会计档案销毁由档案管理部门负责

第十二章　会计档案管理

1．什么是会计档案?

会计档案是指记录和反映经济业务事项的重要历史资料和证据，一般包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告以及其他会计资料等会计核算的专业材料。

2．会计档案是如何分类的?

会计档案一般分为:会计凭证类，包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证等;会计账簿类，包括总账、日记账、明细账、辅助账等;财务会计报告类，包括月度、季度、年度会计报表及相关文字分析材料，主要财务指标快报等;其他类，包括会计移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。

3．会计档案应如何归档?

各单位每年形成的会计档案，应由财务会计部门按照归档要求负责整理立卷或装订。当年形成的会计档案在会计年度终了后，可暂由本单位财务会计部门保管一年。保管期满之后，原则上应由财务会计部门编制清册，移交本单位的档案部门保管;未设立档案部门的，应当在财务会计部门内部指定专人保管。档案部门接收保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，应当会同原财务会计部门和经办人共同拆封整理，以分清责任。对会计档案应当进行科学管理，做到妥善保管，存放有序，查找方便，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。保存的会计档案应当积极为本单位提供和利用。会计档案原件原则上不得借出，如有特殊需要，须经本单位负责人批准，在不拆散原卷册的前提下，可以提供查阅或复制，并应履行借出手续和限期归还。

4．各单位的预算、计划、制度等文件材料是否属于会计档案?

根据规定，各单位的预算、计划、制度等文件材料属于文书档案，不属于会计档案。

5．《会计档案管理办法》对会计档案的保管期限是如何规定的?

因为会计档案的重要程度不同，其保管期限也有所不同。根据《会计档案管理办法》的规定，会计档案保管期限分为永久和定期两类。永久，即是指会计档案须永久保存;定期，是指会计档案应保存达到规定的时间，会计档案的定期保管期限分为3年、5年、10年、15年和25年5种。会计档案的保管期限是从会计年度终了后的第一天算起。

6．会计档案销毁的基本程序和要求是什么?

根据规定，会计档案保管期满需要销毁的，可以按照规定程序予以销毁。销毁的基本程序和要求是:

(1)编造会计档案销毁清册。会计档案保管期满需要销毁的，由本单位档案部门提出意见，会同财务会计部门共同进行审查和鉴定，并在此基础上编制会计档案销毁清册。会计档案销毁清册是销毁会计档案的记录和报批文件，一般应包括的内容是:会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁日期等。单位负责人应当在会计档案销毁清册上签署意见。

(2)专人负责监销。销毁会计档案时，应当由单位的档案机构和会计机构共同派人监销;国家机关销毁会计档案时，还应当有同级财政、审计部门派人监销;各级财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派人监销。监销人在销毁会计档案前应当按照会计档案销毁清册所列内容，清点核对所要销毁的会计档案;销毁后，监销人应当在会计档案销毁清册上签章，并将监销情况报告本单位负责人。

(3)不得销毁的会计档案。对于保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，而应当单独抽出立卷，保管到未了事项完毕时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册上列明。另外，正在建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案也不得销毁。