整理并保管会计资料

2016年6月30日，北京市中环电器公司出纳员刘浩将本月的资料进行整理并妥善保管。

出纳档案的保管范围

出纳档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业资料，同时也包括相关的重要单证，具体包括：

（1）会计凭证类，包括反映资金收付业务的原始凭证、记账凭证、汇总记账凭证及其他凭证。

（2）会计账簿类，包括现金日记账、银行存款日记账、其他货币资金明细账、辅助账簿及其他备查簿。

（3）财务报告类，包括月度、季度、年度的出纳报告、附注及文字说明、银行存款余额调节表，其他出纳报告。

（4）其他类。作为收付依据的合同、协议及其他文件；按规定应单独保管的主要票证单据，如作废的支票、发票存根及作废的发票、收据存根联及作废的收据、出纳盘点表和出纳考核报告。

（5）档案管理类。出纳档案移交清册、出纳档案保管清册、出纳档案销毁清册。

本单位的经费预算、财务收支计划、调资定级、财务制度、财务政策管理文件材料，纳入文书档案立卷，不纳入会计档案归档范围。

一、会计档案整理方法

（一）会计档案的整理

1．会计凭证的整理

（1）会计凭证的整理程序。

①会计凭证登记完毕后，应将记账凭证连同所附的原始凭证或者原始凭证汇总表，按照编号顺序折叠整齐，准备装订。会计凭证在装订之前，必须进行适当的整理，以便于装订。凭证按月、按记账分类和编号顺序进行整理。折叠整齐，加具凭证封面，装订成卷 （每卷厚度不超过2．5厘米）。

②会计实务中收到的原始凭证纸张往往大小不一，因此，需要按照记账凭证的大小进行折叠或粘贴。通常，对面积大于记账凭证的原始凭证采用折叠的方法，按照记账凭证的面积尺寸，将原始凭证先自右向左，再自下向上两次折叠。折叠时应注意将凭证的左上角或左侧面空出，以便于装订后的展开查阅。对于纸张面积过小的原始凭证，则采用粘贴的方法，即按一定次序和类别将原始凭证粘贴在 “单据粘贴单”上。粘贴时要注意，应尽量将同类同金额的单据粘在一起，粘贴完成后，应在粘贴单上注明原始凭证的张数和合计金额。对于纸张面积基本相同的记账凭证的原始凭证，则可以用回形针或大头针别在记账凭证后面，待装订凭证时，抽去回形针或大头针，或在填制凭证时直接将原始凭证粘在记账凭证后面。

③对于数量过多的原始凭证，如领料单、发放表等，可以单独装订保管，但应在封面上注明原始凭证的张数、金额，所属记账凭证的日期、编号、种类。封面应一式两份，一份作为原始凭证装订成册的封面，封面上注明 “附件”字样；另一份附在记账凭证的后面，同时在记账凭证上注明 “附件另订”，以备查考。

