档案整理工作

案例导入

某市进行企业结构调整，将该市原来的第一机械厂、第二机械厂、第三机械厂合并为“某市机械设备制造公司”。原来三个工厂的档案由新组建的某市机械设备制造公司档案室接收。该公司档案室工作人员在接收档案的过程中遇到两个方面的问题：其一，合并前后三个工厂以及新成立的公司的档案如何管理的问题，是打破界限合并在一起，还是按照原来的单位界限分开管理？其二，原来三个工厂的档案管理状况较差，相当数量的档案凌乱，缺少系统性。在这种情况下，档案工作人员还需要对档案进行分类、立卷等工作，将其组成有秩序的整体。那么，他们应该如何完成这些工作呢？

一、档案整理工作的内容、类型和原则

（一）档案整理工作的内容

档案整理工作的内容主要包括：区分全宗、全宗内档案的分类、立卷（组卷、卷内文件的排列和编号、填写卷内目录和备考表、拟写案卷标题、填写案卷封面）、案卷排列和编号、编制案卷目录等。

（二）档案整理工作的类型

根据不同的整理工作内容，档案整理工作可以分为以下三种类型。

1.系统排列与编目

对所接收的档案按照本单位的统一规定，对其进行统一的分类、排列和编号，使之系统化、条理化。

2.局部调整

对一些档案室内保存的，但不符合整理要求、质量较差、不便于保管和利用的档案进行局部改正和调整。

3.全过程整理

由于一些特殊的原因，有时会接收或者征集一些有保存价值的零散文件，或者当室藏的体系遭受到严重的破坏时，档案工作人员就要对这些档案进行全过程的系统整理。

（三）档案整理工作的原则

档案整理工作的原则是：保持文件之间的历史联系，充分利用原有的整理基础，便于保管和利用。

1.保持文件之间的历史联系

文件之间的联系是多种多样的。整理档案不能任意凑合，必须根据其形成的特点，保持其固有的本质联系——历史联系。所谓文件之间的历史联系，就是文件在产生和处理过程中所形成的内部相互关系，主要表现在文件的来源、时间、内容和形式等几个方面。文件之间的这种自然联系，是由文件形成规律所决定的客观联系，不能随意打乱。在保持文件来源联系的同时，还应注意保持文件之间的时间联系。一个问题、一件工作、一项运动、一次会议、一起案件等所形成的文件，整理时都要保持它们之间的联系。

2.充分利用原有的整理基础

所谓利用原有整理基础，是指在整理档案时，要尊重历史和继承前人的劳动，充分利用先前的整理基础。它的含义和要求主要有以下两个方面。

（1）应充分地重视和利用原来的整理基础，以确定档案整理的任务和要求，不要轻易打乱重整。一般来说，只要不是零散文件，已经整理而且有规可循、有目可查，就应力求保持其原有的整理体系，通过完善检索工具等其他环节进行补救，或只作必要部分的加工即可。

（2）应充分研究和利用原来的整理成果，不要轻易破坏以往整理和保存的历史状况。也就是说，对必须进行一定整理的档案，也要注意分析原有的整理方法哪些是合理的，哪些是不合理的，对其中可取的方法应该适当地吸收或保留；对先前整理不当以至明显错误的地方，也要经过仔细研究，掌握了有关情况之后，再加以改动和纠正，切忌鲁莽地打乱档案体系的原貌。

3.便于保管和利用

便于档案的保管和利用是档案整理工作的基本出发点和最终要求。一般来讲，保持文件之间的历史联系，有利于保管和利用，两者基本上是一致的。但也会有例外。例如，一次重大的专题会议，可能会产生许多相互关联的文件，比如：请示和批复、经费的预算、会议记录文稿、会议简报、录音文件和录像文件等。从保持文件联系的角度来说，把这些文件放在一起才能更全面、更准确地反映出这次会议的全貌；从便于保管的角度来说，纸质文件、声音文件、影像文件的保管要求和条件是不同的，不能笼统地放在一起保管。因此，对于不同种类的档案，应根据情况分别整理，恰当组合，如通过建立科学、完善的档案检索工具便可解决上述问题，从而保持文件最优化的联系。

