第二节 会计档案保管
一、会计档案的归档
根据财政部、国家档案局联合发布的《会计档案管理办法》，各单位每年形成的会计档案，都应由会计机构按照归档的要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。
当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由本单位会计机构保管1年。期满之后，应当由会计机构编造移交清册，移交本单位的档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼任会计档案的保管工作。
档案机构接收保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，应当会同原会计机构和经办人共同拆封整理，以分清责任。
各单位对会计档案应当科学管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便。同时，严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。
二、会计档案的保管期限
会计档案的重要程度不同，其保管期限也有所不同。
各种会计档案的保管期限，根据其特点，分为永久、定期两类。永久档案即长期保管，不可以销毁的档案；定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5种。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。
《会计档案管理办法》规定了我国企业和其他组织、预算单位等会计档案的保管期限，该办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，具体可以分为：
1.需要永久保存的会计档案有：会计档案保管清册、会计档案销毁清册以及企业和其他组织的年度财务会计报告（决算）、财政总预算、行政单位和事业单位决算、税收年报（决算）。
2.保管期限为25年的会计档案有：现金和银行存款日记账；税收日记账（总账）和税收票证分类出纳账。
3.保管期限为15年的会计档案有：会计凭证类；总账、明细账、日记账和辅助账簿（不包括现金和银行存款）；行政单位和事业单位的各种会计凭证；各种完税凭证和缴退库凭证；财政总预算拨款凭证及其他会计凭证；农牧业税结算凭证；会计移交清册。
4.保管期限为10年的会计档案有：国家金库编送的各种报表及缴库退库凭证；各收入机关编送的报表；财政总预算保管的行政单位和事业单位决算、税收年报、国家金库年报、基本建设拨贷款年报；税收会计报表（包括票证报表）。
5.保管期限为5年的会计档案有：固定资产卡片于固定资产报废清理后保管5年；银行余额调节表；银行对账单；财政总预算会计月、季度报表；行政单位和事业单位会计月、季度报表。
6.保管期限为3年的会计档案有：企业和其他组织的月、季度财务报告；财政总预算会计旬报。
图表9—1和图表9—2为《会计档案管理办法》规定的各类会计档案的保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按照该表所列期限执行。各单位会计档案的具体名称如有同该表中所列档案名称不相符的，可以比照类似档案的保管期限办理。
图表9-1
图表9-2
图表9-2 续表
注：税务机关的税务经费会计档案保管期限，按行政单位会计档案保管期限规定办理。
三、会计档案的查阅和复制
各单位应建立健全会计档案的查阅、复制登记制度。各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。
单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档案馆代管。
单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案；单位分立后原单位解散的，其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或移交档案馆代管，各方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按规定办理交接手续。
单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案，应当由原单位保管，承接业务单位可查阅、复制与其业务相关的会计档案，对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务承接单位保存，并按规定办理交接手续。
单位合并后原各单位解散或一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管；单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应由原各单位保管。
建设单位在项目建设期间形成的会计档案，应当在办理竣工决算后移交给建设项目的接受单位，并按规定办理交接手续。
单位之间交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交接手续。移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。
交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。
我国境内所有单位的会计档案不得携带出境。驻外机构和境内单位在境外设立的企业（简称境外单位）的会计档案，应当按照《会计档案管理办法》和国家有关规定进行管理。
四、会计档案的销毁
会计档案保管期满需要销毁时，由本单位档案机构提出销毁意见，会同会计机构共同鉴定和审查，编造会计档案销毁清册。会计档案销毁清册是销毁会计档案的记录和报批文件，一般应包括：会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁日期等内容。单位负责人应当在会计档案销毁清册上签署意见。
对于保管期满但未结清的债权债务以及涉及到其他未了事项的原始凭证不得销毁，应单独抽出，另行立卷，由档案机构保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
各单位按规定销毁会计档案时，应由档案机构和会计部门共同派员监销。国家机关销毁会计档案时，还应由同级财政部门、审计部门派员参加监销。各级财政部门销毁会计档案时，由同级审计部门派员参加监销。
监销人在销毁会计档案以前，应当按照会计档案销毁清册所列内容认真进行清点、核对所要销毁的会计档案，销毁后，应当在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。
正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。由于这类会计档案是按项目进展情况而形成的，记录和反映着建设项目的情况，该项目没有完工，其会计档案就不能销毁。因此，《会计档案管理办法》明确规定，正在建设期间的建设单位会计档案，无论其是否保管期满，都不得销毁，等到项目办理竣工决算后按规定的交接手续移交给项目的接受单位进行妥善保管。
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