会计档案管理的设计

第四节　会计档案管理的设计

会计档案是机关、团体、企事业单位和其他组织在会计活动中自然形成的，并按照法律规定保存备查的会计信息载体（包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料），是记录和反映经济业务的重要史料和证据，是检查遵守财经纪律情况的书面证明，也是总结经营管理经验的重要参考资料。《会计法》规定，各单位对会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料应当建立档案，妥善保管。在设计会计制度总则时，应根据《会计法》和《会计档案管理办法》，明确规定本单位会计档案管理的要求，以及整理、保管、利用和销毁办法。

一、会计档案管理设计的原则

（一）统一管理、分工负责的原则

统一管理是指会计档案由档案、财政部门统一管理。会计档案既是本单位全部档案的一部分，又是国家全部档案的重要组成部分，因此，会计档案应由各级档案部门实行统筹规划，统一制度，进行监督和指导；同时会计档案政策性、专业性强，分布面广，作为会计工作法定管理部门的财政部门对会计档案又负有业务指导、检查和监督的责任。分工负责是指各单位每年形成的会计档案，应由本单位财务会计部门负责整理、立卷、装订成册，按期移交档案部门，由档案部门管理。财会部门与档案部门分工合作，共同做好档案管理工作。

（二）齐全完整的原则

会计档案要全部归档。财会部门或经办人员必须按期将应归档的会计档案，全部移交给档案部门，保证档案的齐全完整。不得以方便工作为借口而自行封包保存，档案部门也不能以库房紧张、装备不足为由而拒绝保管。如果会计档案残缺不全，将会大大降低会计档案的保存和利用价值。

（三）简便易行的原则

会计档案的工作制度、管理办法等应当力求简便易行、通俗易懂、操作简单、利用方便，以便提高工作效率，充分发挥会计档案的作用。

（四）依法管理的原则

会计档案涉及面广、政策性强、使用价值大，因此，必须加强会计档案管理的法制建设，依法管理会计档案。单位应根据法律、法规规定，建立健全会计档案的立卷、归档、调阅、保存和销毁等管理制度，切实把会计档案管好、用好。

二、会计档案整理的设计

会计档案整理是指将会计档案分门别类、按序存放的工作。整理工作是会计档案管理的重要内容，是保存、利用会计档案的前提。

会计档案整理包括会计凭证的整理、会计账簿的整理、财务会计报告的整理和其他会计资料的整理。定期或每个月份终了，应将所有应归档的会计凭证收集齐全，并根据记账凭证分类整理其附件，剔除不属于会计档案范围和没有必要归档的资料，补充遗漏的必不可少的核算资料，按适当厚度分成若干本，填制凭证封面，统一编号，装订成册，并由专人负责保管。年度终了，各种账簿（包括仓库的材料、产成品或商品的明细分类账）在结转下年、建立新账后，一般都要把旧账送交总账会计集中统一整理，活页账还要按页码顺序排好加封面后装订成本。财务会计报告一般在年度终了后，由专人（一般是主管报表的人员或会计机构负责人）统一收集，将全年财务会计报告按时间顺序整理装订成册，经会计机构负责人审核、盖章后立卷归档。其他会计资料，包括年（季）度成本、利润计划、月度财务收支计划、经济活动分析报告都应视同正式会计档案进行收集整理，但这部分资料不全部移交档案部门，有的在一个相当长的时期内仍由财会部门保存，因此，应逐件进行筛选、鉴别，将需移交档案部门保存的，另行组卷装订并移交，其余的则由财会部门保存，以便随时利用。

会计档案的整理要规范化。封面、盒、袋要按统一的尺寸、规格制作，卷脊、封面的内容要按统一的项目印制、填写。

三、会计档案的分类和编号设计

（一）会计档案的分类设计

会计档案的分类，要遵循会计档案的形成规律和本身固有的特点，从本单位会计档案的实际出发，可选择以下分类方法。

（1）年度—形成分类法。即把一个年度形成的会计档案分为凭证、账簿、财务会计报告三大类，然后分别组成若干保管单元（卷）。这种方法适用于一般的企业事业单位。

（2）年度—机构分类法。即先把一个年度内形成的会计档案按机构分开，然后在机构内再按凭证、账簿、财务会计报告分别组成保管单元。这种方法一般适用于各级财政、税务、建设银行等部门和所属单位多的大型企业。

（二）会计档案的编号设计

为了实现会计档案管理规范化，有利于电算化处理，根据会计档案排列“年”（所属年度）、“类”（种类）、“限”（保管期限）三要素的多种组合方式，可以选用以下两种排列编号方法。

（1）一般的企业、单位可采用“年、限、类”的排列编号方法。即以每一年度的会计档案为一单元，将每个案卷按不同保管期限，从永久到最短的期限依次排列，然后将同一保管期限的案卷分类排列，最后以第一卷“永久”卷为1号，按顺序编制目录号，这些号码也作为案卷号。

（2）对于由于种种原因会计档案仍由财会部门保管的单位，可将当年的“永久”卷集中先过去、后现在顺序排列，用大流水方法编号，即首卷为“1”号，以后各卷按顺序编下去。其余定期保管案卷，仍以每一年度为一单元，按上述“年、限、类”方式排列编号。

四、会计档案保管、利用和销毁的设计

（一）会计档案的保管

会计档案的保管要严格执行安全和保密制度，做到会计档案完好无缺，不丢失、不破损、不霉烂、不被虫蛀，会计档案的信息不超过规定的传递的范围。

各单位每年形成的会计档案，在财务会计部门整理立卷或装订成册后，如果是当年的会计档案，在会计年度终了后，可暂由本单位财务会计部门保管一年；期满后，原则上应由财务会计部门编造清册移交本单位的档案部门保管。

各类会计档案的保管期限，根据其特点，可分为永久和定期两类。一般年度决算财务会计报告和会计档案保管、销毁清册需永久保存，其他会计资料作定期保存，定期保存期限分为3年、5年、10年、15年、25年5种。各种会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。各类会计档案所适用的保管期限为最低保管期限，各单位不得擅自变更。

（二）会计档案的利用

保存会计档案的最终目的是为了利用会计档案，因此，必须重视和加强会计档案的利用工作。各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以在指定地点提供查阅或者复制，并履行登记手续，归还时要清点。查阅或复制会计档案的人员，不得在会计档案上做任何记录、勾、画和涂改，更不能拆封或抽撤单据。

（三）会计档案的销毁

会计档案保管期满需要销毁时，应由单位档案部门会同财会部门提出销毁意见，共同鉴定，严格审查，按《会计档案管理办法》规定的报批程序审批。经批准销毁的会计档案，应按规定监销。各单位按规定销毁会计档案时，应由档案部门和财务会计部门派人监销；国家机关销毁会计档案时，应由同级财政部门、审计部门派人监销；财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派人监销。监销人员要认真负责，在销毁会计档案以前要认真清点核对，销毁时要防止泄密、丢失。销毁后，档案部门、财会部门和各有关部门的监销人员要在会计档案目录封面上签字盖章，归档保存，并将监销情况书面报告本单位负责人。