二、全宗

（一）全宗和立档单位

1.全宗

全宗是一个具有独立性的单位或个人在其社会活动中所形成的全部档案的总称，是一个表示档案范围的计量单位。全宗具有不可分散性，即同一全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不可混淆。

2.立档单位

构成全宗的具有独立性的单位或个人就是立档单位，也称为“全宗构成者”。确定一个形成档案的单位可否成为一个立档单位，需要依据下列条件。

（1）工作上，可以独立地行使职权，并能以自己的名义对外行文。

（2）财务上，是一个会计单位或经济核算单位，可以编制财务预算或财务计划。

（3）人事上，有一定的人事任免权，设有管理人事的机构或人员。

通常情况下，在工作上、组织上和财务上具有一定独立性的单位就是一个立档单位，它们的档案就可以构成一个全宗。

（二）立档单位发生变化与全宗的划分

（1）立档单位被撤销，其基本职能也已停止，其档案应作为一个完整的全宗对待。若立档单位撤销后，其部分职能由其他立档单位继承，则撤销之前形成的档案仍作为独立完整的全宗对待；在其他立档单位继续存在的职能活动中产生的档案，作为继承其职能的立档单位档案全宗的一部分。

（2）由几个立档单位合并组成新的立档单位，合并前的档案分别构成独立全宗，合并后形成的档案构成一个新的全宗。但若以其中的一个立档单位为中心，即兼并前的档案与兼并后的档案则应属同一全宗，被兼并的其他立档单位兼并前的档案分别构成独立全宗。

（3）由立档单位内部机构独立出来而形成新的立档单位，其独立之前的档案作为其原所在立档单位档案全宗的一部分，独立后形成的新档案构成新的全宗；原来是独立的立档单位，后并入其他单位成为内部机构所形成的档案，并入前的档案构成独立全宗，并入后形成的档案作为所并入立档单位档案全宗的一部分。

（4）内部机构直接并入（划归）其他立档单位，其并入前的档案是原所在立档单位档案全宗的一部分，并入后的档案是所并入立档单位档案全宗的一部分。在以上继承、合并、兼并、独立、并入等变动的衔接过程中，凡需要原全宗或全宗的一部分档案时，可由需要方暂代管或复制，但不允许将档案的全宗界限相混淆。这是维护档案本质特性及历史本来面貌的必然要求。

（5）合署办公的立档单位，其档案若能分开，一般应分别构成全宗。若档案实在分不开，可按全宗补充形式对待，组建联合全宗。

（三）立档单位没有发生根本性变化与全宗的划分

立档单位名称变更、职权范围扩大或缩小、隶属关系改变、内部组织机构调整、组织规模扩大或缩小、工作地点变动等，只要其基本职能和社会独立性未发生根本改变，其档案均不构成新全宗，变化前后仍作为一个全宗对待。

（四）全宗的补充形式

1.联合全宗

联合全宗就是两个或几个关系密切的立档单位形成的，难以区分而统一整理的档案整体。它是全宗的一种特殊形式。在档案整理过程中，有时遇到两个或几个独立机关形成的档案，理应各自成立全宗。但是由于几个单位的档案已经混在一起，难以区分档案所属的立档单位，通常作为一个全宗单位进行管理。

2.全宗汇集

全宗汇集是按照一定的特征组成的、档案数量很少的若干全宗的集合体。它也是全宗的一种特殊形式。对于那些本来能够区分和自立的“小全宗”，可以按其立档单位的性质、存在的时期和地区等特点，或其他历史联系，合编为“全宗汇集”。

3.档案汇集

档案汇集是由不同的立档单位形成的，按照一定特征集中起来的档案的混合体。在整理档案的过程中，有时遇到一些非常凌乱和残缺不全的文件，难以准确地判明它们所属的立档单位；或者个别文件虽然能够确定归属，但其所属的整个全宗已不存在。对于这些档案，可按其基本内容、时间、地区和名称等大致可考的特征，组成“档案汇集”。

