会计档案保管期限和销毁谁制定

第三节　会计档案管理

一、会计档案的概念和内容

（一）会计档案的概念

会计档案是指企业、事业行政单位的各种会计资料在会计期间终了之后立卷保存而形成的档案。它主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表等其他会计资料，建立会计档案，便于资料查阅、保存、防止散失，也有利于做好保密工作。

为了加强会计档案管理，统一会计档案管理制度，根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》的规定，财政部、国家档案局联合发布了《会计档案管理办法》，并于1999年1月1日起正式实施。

各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立和健全会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，管好会计档案。保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。各级人民政府财政部门和档案行政管理部门共同负责会计档案工作的指导、监督和检查。

（二）会计档案内容

会计档案包括以下具体内容：

1．会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证；

2．会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿；

3．财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告；

4．其他会计资料类：包括银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。

二、会计档案的规档

根据财务部、国家档案局联合发布的《会计档案管理办法》，各单位每年形成的会计档案，都应由财务会计部门按照归档的要求，负责整理立卷或装订成册，编制会计档案保管清册。

当年形成的会计档案，在会计年度终了，可暂由本单位财务会计部门保管1年。期满之后，原则上应由财务会计部门编造清册，移交本单位的档案部门保管；未设立档案部门的，应当在财务会计部门指定专人保管。

档案保管部门接收保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，应当会同原财务会计部门和经办人共同拆封整理，以分清责任。

各单位对会计档案应当科学管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便。同时，严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。

三、会计档案的保管期限

会计档案的重要程度不同，其保管期限也有所不同。

各种会计档案的保管期限，根据其特点，分为永久、定期两种。永久档案即长期保管，不可以销毁的档案；定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年五种。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

《会计档案保管办法》规定了我国企业和其他组织、预算单位等会计档案的保管期限，该办法规定的档案期限为最低保管期限，具体可以分为：

1．需要永久保存的会计档案：会计档案保管清册、会计档案销毁清册以及年度财务会计报告、财政总预算、行政单位和事业单位决算、税收年报（决算）。

2．保管期限为25年的会计档案：现金和银行存款日记账；税收日记账（总账）和税收票证分类出纳账。

3．保管期限为15年的会计档案：会计凭证类；总账、明细账、日记账和辅助账簿（不包括现金和银行存款）；会计移交清册；行政单位和事业单位的各种会计凭证；各种完税凭证和缴退库凭证；财政总预算拨款凭证及其他会计凭证；农牧业税结算凭证；会计移交清册。

4．保管期限为10年的会计档案：国家金库编送的各种报表及缴库退库凭证；各收入机关编送的报表；财政总预算保管行政单位和事业决算、税收年报、国家金库年报、基本建设拨贷款年报；税收会计报表（包括票证报表）。

5．保管期限为5年的会计档案：固定资产卡片于固定资产报废清理后保管5年；银行余额调节表；银行对账单；财政总预算会计月、季度财务报表；行政单位和事业单位会计月、季度报表。

6．保管期限为3年的会计档案：月、季度财务报告；财政总预算会计旬报。

《会计档案管理办法》规定的各类会计档案的保管期限如表10－1和表10－2所示。各类会计档案的保管原则上应当按照该表所列期限执行。各单位会计档案的具体名称如有同该表中所列档案名称不相符的，可以按照类似档案的保管期限办理。

表11－1企业和其他组织会计档案保管期限表

续表

表10－2　财政总预算、行政单位和事业单位和税收会计档案保管期限表

续表

四、会计档案的查阅、复制和销毁

（一）会计档案的查阅和复制

各单位应建立健全会计档案的查阅、复制登记制度。各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。借出的会计档案，会计档案管理人员要按期如数收回，并办理注销借阅手续。

（二）会计档案的交接

单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档案馆代管。

单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案；单位分立后原单位解散的，其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或移交档案馆代管，各方可查阅、复制与其相关的会计档案。单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按规定办理交接手续。

单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案，应当由原单位保管，承接业务单位可查阅、复制与其业务相关的会计档案，对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务承接单位保存，并按规定办理交接手续。

单位合并后原各单位解散或一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管；单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应由原各单位保管。

建设单位在项目建设期间形成的会计档案，应当在办理竣工决算后移交给建设项目的接受单位，并按规定办理结交手续。

单位之间交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交接手续。移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。

交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。

我国境内所有单位的会计档案不得携带出境。驻外机构和境内单位在境外设立的企业（简称境外单位）的会计档案，应当按照《会计档案管理办法》和国家有关规定进行管理。

（三）会计档案的销毁

会计档案保管期限满需要销毁时，由本单位档案部门提出销毁意见，会同财务会计部门共同鉴定和审查，编造会计档案销毁清册。会计档案销毁清册是销毁会计档案的记录和报批文件，一般应包括：会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁日期等内容。单位负责人应当在会计档案销毁清册上签署意见。

对于保管期满但未结清的债权债务以及涉及其他未了事项的原始凭证不得销毁，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

各单位按规定销毁会计档案时，应由档案部门和会计部门共同派员监销。国家机关销毁会计档案时，还应由同级财政部门、审计部门派员参加监销。各级财政部门销毁会计档案时，由同级审计机关派员参加监销。

监销人在销毁会计档案以前，应当按照会计档案销毁清册所列内容认真进行清点、核对所要销毁的会计档案，销毁后，应当在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。

正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。由于这类会计档案是按项目进展情况而形成的，记录和反映建设项目的情况，该项目没有完工，其会计档案就不能销毁。因此，《会计档案管理办法》明确规定，正在项目建设期间的建设单位会计档案，无论其是否保管期满，都不得销毁，必须妥善保管，等到项目办理竣工决算后按规定的交接手续移交给项目的接收单位进行妥善保管。

练　习　题

一、名词解释

1．会计机构

2．会计人员

3．企业内部会计制度

4．会计档案

5．集中核算

6．非集中核算

二、多项选择题

1．企业会计工作的组织形式有（　　）。

A．独立核算

B．集中核算

C．统一核算

D．非集中核算

2．会计机构和会计人员共同履行的职责有（　　）。

A．按照规定进行会计核算

B．拟定本单位办理会计事项的具体办法

C．办理其他会计事项

D．建立会计档案

3．会计法规定出纳人员不得兼管的工作有（　　）。

A．稽核

B．会计档案保管

C．收入费用账目登记

D．债务债权账目登记

4．会计人员的主要权限是（　　）。

A．参与制订计划与预算

B．签订经济合同

C．参与生产经营管理

D．有权提出有关财务收支方面的建议

5．会计人员应具备和政治素质有（　　）。

A．实事求是

B．坚持原则

C．廉洁奉公

D．热爱本职工作

6．会计人员应具备和业务素质有（　　）。

A．会计及相关的经济法律、法规和规章制度方面知识

B．相关经济管理知识

C．其他方面知识

D．编制利润表

7．会计专业职务可以分为（　　）。

A．会计员

B．高级会计师

C．助理会计师

D．注册会计师

8．会计档案的定期保管期为（　　）。

A．3年

B．5年

C．10年

D．15年

三、判断题

1．按照有关规定每一个单位都必须单独设置会计机构。（　　）

2．会计档案一般是永久保管。（　　）

3．出纳员可兼营会计档案。（　　）

4．企业不管是采用集中核算，还是分散核算，企业同银行的往来、债权、债务结算业务，都必须通过会计部门办理。（　　）