会计档案的整理和查阅

第三节　会计档案的整理和查阅

一、会计档案的整理

会计档案的整理，是指按照一定的方法和程序，将零散和需要进一步条理化的会计资料，通过分类、组卷、排列和编目，组成有序体系的过程。会计档案数量多、来源广、内容丰富、信息量大。要使这个庞大的信息系统很好地为现代化经济管理和经济建设服务，必须按其形成规律进行系统、科学的整理。

(一)会计档案整理的原则和内容

1．会计档案整理的原则

整理会计档案必须遵循以下原则:会计档案整理必须遵循会计档案自然形成的规律，保持会计档案材料之间的历史联系，区分会计档案的保管价值，便于科学管理和查找利用的原则。会计在其各个工作环节中所形成的会计文件，都有其各自的特点。按其各工作环节的特点，分门别类的组卷，具有会计档案整理的科学性，而且便于档案部门管理以及会计和其他利用者利用会计档案。在整理中，原则上应保持会计凭证、会计账簿的封装不能拆开来重新装订。同时，又必须考虑到作为档案来管理，必须具备一套科学管理的原则。

2．会计档案整理的内容

会计档案整理工作，就是将零散的和需要进一步条理化的会计文件，通过科学的分类、组合、组卷、排列和编目，组成一个有序体系的过程。会计档案是会计在进行经济管理和经济建设活动中产生的。而会计工作是由会计设置、会计核算、会计分析、会计检查和会计预测、决策5个部分组成的。它们是相互依赖、相互配合、密切联系着的，但又各自具有相对独立性。因此，会计档案整理工作的内容，就是依照会计工作的基本环节，进行科学的分类整理。根据国家有关规定，会计档案的组卷工作由财务会计部门承担，其他整理环节的工作，原则上由档案部门负责。

(二)会计档案的分类

会计部门在经济管理和经济建设活动中形成大量的会计档案，会计档案分类方法的选择，要根据本单位会计档案的实际情况，科学的进行选择。分类方法一经确定，就长期固定使用一种方法，以保持其一贯性，为会计档案的保管和利用提供方便。较为通用的会计档案分类方法主要有以下几种:

(1)会计年度分类法。即以会计年度时间为标准，对会计档案进行分类的方法。

(2)会计形式分类法。即以会计凭证、会计账簿、财务报告、其他会计核算材料等会计档案形式为标准，对会计档案进行分类的方法。

(3)会计类型分类法。即以会计类型为标准，对会计档案进行分类的方法。如税收会计、经费会计、单位预算会计等

(4)会计机构分类法。即以会计核算组织机构为标准，对会计档案进行分类的方法。

(5)会计档案保管期限分类法。即以会计档案保管期限为标准，对会计档案进行分类的方法。

实际操作中，往往是采用“复式结构分类法”，即将上述两种或两种以上的分类方法结合使用，如:年度—类别—保管期限，类别—年度—保管期限。

(三)会计档案的组卷

1．会计凭证的组卷

会计凭证需按月分开组卷，并根据每月凭证的多少组成一卷或数卷。不同月份产生的凭证不能组在同一案卷内。组卷顺序:检查(原始凭证真伪，记账凭证编号顺序，有无需要单独抽出的凭证等)——拆除金属物，修补破损——装订(厚度不宜超过2公分)——包角盖骑缝章——填写凭证封面(单位名称、起止时间、凭证编号、起止号码、页数、经办人、会计主管及档号等，签名盖章)——装盒(一卷一盒)。

2．会计账簿的组卷

会计账簿组卷时要按账簿形成的特点区分会计年度，不同种类的账簿分别组卷。

(1)各类账簿首页的启用表、账户目录应逐项填写完整、规范，有关人员签章。

(2)订本式账簿应保持原样，空白页不能拆，但须在记录账页的最后一行画一斜线，以示结束使用，并在卷末备考表写明使用账页和空白账页的页数。在账页封面盖上含有年度、保管期限、案卷号内容的章。

(3)活页式或卡片式账簿换上标准封面，抽出空页，编页码。

(4)跨年使用的固定资产账，归最后一年组卷，并在封面注明××年至××年，每本厚度不超过2公分。

3．财务报告的组卷

财务报告组卷时按会计年度结合保管期限组卷。财务报表组卷时要注意以下事项:月报、季报、年报分开;本单位报表与下属单位报表分开;不同年度、不同保管期限的报表分开。财务报表整理文书档案，即需编页码、抄写卷内目录(月、季报卷内目录可从简)、填写备考表、拟写案卷标题。

4．其他材料的组卷

银行存款余额调节表与银行对账单是两种用途不同的会计核算材料，按其内容结合保管期限分别组卷。各种文字材料应按保管期限分开组卷，但装盒时可与报表的相应保管期限的案卷同盒装放。装订方法与报表一样。会计电算化其输出的纸质会计核算材料按上述纸质会计档案要求整理组卷。