三、全宗内档案的分类

（一）分类的原则

全宗内档案的分类原则是要科学、客观、符合逻辑，能反映档案的形成特点和规律。具体如下。

（1）根据全宗的性质和特点，选择适当的分类标准。能够恰如其分地揭示档案间的内在联系，使整个分类系统具有客观性，组成一个有机的整体，系统反映出立档单位的活动面貌。

（2）分类体系的构成应具有逻辑性，遵守逻辑划分规则。一次分类只能使用一个分类标准，子类外延之和正好等于母类外延；子类之间必须界线清晰，不能互相交叉，类目概念应明确。

（3）分类层次简明，类目不宜过细、过多。一般来说，类目划分到二级至三级，使之能包容一定数量的案卷即可。另外，划分类别时应留有伸缩余地，以便随实际需要增减类别。

（4）类目名称应含义明确，具有系统性，有合理的排列顺序。必要时，对类目所指范围和归类方法应有说明，以保证分类的一致性。

（二）分类的方法

全宗内档案的分类方法有年度分类法、组织机构分类法和问题分类法三种。

1.年度分类法

年度分类法是运用得最广泛的档案实体分类法，这是因为一个立档单位在一个年度内形成的档案往往存在着最紧密的联系。立档单位的工作常以年度为单位制订计划和进行总结，对其档案按年度分类，能够看出这个单位逐年发展情况，可以较好地维护和再现立档单位活动和档案形成的历史过程。另外，这种分类方法同现行的文书处理工作制度吻合，文书部门按年度进行立卷和移交案卷，自然而然地把档案分成不同类别。

应用年度分类法时，关键在于确定文件的准确日期。一般情况下，文件的日期比较明确，但也有一些如下的特殊情况。

（1）标有不同年度文件的归类。有些文件上标有属于不同年度的几个日期，在这种情况下，需要根据文件的特点，选择一个最能说明文件时间特点的日期归类。一般按照以下规则处理。

①收文的制发日期与收到日期属于不同年度时，一般归入收到日期所在年度。

②文件本身存在几个日期，如制发日期、批准日期、生效日期等，属于不同年度时，应根据文件的性质准确归类：一般的文件以制发日期（落款）为准，法律法规性文件一般以批准、通过或生效日期为准。

③计划、总结、预算、决算、统计报表等文件，其内容所针对的时间与制发时间属于不同年度时，应归入内容所针对的年度中。例如，2003年的工作计划，制发于2002年12月，则这份文件应该归入内容所针对的2003年度。

④如果计划、总结、预算、决算、统计报表类文件的内容涉及若干年度时，那么，计划、预算应归入其内容所针对的开始年度，总结、决算、统计报表应归入其内容所针对的结束年度。例如，××广告公司2001-2005年发展规划，应该归入2001年度；××建筑公司2001-2003年项目总结，应该归入2003年度。

⑤关系密切、不可分散的一组文件的形成日期属于不同年度时，如一个案件所形成的一组文件、请示和批复等，一般将其归入关系最为密切的年度或结案年度。

（2）专业部门的工作除了使用通用年度以外，还使用专门年度，如学年度、会计年度等。这些专业部门的档案应分别按通用年度和专门年度分类，其主要业务工作的档案分类按专门年度进行，而其他工作形成的档案仍按通用年度进行分类。同时，采取交叉设类的方法，如，2007年度与2007-2008学年，2008年度与2008-2009学年，依次类推进行交叉设类，类内统一进行整理。

（3）文件上没有标注具体时间的，要想办法考证分析出时间。考证的方法有很多，可以根据文件的内容、文件的制成材料、格式和文件上的各种标记来判定档案的准确日期或大致日期。

2.组织机构分类法

一个单位的档案是由各个组织机构在其业务活动中形成的，每个组织机构都承担着一定的职能和任务，所形成的档案一般都具有同类性质和关联性。因此，按组织机构进行分类，能概要地反映立档单位内部各个组织机构工作活动的面貌，保持全宗内文件之间在来源方面的固有联系。

按组织机构分类一般是以立档单位内第一层组织机构作为一级类目，必要时可分到第二层机构，作为二级类目。机构名称即类名，各类的顺序按规定的顺序或习惯顺序排列。涉及几个机构的档案，在一个立档单位内应有统一规定，将之合理地分入相应类别。

