归档

1．归档范围

(1)存储在磁介质或光盘上的会计核算数据。

(2)打印输出的纸质载体的会计核算材料。

(3)会计核算软件的全套文件资料以及会计核算软件程序。

2．归档要求

(1)归档的会计软件应符合1994年财政部关于《会计核算软件基本功能规范》的要求。

(2)归档的会计核算数据应按电子文件归档的要求将会计核算数据存储到耐久性载体上，一式三套。

(3)应对会计电算化核算材料的形成、收集、积累、鉴定、归档及电子档案的保管、利用实行全过程管理与监控，确保其不失真、不损毁、不丢失。

(4)打印输出的纸质会计核算材料必须有经办人和会计主管的签字或盖章，以保障其真实、准确。

(5)使用电子计算机进行会计核算产生的会计核算材料必须符合国家统一的会计制度规定。

(三)电算化会计档案的安全和保密措施

(1)严格执行安全和保密制度，会计档案不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。对任何伪造、非法涂改变更、故意毁坏数据文件、账册、软盘等行为，都要进行相应的处理。

(2)各种会计资料包括打印出来的会计资料以及存储会计资料的软盘、硬盘、光盘、微缩胶片等，未经单位领导同意，不得外借和拿出单位。

(3)对于磁性介质存贮会计档案，要定期进行检查，定期进行介质更新复制，防止由于磁性介质损坏而使会计档案毁损或丢失。

(4)对电算化档案管理要做好防磁、防火、防潮、防尘、防盗、防虫蛀、防霉烂和防鼠咬等工作。重要会计档案应准备双份，存放在两个以上不同的地点，最好在两个不同建筑物内。

(5)履行相应的查阅手续，查阅会计资料，经手人必须签章记录。存放在磁介质上的会计资料查阅归还时，还应该认真检查和杀毒，防止感染病毒。

本章小结

会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算的专业资料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。会计档案的具体内容包括:会计凭证类;会计账簿类;财务报告类;其他会计资料类。会计档案的特点主要是，形成范围广泛、档案内容严密、档案类别稳定和外在形式多样等。会计档案在经济活动中具有重要的作用。

会计档案归档是指财会部门将办理完毕且具有保存价值的会计核算材料，经系统整理后移交档案室或档案馆保存的过程。会计档案的整理，是指按照一定的方法和程序，将零散和需要进一步条理化的会计资料，通过分类、组卷、排列和编目，组成有序体系的过程。会计档案数量多、来源广、内容丰富、信息量大。要使这个庞大的信息系统很好地为现代化经济管理和经济建设服务，必须按其形成规律进行系统、科学的整理。

划分会计档案的保管期限是档案价值鉴定工作的主要内容之一。会计档案的重要程度不同，其保管期限也有所不同。各种会计档案的保管期限，根据其特点，分为永久、定期两类。永久档案即长期保管，不可以销毁的档案;定期档案根据保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5种。会计档案保管期满需要销毁时，由本单位档案部门提出销毁意见，会同财务会计部门共同鉴定，严格审查。

电算化会计档案是指存储在计算机中的会计数据(以磁性介质或光盘存储的会计数据)和计算机打印出来的书面形式的会计数据。

关键术语

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一、思考题

1．什么是会计档案?会计档案的特点是什么?

2．会计档案的内容有哪些?会计档案的作用是什么?

3．会计档案整理的原则和内容是什么?

4．会计档案案卷目录的编制方法有哪些?

5．会计档案查阅的要求是什么?

6．会计档案的分类方法有哪几种?

7．如何确定会计档案的保管期限?

8．会计档案销毁的基本程序和要求是什么?

9．电算化会计档案的安全和保密措施有哪些?

