人事档案的整理

8.3　人事档案的整理

人事档案的整理工作，就是依据一定的原则、方法和程序，对收集起来经过鉴别的人事材料，以个人为单位进行归类、排列、组合、编号、登记，使之条理化、系统化和组成有序体系的过程。

8.3.1　人事档案整理工作的内容与范围

(1)人事档案整理工作的内容

人事档案整理工作的内容主要包括:分类、分本分册、复制、排列、编号、登记目录、技术加工、装订。

(2)人事档案整理工作的范围

主要包括以下两个方面:

①对新建档案的系统整理。主要指对那些新吸收的人员的档案材料的整理，这部分档案材料原来没有系统整理，或者没有进行有规则地整理，材料零乱、庞杂，整理起来工作量大，比较复杂，而且随着各行业各单位新老人员的交替，这部分档案的整理工作将是连续不断的，因此必须从思想上提高对这一工作的重视程度，将其列入议事日程，及时地做好新吸收人员的人事档案的整理工作，以适应人事工作的需要。

②对已整理档案的重新调整。由于人事档案具有动态性的特征，始终处于动态变化之中，因而对于每一个已经整理好的人事档案来说，其整理工作不是一劳永逸的，已整理好的人事档案有时需要增加或剔除一定数量的材料，这就有必要重新整理这部分档案材料，这种整理实际上是一种调整。对于那些零散材料的归档，只需随时补充，不必重新登记目录，只在原有目录上补登即可。

此外，有时根据社会的发展要求，还需对人事档案进行普遍整理。例如，为了落实党的干部政策，需要对过去形成的人事档案进行普遍的整理，清除历次政治运动中不真实的人事档案材料。

8.3.2　人事档案整理工作的基本要求

整理人事档案时，必须按照因“人”立卷、分“类”整理。具体整理过程中，需要做到:

(1)分类准确，编排有序，目录清楚

不同类型的人事档案具有不同的整理要求，但不论是何种人事档案，都需要在科学分类的基础上进行准确整理和编排;同时，随着时间的推移，新的人事档案材料不断加入，这就需要在原有的整理的基础上进行再整理，直到符合当事人最新的、最客观的记录。

(2)整理设备齐全，安全可靠

整理人事档案，事先要备齐卷皮、目录纸、衬纸、切纸刀、打孔机、缝纫机等必需的物品和设备;同时，整理人事档案的工作人员，必须努力学习党的干部工作方针、政策和档案工作的专门知识，熟悉整理人事档案的有关规定，掌握整理工作的基本方法和技能，认真负责做好整理工作，使人事档案工作做到安全可靠。

8.3.3　人事档案的正本和副本

(1)概念及其差别

根据人事档案管理和利用需要，一个人的全部人事档案材料可分别建立正本和副本。正本和副本都是人事档案材料的内容，但是两者存在不少差别:一是管理范围不同。正本是由全面反映一个人的历史和现实情况的材料构成的;副本是正本的浓缩，是一个人的部分材料，由正本中的部分材料构成，为重份材料或复制件。二是管理单位不同。正本由主管部门保管，副本由主管部门或协管部门保管。军队干部兼任地方职务的，其档案正本由军队保管;地方干部兼任军队职务的，其档案正本由地方保管。正本与副本的建档对象不同，正本是所有员工都必须建立的，副本一般来说是县级及县级以上领导干部等双重管理干部，由于主管与协管单位管人的需要，才建立副本，供协管单位使用，对于一般员工，只需要建立正本即可。三是价值不同。正本是相对人的全部原件材料，具有较高的保存价值，其中双重管理的领导干部的档案，一般都要长久保存。副本是正本主要材料的复制件，一般在相对人死亡后，副本材料经过批准可以销毁，正本则需移交档案馆永久保存。

(2)意义

人事档案分建正本和副本，对人事档案管理与利用具有重要的意义。

①有利于干部人事档案材料的分级管理。我国现行的人事管理制度，特别是对领导干部的管理，实行的是主管和协管的双重管理体制，即上级主管和本级协管。干部档案为了与干部工作相适应，必须实行分级管理的体制。双重管理人员的干部档案建立正本与副本，正本由上级组织、人事部门保管，副本由本级组织、人事部门保管。可以说，人事档案正本副本制度的建立，不仅有利于干部分级管理，而且可以解决干部主管和协管部门日常利用干部档案的矛盾。

②有利于人事档案的保护。对于领导干部，建立正本和副本的“两套制”档案，分别保存在不同的地方，若遇战争、天灾人祸等不可预测的事变，档案不可能全部毁灭，一套损毁了，还有另一套被保存下来继续提供利用。

③有利于提供利用。建立正本和副本，可以同时满足主管和协管单位利用档案的要求，大大方便了利用者。可以根据情况提供正本或副本，如果只需要查阅副本时，人事档案人员可以只提供副本，这样既便于保密，又提高了利用效率。

④有利于延长档案的寿命。建立正本和副本两套制后，在提供利用时，可尽量使用副本，以减少正本的查阅频率，减少磨损、延长寿命。

8.3.4　人事档案的分类

目前，各类人事档案实体分类体系基本稳定，基本根据《干部档案工作条例》、《干部档案整理工作细则》以及《企业职工档案管理工作规定》的内容分类。本书有关章节专门作了论述，此处从总的方面简要介绍。人事档案一般分为正本和副本，再对正本和副本进行分类。

(1)人事档案正本的分类

主要分为10类。

第一类，履历材料。履历表(书)、简历表，干部、职工、教师、医务人员、军人、学生等各类人员登记表、个人简历材料，更改姓名的材料。

第二类，自传材料。个人自传及属于自传性质的材料。

第三类，鉴定、考核、考察材料。以鉴定为主要内容的各类人员登记表，组织正式出具的鉴定性的干部表现情况材料;作为干部任免、调动依据的正式考察综合材料;考核登记表、干部考核和民主评议的综合材料。