3.问题分类法

问题分类法又称事由分类法，是一种逻辑分类方法。这种分类方法能够保持档案在内容方面的联系，比较突出地反映立档单位主要工作活动面貌，便于按专题查找和利用档案。按问题分类时，要以档案内容中最基本的问题设类，反映立档单位主要面貌，类目体系应简明，符合逻辑，层次不宜过多。由于档案内容所涉及的问题十分复杂，按问题分类时主观随意性较大，分类的一致性和准确性差，因此这种分类方法不宜单独采用，应与其他分类方法结合使用。对于问题分类法的使用应特别慎重，不要轻易打乱组织机构而先按问题分类，一般是在不适宜按组织机构分类，或者每个组织机构内文件数量很多需要再分属类的情况下，才采用问题分类法。

（三）分类方法的组合应用

1.年度-组织机构分类法

把全宗内档案，首先按照档案形成的年度分类，然后把每个年度内的档案，按照机关内部所设立的组织机构进行分类，组织机构名称即类名。如，某通信公司全宗档案按年度-组织机构分类法的分类：

2002年办公室类

财务部类

人力资源部类

研发部类

……

2003年办公室类

财务部类

人力资源部类

研发部类

……

……

这种分类方法，将每个年度的档案集中在一起，便于从时间的角度查找利用档案。特别适用于现行机关。即立档单位内部组织结构经常变化，但不太复杂的全宗。

2.组织机构-年度分类法

把一个全宗内的档案，首先按照立档单位内部的组织机构进行分类，然后再把各个组织机构所形成的档案按照形成的不同年度进行分类。如，某装修公司全宗档案按组织机构-年度分类法的分类：

办公室类2006年

2007年

……

人事部类2006年

2007年

……

技术部类2006年

2007年

……

……

这种分类方法可以使一个组织机构所形成的档案集中排放在一起，便于人们按照机关内的组织机构来查找利用档案。这种方法适用于立档单位的内部组织机构多年来一直固定或在比较稳定的基础上稍有调整的全宗。一般多用于撤销机关的档案。

3.年度-问题分类法

把全宗内的档案，首先按照档案形成的年度分类，然后再把每个年度内的档案按问题进行分类。问题的名称即类名。如，某电子设备公司全宗档案按年度-问题分类法的分类：

2002年综合类

人事类

生产类

销售类

……

2003年综合类

人事类

生产类

销售类

……

……

这种分类方法主要适用于内部组织机构很不固定，常有变动，且变动很大而又比较复杂，使全宗内的档案不宜按组织机构分类；或内部组织机构变化虽然不大，但由于文书管理不正规、机构之间分工不明确，造成了档案的混淆。

4.问题-年度分类法

全宗内档案先按照问题分类，然后在每个问题类下再按年度分类。这种方法适用于内部机构变动频繁且档案混淆而难以区分的撤销机关档案或历史档案的分类。如某服装批发公司全宗档案按问题-年度分类法的分类：

综合类2006年

2007年

……

人事类2006年

2007年

……

销售类2006年

2007年

……

……

四、立卷

（一）立卷方法

目前，我国文书档案基本的立卷方法是“六个特征立卷法”，即根据文件在问题、作者、时间、名称、地区和通讯者特征六个方面的共同点，将文件组合成案卷的方法。比如，把同一个作者的文件组成一卷，把同一个会议的文件组成一卷等。按照文件的六个特征立卷时，一般不单一地采用某个特征组成案卷，而是综合分析文件之间的关系，选择其中最能说明客观情况的几个特征作为组卷的依据。例如，“××总公司关于2003年产品销售问题的调查报告”，是作者、时间、问题和文种四个特征相结合组成的案卷；“××省水利开发公司关于××地区水利资源情况的调查报告”是作者、地区、问题和文种四个特征相结合组成的案卷。