（2）会计凭证的装订。

①整理记账凭证，摘掉凭证上的大头针等，并将记账凭证按编号顺序码放。

②将记账凭证汇总表、银行存款余额调节表放在最前面，并放上封面、封底。会计凭证封面如表5－1－1所示。

③在码放整齐的记账凭证左上角放一张8×8厘米大小的包角纸。包角纸要厚一点，其左边和上边与记账凭证取齐。

④过包角纸上沿距左边5厘米处和左沿距上边4厘米处包角纸上画一条直线，并用两点将此直线等分，再分别在等分直线的两点处将包角纸和记账凭证打上两个装订。

⑤用绳沿虚线方向穿绕扎紧 （结扎在背面）。

⑥从正面折叠包角纸粘贴，并将划斜线部分剪掉。

⑦将包角纸向后折叠粘贴。

⑧将装订线印章盖于骑缝处，并注明年、月、日和册数的编号。

表5－1－1 会计凭证封面

二、会计档案的装盒

（1）凭证。用凭证盒装，每盒装一卷。凭证盒背脊设置有全宗号、目录号、年度、月份、案卷号、保管期限等项目，均采用阿拉伯数字填写。

（2）会计账簿整理。按照账簿种类整理立卷。具体方法是：

①订本账在原装订本正面贴上“会计账簿封面”，如图5－1－1所示；

图5－1－1 会计账簿封面

②活页或卡片账页，先去掉空白页，并依次编定页号，再装订并贴上 “会计账簿封面”。

③账页较少，可先将保管期限相同的几种账簿依次排列，并统编页号，再用卷内目录写明每种账的名称、页号，最后装订并贴上 “会计账簿封面”。

④封面项目及填写要求：

封面设置单位名称、题名、保管期限、年度、案卷号。单位名称填写全称或规范简称，如：北京市教委；

题名按组卷不同，分别填写：现金出纳账、银行存款账、总账、明细账、日记账；保管期限填写30年；

年度和案卷号均填写阿拉伯数字。

（3）财务报告的整理。对财务报告的整理，应分不同保管期限，分别立卷。其步骤为：

①按文书立卷的方法填写卷内目录，写明每种财务报告的名称、页号，并按要求填写备考表。

②装订。装订的顺序为：卷内目录→卷内文件→备考表。

③加制财务报告封面，如图5－1－2所示。封面设置单位名称、题名、保管期限、年度、案卷号、件数、页数等项目。

单位名称填写全称或规范简称；

题名填写财务决算或会计月、季报表；

保管期限填写永久或10年；

年度、案卷号、件数、页数均用阿拉伯数字填写。

（4）会计其他类的整理：类似财务报告的整理 （略）。

（5）账簿、财务报告、其他类。用会计档案盒 （见附件）装，每盒装一卷。档案盒正面第一栏空白处填写单位名称。正面、背脊均设置全宗号、目录号、类别、年度、案卷号、保管期限。

图5－1－2 财务报告封面

①全宗号、目录号采用阿拉伯数字填写；

② “类别”栏分别填写 “账簿”“财务报告”“其他类”，背脊处的书写位置较窄，可写小点，要与 “类别”二字一样横写，不能竖排；

③年度、案卷号、保管期限与各自封面填在会计档案盒正面。填写实例如图5－1－3、图5－1－4所示。

图5－1－3 会计档案盒正面

图5－1－4 档案盒背脊

三、会计档案的编号、编目

一个单位的会计档案分三个部分排列，编三个通号。永久的财务报告、会计凭证从单位成立起多年编通号。保管期限30年的会计账簿、保管期限10年的报表，原则上从1999年起合并排列，并从 “1”开始多年编通号；档案一直没有整理的，可从单位成立年度起依该办法进行编号。每一部分编制一本案卷目录，给定一个目录号。一本目录内的案卷号最多不超过三位数，凡超过三位数，重新从 “1”开始编。对排列就绪的每一部分档案，依次编定案卷号。永久保管的案卷编制一式三份案卷目录，定期保管的案卷编制一式两份案卷目录，如表5－1－2所示。

表5－1－2 会计档案案卷目录（凭证）

四、会计档案的保管

装订成册的会计凭证要按年份月顺序排列，并指定专人保管，但出纳不得兼管会计档案。年度终了后，可暂由财会部门保管一年，期满后编造清册移交本单位的档案部门保管。查阅会计凭证应办理查阅手续，经本单位有关领导批准。调阅时，应填写 “会计档案调阅表”，详细填写调阅会计凭证的名称，调阅日期、调阅人姓名、调阅理由、调阅批准人。原始凭证不得外借，其他单位如因特殊原因需要使用原始凭证时，经本单位会计机构负责人、会计主管人员批准，可以复制，避免抽出原凭证。向外单位提供的原始凭证复制件，应当专设登记簿登记，说明所复制的会计凭证名称、张数，并由提供人员和收取人员共同签名或者盖章。

会计档案保管期限一览表，如表5－1－3所示。

表5－1－3 会计档案保管期限一览表

续表

五、会计档案的鉴定

对保管期满的会计档案，档案部门应及时会同财会部门，根据会计档案保管期限的规定和会计档案的实际价值，对保管期满的会计档案的保管期限进行重新认定。鉴定会计档案采取直接鉴定法，即逐卷 （册）、逐件、逐页鉴定。对保管期满应予销毁的会计档案，由档案部门和财会部门进行终审鉴定，提出鉴定销毁意见，双方都认为确无保存价值的，才能作出销毁结论，认定意见不一致时，应当暂缓销毁。

对其中尚未了结的债权债务，以及对历史遗留问题有重要参考价值的原始凭证，如工资花名册，干部、职工离 （退）休、退职方面的有关凭据，涉及土地征用、房屋维修、固定资产等财产买卖单据，涉外事务和对私改造的凭证，罚没赃款、赃物，产权赔偿和重大经济案的原始凭证，均应抽出，另行立卷，由档案部门保管到确无继续保存必要时，再予以销毁。

单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案的管理：属国有制单位的，由终止单位按规范整理后交同级档案馆管理；其他单位，交业务主管部门或财产所有者代管；无业务主管部门或业务主管部门、财产所有者不便代管的，交有关档案馆代管。