会计档案保管和收入账务处理

第一节　会计档案管理制度

一、会计档案的概念

会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务会计报告以及其他会计资料等会计核算的专业材料，它是记录和反映经济业务事项的重要历史资料和证据，是国家经济档案的重要组成部分，也是各单位的重要档案之一。

二、会计档案管理制度

会计档案对于总结经济工作，指导生产经营管理和事业管理，查验经济财务问题，防止贪污舞弊，研究经济发展的方针、战略都具有重要作用。因此，各单位必须加强对会计档案的管理，确保会计档案资料的安全和完整，并充分加以利用。

为加强我国会计档案的科学管理，统一全国会计档案工作制度和规范标准，《中华人民共和国会计法》对会计档案规定了明确的管理制度。《会计法》第二十三条规定：各单位对会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料应当建立档案，妥善保管。会计档案的保管期限和销毁办法，由国务院财政部门会同有关部门制定。

财政部和国家档案局根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》，制定了《会计档案管理办法》，该办法共二十一条，明确了由各级财政机关和各级档案业务管理机构共同负责会计档案的业务指导、监督与检查工作，对档案进行了详细的分类，规定了保管期限，对档案的归档、立卷、移交、销毁等做出了具体的规定。《会计档案管理办法》是各单位档案管理的法律规范，如果不按该制度管理会计档案，致使会计档案毁损、灭失的，属违法行为，应当承担相应的法律责任。

三、会计档案归档范围和时限

凡是记录和反映经济业务事项的原始凭证、历史资料和财务账证都属于会计档案的范围，应在限定的时间内，立卷归档作为会计档案妥善管理。

（一）会计档案的种类

无论是企业、社会团体和其他经济组织，还是财政总预算、行政、事业、税收等单位，其会计档案一般分为四大类：

1.会计凭证类

会计凭证包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证等。财政总预算会计凭证还包括国家金库编送的各种报表及缴库退库凭证、各收入机关编送的报表、财政总预算拨款凭证及其他会计凭证，税收会计应包括各种完税凭证和缴、退库凭证等。

2.会计账簿类

会计账簿包括总账、明细账（明细分类、分户账或登记簿）、日记账、银行存款对账单、固定资产台账和卡片、各类辅助及备查账簿等，税收会计还包括税收日记账（总账）和税收票证分类出纳账。

3.财务会计报告类

财务会计报告包括月度、季度、半年度和年度财务会计决算报告，主要财务指标快报，财政专项统计报表、资产清查和清产核资统计报表以及申请报废批复（批文）、报表分析说明以及其他相关文字分析材料，财政总预算财务报告还包括财政总预算、国家金库年报、基本建设拨、贷款年报等，税收会计报表包括票证报表等。

小知识：需要注意的是，根据有关规定，各单位的预算、计划、制度等文件材料归属于文书档案，不属于会计档案管理的范围。

4.其他类

其他类包括会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、银行存款余额调节表、银行对账单、工资花名册等其他应当保存的会计核算专业资料。

（二）会计档案的归档时间

单位对每年形成的会计档案，由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的单位，应当在会计机构内部指定专人保管。

（三）会计档案的保管期限

根据《会计档案管理办法》的规定，会计档案保管期限分为永久和定期两类。

对永久性保存的会计档案任何单位和机构均无权销毁。这类档案包括：年度财务会计决算报告、会计档案保管清册和会计档案销毁清册。对于那些记录内容相对稳定，具有长期使用价值，并对以后会计、审计工作具有重要影响和直接作用的档案也必须永久性保存。

对定期性保存的会计档案应当达到法定最低保管期限，才可按规定销毁。这类档案指记录内容经常变化，只供当期使用或供下期参考的档案。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年和25年5种，保管期限从会计年度终了后第一天算起。保管期3年的会计档案包括各类收据存根、缴拨款书存根、财政总预算会计旬报等；保管期5年的会计档案包括银行存款余额调节表、银行对账单、已清理报废的固定资产登记卡片、财政总预算和行政事业单位会计月度和季度报表（所属单位报送的保管2年）；保管期10年的会计档案包括税收年报（决算）、国家金库年报（决算）、基本建设拨款和贷款年报（决算）、税收会计报表（包括票证报表）等；保管期15年的会计档案包括会计凭证类、会计账簿类（但不包括现金日记账和银行存款日记账）、会计移交清册；保管期25年的会计档案包括现金和银行存款日记账、税收日记账和税收票证分类出纳账等。

小知识：根据不相容职务相互分离控制原则，相关岗位之间必须形成必要的相互制衡机制。因此，《会计法》规定出纳人员不得兼管会计档案的保管工作。