（二）卷内文件的整理

1.卷内文件的排列与编号

卷内文件排列的目的是建立卷内文件之间的顺序，以便于管理和查找利用。卷内文件的排列一般采用若干文件特征相结合的方法。

（1）问题一时间相结合。是先将卷内文件按问题分开，然后再对同类问题的文件按时间顺序排列。

（2）作者一时间相结合。是先将卷内文件按作者分开，然后再对同一作者的文件按时间顺序排列。

（3）问题重要程度一时间相结合。是先将卷内文件按问题的重要程度分开，然后再对相同重要程度的文件按时间顺序排列。

此外，还有名称一时间相结合、地区一时间相结合等排列方法。

卷内文件排列完毕后，为了便于保护、统计和检索文件，还需要为文件依次编定页号或张号。

2.填写卷内文件目录和卷内备考表

卷内目录放在卷首，列举卷内文件的主要内容和成分。其填写项目包括顺序号、文件字号、文件责任者（作者）、文件题名（标题）、文件日期、所在页号、备注。其格式如表9-1所示。

卷内备考表放在案卷最后，所以也叫“卷末备考表”，用以登记卷内文件的基本状况，监督和保护文件，并便于管理人员和利用者了解案卷的有关情况。其格式如表9-2所示。

表9-1　卷内文件目录格式

表9-2　卷内备考表

（三）拟写案卷题名

案卷题名又称案卷标题，用以概括和揭示卷内文件的内容和成分，是识别、检索文件的重要标记，也是编制各种检索工具的重要依据。拟写案卷题名要遵守政治观点正确、内容概括准确、结构完整、语言精练的基本要求。

案卷题名的基本结构是：作者（责任者）-问题（内容）-名称（文种）。例如，广美电器公司（作者）关于改进家电能耗（问题）的方案（名称）。

（四）编写案卷封面

卷内文件整理完结之后，要以案卷为单位在封面上编目。国家标准规定的案卷封面项目包括：全宗名称，类目名称，案卷题名，卷内文件起止时间，保管期限，总件数、总页数，归档号，档号。如图所示。

案卷封面

填写封面项目时应注意，“全宗名称”栏必须用全称或通用简称填写，如“中共中央”“外交部”“河北省人事局”。不得简称为“本部”“本委”“本省人事局”等。“类目名称”栏，填写全宗内档案分类的第一级类目名称。“案卷题名”即惯称的案卷标题，是封面中最主要的项目，用以揭示卷内文件的内容与成分。“归档号”由立卷人填写文书处理号。

五、案卷的排列、编号与编制案卷目录

（一）案卷的排列

案卷排列就是根据一定的规则，将案卷组织成一个有机的整体，以保持案卷之间的历史联系，便于保管和利用。排列案卷可按案卷的作者、内容等结合时间进行。例如，内容联系密切的案卷排列在一起，再按形成时间的顺序排列；相同作者的案卷排列在一起，再按形成时间的顺序排列；按案卷的重要程度排列等。

（二）案卷的编号

案卷顺序排定后，就应对案卷逐一编写案卷号，将案卷排序固定下来。案卷编号的方法有两种：其一，一个全宗的所有案卷统一号序，从“1号卷”开始，按顺序编制流水号；其二，按全宗内档案的类别、年度或保管期限，分别从“1号卷”开始编号。

（三）编制案卷目录

案卷在排列与编号以后，还应当按照顺序登记到案卷目录上，案卷目录即案卷名册，是反映案卷内容成分并按一定次序编排的一览表。

1.编制案卷目录的作用

编制案卷目录的主要作用有：第一，固定全宗内档案的分类体系和案卷排列顺序，反映和巩固档案整理工作的成果；第二，揭示全宗内档案内容和成分，是查找、利用档案最基本的检索工具，也是编制其他检索工具的基础；第三，它是案卷清册和总账，是档案登记的基本形式，也是统计和检查档案的重要依据。

2.案卷目录的结构

案卷目录一般包括：封面和扉页，目次，序言或说明，简称表，案卷目录表和备考表六个部分。其中案卷目录表是案卷目录的主体，其基本项目包括案卷号、案卷标题、起止日期、卷内文件页数、保管期限和备注等。其格式如表9-3所示。

表9-3　案卷目录表

3.案卷目录的编制

案卷目录的编制可以根据全宗内案卷的实际情况，或者一个类编一本，或者一个全宗编一本，还可以按照案卷的保管期限、机密程度的不同分别编制。如果一个全宗内有若干案卷目录，为固定次序，则应为每本案卷目录编上号码，即“案卷目录号”，通常简称“目录号”。