(四)会计档案的排列

1．会计年度——形式(凭证、账簿、财务报告)——保管期限

这种方法，首先是把一个单位形成的会计档案，按会计年度分开;其次在一个会计年度内再按财务报告、账簿、凭证、其他等形式分开排列;第三，在每一种形式内按规定的保管期限(永久、25年、15年、10年、5年、3年)的顺序排列。这种分类方法简便易行、便于查找、并可充分利用装具，但排列不够美观。适用于会计档案数量不多的中小型企业或只有一种会计类型的单位预算会计。

2．形式——会计年度——保管期限

这种方法，是把全部会计档案首先按凭证、账簿、报表、其他等四种形式分开;其次在每一形式会计档案内再按会计年度排列;第三，在每一年度内再根据其保管期限依次排列。这种分类方法保持了会计档案类别的连续性，便于按类别查找和鉴定销毁，排列整齐美观。但同一年度会计档案分散排列在各个类别中，不便按年度查找。由于每类会计档案的案卷是每年顺延编号，因此，实体排列编号到999时必须重新从1开始，而且须预留较充分的空位。适用于每年形成会计档案数量较多的大中型企事业单位。

3．会计年度——保管期限——组织机构

这种方法，是把一个单位形成的会计档案，首先按会计年度分开;其次在一个会计年度内，再按单位内的会计核算机构分开(如预算处、财务处);第三，在每一机构内财务报告、账簿、凭证、其他等形式结合保管期限分别排列。这种分类方法能体现单位内部机构会计档案完整性，便于查找。适用于各级财政主管机关、总预算会计单位、或所属组织机构的专业主管单位。

4．会计年度——会计类型——形式——保管期限

这种方法，是把一个单位形成的会计档案，首先按会计年度分开;其次把一个会计年度的会计档案按税收计划、税收会计、经费会计等类型排列;第三，在每一类型内的会计档案再按报表、账簿、凭证、其他等形式结合保管期限分别排列。这种分类方法能反映不同类型会计活动的性质，体现全宗内会计档案的系统性。适用于税务机关和有特定会计类型的专业单位。

(五)会计档案的编目

1．会计档案案卷目录的编制方法

会计档案经过分类、排列、装订和编号，使之位置固定下来，然后登记案卷目录，这就是会计档案的编目。编制会计档案目录工作，一般由会计部门负责完成。编制目录方法，通常按会计凭证、会计账簿、财务报告(会计报表)和其他会计资料分别编制目录。保管期限不同的案卷，一般应分别编制案卷目录，尤其是永久保管的会计档案，应该单独编制案卷目录。

会计档案案卷目录的项目主要有:顺序号、案卷号、原凭证号、案卷标题、起止年月日、页数、保管期限、存放位置、备注等。

2．会计档案案卷目录的填写

(1)案卷目录由财会部门编制，一式两份，档案室与财会部门各执一份。

(2)根据分类依年代先后编制案卷目录。

(3)案卷目录一般分核算单位按会计档案类别分别装订。机关单位必须这样做，其他单位可以根据会计核算单位装订。为便于查找可在首页加上目次。

(4)会计档案案卷目录的填写，如表10-2所示。

表10-2　会计档案案卷目录

二、会计档案的查阅

会计档案是国家档案的重要组成部分，也是各单位进行经济预测和决策的重要基础依据。会计档案的查阅服务有其自身的特点和特殊要求，为保证会计档案的完整与安全，档案管理部门应健全查阅制度，严格查阅手续，档案管理人员应加强会计档案查阅过程的监督和检查。

(一)建立、健全会计档案查阅制度

建立健全会计档案人员岗位责任制，不断完善会计制度法制化，维护会计档案的完整与安全。要对会计档案的利用范围、利用方式、批准手续，以及归还案卷的检查，作出具体规定并认真贯彻执行。

(二)严格履行会计档案查阅手续

各单位保存的会计档案应积极为本单位或外单位提供利用。本单位有关人员查阅会计档案，由查阅人提出申请，填写会计档案查阅单，注明查阅内容和用途，须经会计主管人员批准后，办理查阅手续;外单位有关人员查阅会计档案，查阅人凭单位介绍信等证件提出申请，填写会计查阅单，注明查阅内容和用途，经会计主管人员或单位领导批准后，办理查阅手续进行登记，并在指定地点进行查阅。调阅会计档案的人员，均需在《会计档案查阅登记簿》上进行详细登记，填写调阅者的姓名、工作单位、调阅理由和所调阅会计档案的名称、日期等。

(三)确保会计档案原件完整无损

各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅会计档案的人员必须爱护档案，查阅或者复制会计档案的人员，不得涂改、拆散、抽调和毁损原卷册。查阅人需要复制时，须经财务负责人批准，由档案管理员陪同，并在《会计档案查阅登记簿》上注明复制的内容、票号、金额、分数等，严禁虚假复印。查阅过程中发现人为涂改、抽调、拆散和毁损，将追究查阅人责任。所有会计档案原件原则上不得借出，如有特殊情况，须报经上级主管部门批准，但不得拆散原卷册并应按限归还，借出和归还时都要认真检查核对。