整理和装订会计凭证

任务1　整理和装订会计凭证

10.1.1 整理会计凭证

1）整理原始凭证

原始凭证应附在记账凭证后面，要求粘贴的原始凭证应真实、合法、完整、正确，粘贴要干净整洁，排列有序。

会计实务中收到的原始凭证纸张往往大小不一，因此，需要按照记账凭证的大小进行折叠或粘贴。对于面积过小的原始凭证，可先按一定次序和类别排列，再粘在一张同记账凭证大小相同的白纸上，粘贴时尽量将同类同金额的单据粘在一起，粘贴时宜用胶水。证票应分张排列，同类、同金额的单据尽量粘在一起，如果是板状票证，可以将票证票底轻轻撕开，厚纸板弃之不用，并在一旁注明张数和合计金额。对于面积大于记账凭证的原始凭证往往采用折叠的方法，按照记账凭证的面积大小尺寸，将原始凭证先自右向左，再自下向上两次折叠。折叠时应注意将凭证的左上角或左侧面突出，以便装订后的展开查阅。对于纸张面积略小于记账凭证的原始凭证，则可以用回形针或大头针别在记账凭证的后面，待装订凭证时，抽去回形针或大头针。

对于数量过多的原始凭证，如发货票、提货单、领料单等，可单独装订成册，在封面上注明记账凭证的日期、编号、种类，然后在记账凭证上注明“附件另订”（或“所附原始凭证另订”）和原始凭证的名称、编号。对于某些重要的原始凭证，如各种经济合同、存出保证金收据、涉外文件、契约等，为了便于日后查阅，可以不附在记账凭证之后，另编目录，单独保管，然后在相关的记账凭证和原始凭证上相互注明日期和编号，以便日后核对。

2）整理记账凭证

记账凭证应按月整理，月末要将本月各种记账凭证加以整理，检查有无缺号，附注是否齐全，然后按顺序排列，加具封面封底，装订成册。

10.1.2 装订会计凭证

凭证装订是指整理完毕的会计凭证加上封面和封底，装订成册，并在装订线上加贴封签的一系列工作。科目汇总表的工作底稿也可以装订在内，作为科目汇总表的附件。使用计算机的企业，还应将转账凭证清单等装订在内。

会计凭证不得跨月装订，记账凭证少的，可以一个月装订一本，一个月内凭证数量较多的，可以装订成若干册，并在凭证封面上注明本月总计册数和本册数。采用科目汇总表会计核算形式的企业，原则上以一张科目汇总表及所附的记账凭证、原始凭证装订成一册，凭证少的，也可将若干张科目汇总表及相关记账凭证、原始凭证合并装订在一起。序号每月一编。装订好的会计凭证厚度通常为2.0～3.0 cm。

会计凭证的装订方法很多，通常的装订方法有“角订法”和“侧订法”。采用“角订法”装订时，首先将全部凭证以左上角为准对齐，在左上角正面放一块长宽各约8 cm的正方形包角纸，将包角纸对折为四块，剪掉左上角的那块，将右下角与凭证的左上角对齐；然后在凭证封面左上角钻两个孔，穿入装订绳，绕两圈，在封底打上结；再将包角纸右上角和左下角两小块反折到凭证封底，粘在打好的结上，将结压在里面（上述装订面积一般不超过3.5 cm）。

具体的装订程序如下：

①整理记账凭证，摘掉凭证上的大头针等，并将记账凭证按编号顺序码放。

②将记账凭证汇总表、银行存款余额调节表放在最前面，并放上封面、封底。

③在码放整齐的记账凭证左上角放一张8 cm的正方形包角纸。包角纸要厚一点，其左边和上边与记账凭证取齐。

④在包角纸上沿距左边5 cm处和左沿距上边4 cm处画一条直线，并用两点将此直线等分，再分别等分直线的两点处将包角纸和记账凭证打上两个装订孔。

⑤用装订绳穿绕扎紧，在凭证的背面打结。线绳最好把凭证两端也系上。

⑥从正面折叠包角纸粘贴，并将画斜线部分剪掉。

⑦将包角纸向后折叠粘贴，将侧面和背面的线绳扣粘死。

⑧将装订线印章盖于骑缝处，并注明年、月、日和册数的编号。

采用“侧订法”订时，再加一张纸复在封面上（比封面长，反面朝上），以底边和左侧为准，墩齐、夹紧，在左侧打三个孔，把线绳的中段从孔中引出，留扣，再把线绳从两端孔引过，并套入中间的留扣中，用力拉紧系好，余绳剪掉。复底纸翻转后将左侧和底部粘贴。“侧订法”与“角订法”不同之处是采用左侧面装订。

不论采用哪种方法装订，装订线一边的表单应剪切整齐，避免装订后脱页丢失。装订好的会计凭证要四边成线，有角有棱、坚固、规整，不掉页，不露线。

会计凭证装订之后应在封面上注明：单位的名称、所属的年度和月份、起讫的日期、记账凭证的种类、起讫号数。封面上应由会计主管、保管签章，装订人在装订线封签处盖上骑缝章，并在脊背上填写时间及编号。