《中华人民共和国会计法》规定“各单位对会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料，应当建立档案，妥善保管。会计档案的保管期限和销毁办法，由国务院财政部门会同有关部门制定”。1998年8月财政部、国家档案局联合发布了《会计档案管理办法》，对会计档案的管理作了具体规定。
会计档案由会计凭证、会计账簿和财务会计报告等会计核算资料组成，是记录和反映单位经济业务的重要历史资料和证据。具体包括：
1．会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。
2．会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿。
3．财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。
4．其他类：银行存款余额调节表，银行对账单。其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。
各单位每年形成的会计档案，应由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。
当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管；单位未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管，但出纳人员不得兼管会计档案。基建会计档案可以考虑与基建项目的档案一同保管。
档案部门接收的会计档案，原则上应当保持原卷册的装订。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。
各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。各单位应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度。
会计档案因其重要程度不同，其保管期限也有所不同。会计档案保管期限分为永久和定期两类。永久，是指会计档案须永久保存；定期，是指会计档案保存应达到一定的时间。会计档案的定期保管期限分为3年、5年、10年、15年和25年5档。这里规定的会计档案保管期限为最低保管期限，单位可以根据实际延长保管期限。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。
基建会计档案的保管期限，在国家没有单独规定的，应当根据投资主体和投资项目的性质选择保管期限。
1．政府性投资的非经营性项目，原则上执行《会计档案管理办法》规定的财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限，详见财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限表（见表13-1）。
表13-1 财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限表
2．企业性投资的经营性项目，原则上执行《会计档案管理办法》规定的企业单位会计档案保管期限，详见企业会计档案保管期限表（见表13-2）。
表13-2 企业和其他组织会计档案保管期限表
1．单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销手续前形成的会计档案，应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档案馆代管。法律、行政法规另有规定的从其规定。
2．单位分立后，原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可以查阅、复制与其业务相关的会计档案；单位分立后原单位解散的，其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管，各方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。
单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按规定办理交接手续。
3．单位合并后，原各单位解散，原各单位会计档案应当由合并后的单位统一保管。
4．单位之间交接会计档案时，交接双方应当办理会计档案交接手续。移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册。交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人，应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。
按《会计档案管理办法》和《会计基础工作规范》的规定，对实行会计电算化单位的会计档案管理增加了以下管理要求：
1．有关电子数据、会计软件资料等应当作为会计档案进行管理。
2．采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。
基建会计档案由会计部门负责整理归档，并保管1年。1年后移交单位的档案部门保管。
会计部门把会计档案移交给档案管理部门时，应当办理交接手续。会计档案的交接手续，可以通过《会计档案交接书》形式办理。
《会计档案交接书》不是规范的格式公文，单位可以根据实际情况书写，但基本内容应包括：移交的依据或理由、具体档案内容、交接时间、交接有关人员签名。下面以海州市体育馆项目移交会计档案为例说明。
海州市体育馆基建会计档案交接书
移出部门：基建财务科
移入部门：基建档案室
依据国家《会计档案管理办法》有关规定，海州市体育馆建设项目已经竣工，办理了全部会计核算工作，现将该项目自2008年1月1日至2009年6月30日止的全部会计档案由基建财务科移交档案室管理。移交的会计档案列表如下（见表13-3）。
表13-3
以上会计档案已经交接双方清点无误，存入局档案室。
本交接书一式两份，交接双方各存一份。
二〇〇九年七月二日
保管期满的会计档案需要销毁时，可以按照规定程序予以销毁。销毁的基本程序和要求是：
1．清理销毁的会计档案。会计档案销毁前，由本单位档案机构会同会计机构清理销毁会计档案，把不得销毁的会计档案抽出，整理成册，单独装订立卷，保管到事项完结时为止，并在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
按照会计档案规定，基建会计档案保管期满不得销毁的会计档案主要有：
（1）未结清的债权、债务原始凭证；
（2）涉及房屋、土地等固定资产的原始发票、账簿、竣工决算报告；
（3）职工工资发放清册；
（4）保险期限超过档案保管期的长效财产保险单据；
（5）竣工决算会计报表；
（6）正在建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案；
（7）会计档案保管清册；
（8）会计档案销毁清册。
2．编制会计档案销毁清册。会计档案销毁前，由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册。销毁清册上应列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。
3．办理会计档案销毁审批手续。基建单位档案管理机构会同会计机构编制会计档案销毁清册，应报经单位负责人签名批准。
4．确定销毁日期，并报告同级财政部门、审计部门，请他们派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。
5．监销人员亲临现场监销。
6．档案管理机构和会计机构、财政、审计部门的监销人员在销毁会计档案前，应当亲临现场，按会计销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案，当场交给销毁人员销毁。
7．销毁后，监销人员应当在会计档案销毁清册上签名，并将监销情况报告本单位负责人。
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