二、练习题

(一)单项选择题

1．下列各项中，不属于会计账簿类会计档案的是(　)。

A．明细账　　　B．辅助账

C．固定资产账　D．银行对账单

2．当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管时间为(　)。

A．1年　　B．2年

C．3年　　D．5年

3．会计档案的组卷工作由(　)承担。

A．档案机构　　B．会计机构

C．审计机构　　D．纪检机构

4．下列会计档案中，不属于财务报告内容的是(　)。

A．财务报表　　　　B．财务报表附注

C．财务情况说明书　D．发出材料汇总表

5．“形式——会计年度——保管期限”会计档案排列法适用于(　)。

A．税务机关　　　　　B．财政主管机关

C．中小型企事业单位　D．大中型企事业单位

6．企业和其他组织固定资产报废清理后固定资产明细账(卡片)保管期限为(　)。

A．3年　　B．5年

C．10年　 D．15年

7．下列会计档案中，保管期限为3年的是(　)。

A．财政总预算会计月、季度报表

B．税收会计报表(包括票证报表)

C．行政单位和事业单位会计月、季度报表

D．月、季度财务报告

8．现金和银行存款日记账的保管期限为(　)。

A．5年　　 B．10年

C．15年　　D．25年

9．财政部门销毁会计档案时，应当由(　)派人员参加监销。

A．同级财政部门　　B．上级财政部门

C．同级审计部门　　D．上级审计部门

10．对于保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证(　)。

A．可以销毁　　　　　　　　B．不得销毁，应单独抽出组卷

C．保管期满5年后可以销毁 　D．保管期满10年后可以销毁

(二)多项选择题

1．会计档案内容具体包括(　)。

A．会计凭证　　　B．会计账簿

C．财务会计报告　D．企业会计准则

E．其他会计资料

2．会计档案的特点有(　)。

A．形成范围广泛　B．档案内容严密

C．档案类别稳定　D．外在形式多样

E．查阅利用方便

3．下列各项中，属于会计凭证类会计档案的有(　)。

A．总账　　　　　　B．原始凭证

C．银行余额调节表　D．汇总凭证

E．记账凭证

4．对个别需要拆封重新整理的会计档案，档案机构应当会同(　)共同拆封整理，以分清责任。

A．会计机构　　B．审计机构

C．纪检部门　　D．人事部门

E．经办人员

5．会计档案查阅的要求有(　)。

A．遵循会计档案的形成规律　　B．建立、健全会计档案查阅制度

C．严格履行会计档案查阅手续　D．严格执行安全和保密制度

E．确保会计档案原件完整无损

6．会计档案的分类方法有(　)。

A．会计年度分类法　B．会计形式分类法

C．会计类型分类法　D．会计机构分类法

E．会计档案保管期限分类法

7．会计档案整理的内容包括(　)。

A．分类　　B．鉴定

C．组卷　　D．编目

E．排列

8．下列会计档案中，需要永久保存的会计档案有(　)。

A．基本建设拨贷款年报　B．年度财务报告(决算)

C．会计移交清册　　　　D．会计档案保管清册

E．会计档案销毁清册

9．企业和其他组织的下列会计档案中，保管期限为15年的是(　)。

A．银行余额调节表　　B．原始凭证

C．月、季度财务报告　D．辅助账簿

E．税收年报(决算)

10．会计档案保管期满需要销毁的，由本单位(　)机构共同派员监销。

A．档案机构　　B．审计机构

C．会计机构　　D．人事部门

E．纪检部门

(三)判断题

1．会计档案以大量的原始数据，为各企业事业单位的财务工作和生产经营提供决策依据。(　)

2．财务报告类会计档案包括月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注，其他财务报告等，不包括文字说明。(　)

3．会计档案的管理依据“统一领导、统一管理”的原则。(　)

4．出纳不得兼管会计档案。(　)

5．会计账簿组卷按会计年度结合保管期限组卷。(　)

6．编制会计档案目录工作，一般由档案部门负责完成。(　)

7．案卷目录一般分核算单位按会计档案类别分别装订。(　)

8．国家机关销毁会计档案时，应当由上级财政、审计部门派人员参加监销。(　)

9．正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案可以销毁。(　)

10．归档的会计核算数据应按电子文件归档的要求将会计核算数据存储到耐久性载体上，一式两套。(　)