会计档案的整理与归档操作方法

会计档案是国家机关、社会团体、企业、事业单位、个体工商户和其他组织在会计核算活动中形成的具有保存价值的原始记录，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。

会计核算材料的归档，是指单位会计部门或会计人员将办理完毕的会计核算材料经过整理向档案部门或档案人员移交的过程。各单位都应建立、健全会计核算材料的归档制度，明确归档范围、归档时间、归档要求和归档手续。

1.归档范围

根据财政部、国家档案局1998年发布的《会计档案管理办法》的规定，会计核算材料的归档范围具体包括以下四类：

（1）会计凭证。会计凭证是记录经济业务、明确经济责任的书面证明。它包括原始凭证（自制原始凭证、外来原始凭证）、记账凭证（收款凭证、付款凭证、转账凭证）、汇总凭证、其他会计凭证。

（2）会计账簿。会计账簿由具有一定格式、相互联结的账页组成，以会计凭证为依据，全面、连续、系统地记录各项经济业务的簿籍。它包括总账、明细账、日记账（现金日记账、银行存款日记账）、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿。

（3）财务报告。财务报告是反映企业会计财务状况和经营成果的总结性书面文件。主要有月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。

（4）其他会计核算资料。其他会计核算资料是指属于经济业务范畴，与会计核算、会计监督紧密相关的，由会计部门负责办理的有关数据资料。包括银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。

2.归档时间

原则上，当年形成的会计档案，在会计年度终了之后，可暂由会计部门保管一年，期满之后，移交本单位档案机构或者档案人员集中统一管理。

3.归档要求和手续

归档的会计核算材料应符合完整齐全、真实准确、装订成册、有利于保管和利用的要求。会计档案在归档移交时，档案人员应当根据会计档案移交清册，对会计人员移交的会计档案案卷进行清点核对，核对无误后，双方在会计档案移交清册上履行签字盖章手续，一式两份，双方各存一份，以备查考。

1.会计档案的分类

同一核算单位的会计档案原则上按年度—类型进行分类，可以分为会计凭证、会计账簿、会计报告和其他会计核算材料等四类。

2.会计档案的组卷

会计档案的组卷，就是按照其形成规律和有机联系，区分不同的类型和保管期限，将会计核算材料组成保管单位—案卷的过程。

（1）会计凭证的组卷要求

会计凭证一般按年、月顺序组卷整理，一个月的凭证可根据量的多少立卷装订一本或几本，个别月份凭证特别少的也可几个月组卷装订一本。装订凭证厚度一般应在2cm以内，保证装订牢固，美观大方。

对以下会计专业材料，为了便于日后查阅，原件可以不附在记账凭证之后，另行组卷：土地征用及重大固定资产的买卖单据；工资名册；债权债务；交通肇事、工伤事故的处理单据；涉外（含港、澳、台地区）的会计材料；各种经济合同、存出保证金收据、契约；有必要延长保管期限的其他会计材料。

对于那些较多的原始凭证，例如发货单、收货单、领料单等，也可以不附在记账凭证之后，单独组卷，在封面上注明记账凭证的日期、编号、种类，然后在记账凭证上注明“附件另订”（或“所附原始凭证另订”）和原始凭证的名称、编号。

（2）会计账簿的组卷要求

会计账簿可按年度和账簿的不同种类进行组卷，对总账、明细账、现金日记账、银行存款日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿等分别组卷装订。

（3）财务报告的组卷要求

财务报告按年度、保管期限立卷。因为保管期限不同，年度财务报告应与季、月度财务报告分开立卷。会计年报应和年度财务分析材料放在一起立卷，会计季、月度报表应和季、月度财务分析材料放在一起立卷，以保持会计核算材料的内在联系。

（4）其他会计核算资料的组卷要求

其他会计核算资料可按年度——问题结合保管期限分别立卷装订。如银行存款余额调节表，银行对账单，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册等可分别立卷装订一本。

3.会计档案的编目

会计档案的编目应符合《会计档案案卷格式》（DA/T39—2008）的规定。

（1）拟写案卷题名。会计档案的案卷题名一般应由单位名称、会计核算针对时间、会计文件名称等要素组成。如“××单位×年×月付款会计凭证”、“××公司×年现金日记账”、“××公司×年会计年度报告”等。

（2）填写卷内文件目录和备考表。除会计凭证外，其他会计档案案卷都应填写卷内文件目录和备考表。卷内文件目录的内容包括顺序号、责任者、文号、题名、日期、页号、备注；卷内备考表项目包括本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间、检查时间。

（3）填写案卷（盒）封面。

会计凭证封面的填写项目包括单位名称、会计凭证名称、时间、册数、册次、记账凭证起止号、记账凭证数、附件数、会计凭证总数、会计主管、装订人、装订时间、备注。

会计档案盒正面填写的项目包括全宗名称、案卷题名、起止时间、卷数、页数、保管期限、全宗号、目录号、案卷号、盒号。盒脊填写的项目有年度、全宗号、目录号、案卷号、盒号、保管期限。会计档案盒适用于会计账簿、财务报告和其他类会计档案的整理。

账簿启用及交接表正面填写的项目包括单位名称、账簿名称及编号、账簿页数、账簿起止时间、经管人员、接交记录、备注、档号、贴印花税。账簿启用及交接表背面项目有科目名称、页次。

（4）案卷的排列编号。会计档案的排列编号一般按照以下次序：会计凭证按形成时间顺序排列，会计账簿、财务报告和其他类按保管期限长短排列。具体排列方法有两种：

第一种，年度流水编号法：按财务报告、会计账簿、会计凭证和其他类的顺序排列，一年的全部会计档案编一个大流水号（案卷号）。

第二种，分类流水编号法：会计凭证、会计账簿、财务报告和其他类按类别分开排列，各编一个流水号（案卷号）。

（5）编制案卷目录。案卷目录既是会计档案的保管清册，也是会计档案的检索工具。案卷目录应根据会计档案的分类方案和案卷的排列编号顺序进行编制，项目包括：案卷号、类别、题名、起止时间、保管期限、卷内页数和备注。

1.会计档案的鉴定

根据国家规定，会计档案保管期限分为永久、定期两种，其中定期又分为3年、5年、10年、15年、25年五类。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

具体每一卷会计档案的保管期限，应严格按照《会计档案管理办法》所附的会计档案保管期限表来确定。

2.会计档案的销毁

保管期满的会计档案，经鉴定确无继续保存价值的，可以按照以下程序销毁：

（1）由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

（2）单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。

（3）销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。

（4）监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案。销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。