目录号主要有两种编制方法：一是将全宗内所有案卷目录按流水顺序编号，在一个全宗内没有重复的案卷目录号；二是将全宗内所有案卷目录按类别分开编号，在同一类别之内没有重复的案卷目录号。前一种方法比较简便，形成的目录号能够直接反映全宗内案卷目录的数量。但由于没有和类号保持一致，因而不能直观、清晰地反映全宗内档案分类体系。后一种方法比较复杂，形成的目录号不能直接反映全宗内案卷目录数量，但如果是按照分类体系的类别来编号，目录号就能直观、清晰地显示全宗内档案分类的主要体系结构。

目录号连同全宗号、案卷号一起标在案卷封面或脊背上，作为存取档案的依据。

六、档号

档号是在整理和管理档案的过程中赋予档案实体的一组位置号或存址号，包括全宗号、案卷目录号、案卷号、卷内文件的页号或件号。档号是档案实体最基本的秩序号，在档案管理中起着基础性的控制作用。

（一）档号的编制原则

1.唯一性原则

档号具有唯一性。一个档号只能用于指代一个案卷或一份文件。具体地说，在一个档案室内不能有重复的全宗号，在一个全宗内不能有重复的案卷目录号，在一本案卷目录内不能有相同的案卷号，在同一个案卷内不能有相同的页号或件号。

2.合理性原则

档号的结构应保持一定的完整性，不得随意增添或减少代码；按流水顺序编号时不应有空号；档号应留有一定的增容空间，以备不断补充档案的需要。

3.稳定性原则

档号一经确定，一般不应随意改变。

4.简明性原则

档号应力求简短明了，使之易识、易写和易记。

（二）档号的编制方法

1.全宗号

全宗号是档号序列中的第一个号码。全宗号通常是为每一个全宗编定的，其编制方法主要有大流水编号法和分类流水编号法。

（1）大流水编号法，是档案馆按照全宗进馆的先后顺序从1号开始依次编定号码。

（2）分类流水编号法，是将所有全宗划分为若干大类（全宗群），并以固定的代字或代码作标志，如，用汉字的“党”“政”“建”“革”“旧”或汉语拼音字头作为代字，然后在各个大类中按全宗进来的先后顺序流水编号。

2.案卷目录号

案卷目录号简称目录号，即每一本案卷目录的编号。需根据全宗内档案整理状况进行编制。一本目录一个顺序号，从1号开始编，不能有空号和重号。但允许在顺序号前加上表示某种特征的代字或代号。这时，在每个代字或代号下，从1号开始连续编号。

3.案卷号

案卷号即每个案卷的编号，用于固定案卷在目录中的次序。一般用三位阿拉伯数字表示。每本案卷目录内的案卷号必须从1开始连续编，不允许有空号和重号。

4.卷内文件的页号或件号

有文字、图表、印章等标记的每个页面均应编页号。空白页不编号。不允许有漏号、空号和重号。页号统一填写在文字材料正面的右上角和背面的左上角。

（三）档号的表示方法

全宗号标写于全宗名册、案卷目录封面和案卷封面上，案卷目录号标写于案卷目录封面和案卷封面上，案卷号标写于案卷封面和案卷目录中，页号或件号标写于卷内每一页或每一份文件的首页上。

检索工具中，如果检索级别为案卷，则要同时标写全宗号、案卷目录号、案卷号三个号码；如果检索级别是文件级，则要同时标明全部档号。其标写方法是用“-”置于各层次各号码之间，并将其连接起来，例如，革002-永7-65-9。

案例分析与点评

档案整理工作具有一套完整的程序，然而，由于各个单位的运行和调整情况不同、组织规模和结构不同，以及文件立卷归档的质量不同等原因，在对接收的档案进行整理时所采取的策略和方法也应有所不同。

本节“案例导入”中的档案工作人员针对“合并前后三个工厂以及新成立的公司的档案管理”问题，可以采取合并前与合并后的档案分开管理，合并前的档案分别构成独立全宗，合并后形成的档案构成一个新的全宗。针对“原来三个工厂的档案管理状况较差，相当数量的档案凌乱，缺少系统性”这个问题，应该对档案进行从区分全宗到编制案卷目录的全过程整理，使其成为有秩序的整体。