第四类，学历、学位、学绩培训和评聘专业技术职务材料。报考高等学校学生登记表、审查表，毕业登记证，学习(培训结业)成绩表，学历证明材料，选拔留学生审查登记表;专业技术职务任职资格申报表，专业技术职务考绩材料，聘任专业技术职务的审批表，套改和晋升专业技术职务(职称)审批表;干部的创造发明、科研成果、著作及有重大影响的论文(如获奖或在全国性报刊上发表的)等目录。

第五类，政治历史情况的审查材料。包括甄别、复查材料和依据材料，有关党籍、参加工作时间等问题的审查材料。

第六类，参加中国共产党、共青团及民主党派的有关材料。

第七类，奖励材料。包括科学技术和业务奖励、英雄模范先进事迹材料，各种先进人物登记表、先进模范事迹、嘉奖、通报表扬等材料。

第八类，处分材料(包括甄别、复查材料，免于处分的处理意见)，干部违犯党纪、政纪、国法的材料，查证核实报告上级批复，本人对处分的意见和检查材料，通报批评材料等。

第九类，录用、任免、聘用、专业、工资、待遇、出国、退(离)休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料。

第十类，其他可供组织上参考的材料。人员死亡后，组织上写的悼词，非正常死亡的调查处理材料，最后处理意见，可集中放在第十类里面。

(2)人事档案副本的分类

人事档案副本由正本中以下类别主要材料的重复件或复制件构成:

第一类的近期履历材料。

第三类的主要鉴定、干部考核材料。

第四类的学历、学位、评聘专业技术职务的材料。

第五类的政治历史情况的审查结论(包括甄别、复查结论)材料。

第七类的奖励材料。

第八类的处分决定(包括甄别复查结论)材料。

第九类的任免呈报表和工资、待遇的审批材料。

其他类别多余的重要材料，也可归入副本。

8.3.5　人事档案的归类

人事档案材料分为十大类之后，应当把每份材料归入相应的类中去。归类的方法主要有两种:

①按文件材料的名称归类。凡是文件材料上有准确名称的，就可以按名称归入所属的类别中。例如，履历表、简历表归入第一类，自传归入第二类，鉴定表归入第三类。

②按内容归类。对于只看名称而无法确定类目归属的材料，应当根据其内容归入相应的类别。如果材料内容涉及几个类目时，就应当根据主要内容归入相应类目。

8.3.6　人事档案材料的排列与编目

(1)人事档案材料的排列

在人事档案归类后，每类中的档案材料应当按一定的顺序排列起来，排列的原则是依据人事档案在了解人、使用人的过程中相互之间固有的联系，必须保持材料本身的系统性、连贯性，以便于使用和不断补充新的档案材料。人事档案的排列顺序有三种:

①按问题结合重要程度排列。将该类档案材料按其内容所反映的不同问题分开，同一问题的有关材料，再按重要程度排列。例如，对于入党、入团材料，先按入党、入团的不同问题分开，入党的材料按入党志愿书、组织转正意见、组织员谈话登记表、入党申请书、入党调查材料这一顺序排列。

②按时间顺序排列。依照人事档案形成时间的先后顺序，从远到近，依次排列。采用这种方法，可以比较详细地了解事物的来龙去脉，掌握员工的成长和发展变化情况，同时也有利于新材料的继续补充。运用这种方法排列的有履历类、自传类、鉴定考核类和其他类。

③按问题结合时间顺序排列。先将这类材料按其内容反映的不同问题分开，再将同一问题的有关材料按时间顺序排列。这种方法适用于反映职务、工资等方面的材料。排列时先分为职务、职称、出国、工资、离退休、退职等问题，每一问题内按材料形成时间由远到近排列。

(2)人事档案的编目

人事档案的编目，是指填写人事档案案卷封面，保管单位内的人事档案目录、件、页号等。

人事档案目录具有重要作用，可以固定案卷内各类档案的分类体系和类内每份材料的排列顺序及其位置，避免次序混乱，巩固整理工作成果。编目是帮助利用者及时准确查阅所需材料的工具，是人事档案材料登记和统计的基本形式，是人事档案管理和控制工具，有助于人事档案的完整与安全。

人事档案卷内目录一般应设置类号、文件题名(材料名称)、材料形成时间、份数、页数、备注等著录项目。

8.3.7　人事档案的复制与技术加工

(1)人事档案材料的复制

人事档案材料的复制，就是采用复印、摄影、缩微摄影、临摹等方法，制成与档案材料原件内容与外形相一致的复制件的技术。复制的主要作用:一是为了方便利用;二是为了保护档案原件，使其能长期或永久保存，延长档案材料的寿命。

人事档案材料的复制，应该符合一定的要求，忠实于人事档案原件，字迹清晰，手续完备。

人事档案材料的复制范围，主要指建立副本所需的材料，如圆珠笔、铅笔、复写纸书写的材料、字迹不清的材料、利用较频繁的材料。

(2)人事档案材料的技术加工

人事档案材料的技术加工，就是为便于装订、保管和利用，延长档案寿命，对于纸张不规则、破损、卷角、折皱的材料，在不损伤档案历史原貌的情况下，对其外形进行一些技术性的处理。

人事档案材料的技术加工的方法，包括档案修裱、档案修复、加边、折叠与剪裁。

(3)人事档案材料的装订

人事档案材料的装订，是指将零散的档案材料加工成册。经过装订，能巩固整理工作中分类、排列、技术加工、登记目录等工序的成果。

(4)验收

验收是对装订后的人事档案按照一定的标准，全面系统地检验是否合格的一项工作。其方法包括自验、互验、最后验收。