凭证的装订和整理

凭证的装订和整理是出纳最基本的日常工作内容，凭证是统计公司或企业一段时间内财政状况的重要资料，因此对凭证的装订和整理工作决不能草率。

凭证装订机是一种办公设备，是财务部门工作的必备工具，用于保存企事业单位的财务凭证和各种单据。经过装订机装封后的凭证单据外形美观，方便出纳查阅和整理，同时不容易丢失，和过去手工装订缝线相比，它大大缩短了工作时间，提高了实际工作效率。

Easy-going

装订机的装订规格一般指最大打孔宽度乘以打孔面积，其计量单位通常用毫米表示。

凭证装订机的工作原理是通过电动机械方式在凭证单据固定位置打孔，然后通过专用的装订材料将全部凭证装订成册。由于它高效便捷、操作简单，因此，它不仅仅是出纳工作的必备工具，也广泛应用于金融机构、机关企事业单位的其他文档资料的整理。

有些单位财务部门的业务量很大，尤其是银行或金融机构，一个月的凭证可能有几千甚至上万张，装订起来有几十册，对这样的部门来说，装订机就大大发挥了其效用。

首先，出纳在进行装订工作之前，最好先整理一下手里的单据，将其分类，然后根据凭证的数量设计一下，看看将其订成几册为好。

装订成册时一般遵循两个原则：每册薄厚程度尽量一致，基本保持在1.5～2.0厘米为最佳；最好将同类型业务的凭证装订在一起，方便最后的核算工作。

在正式装订之前，还要准备好凭证的封面和封底，封面和封底都应采用较为不易损坏的材质，如牛皮纸等。记账凭证封面要标清单位名称、凭证种类、凭证的起止日期，本札凭证的册数和张数，以及经办人员的签章等项目。

做好了所有准备工作，就可以操作装订机将分摊均匀的凭证装订成册了。在此，出纳人员要切记操作装订机之前一定要仔细阅读使用说明书，明确其注意事项，不能疏忽大意。

常见的装订方法有左边装订线处装订法，左上角包角装订法和夹塞法。左上角包角装订法相对另外两种外形美观，但操作麻烦，比较考验出纳的耐心和耐力。

夹塞法即在左边装订处夹塞。可用记账凭证边角料做塞，也可用牛皮纸或纸箱手工折叠制作成塞，这个可以根据出纳的个人爱好和熟练程度来自行决定，并没有特定的要求。

小故事

装订的错误

小张是公司新招聘来的出纳，凭借之前有过几年的出纳工作经验，他工作起来有条不紊，并很快得到了部门领导的肯定。一天领导甚至私下表扬了他，并告诉他可能他会提前转正。可没过几天小张却被人力资源部门告知由于实用期不合格他将不被继续录用。原来小张凭借自己是电子产品“发烧友”，在对公司使用的装订机不熟悉的情况下，错误地操作装订机，不仅导致装订机损坏，还将所有的月末凭证毁坏作废，并给整个财务部门的工作带来了巨大的麻烦。

会计档案的装订也是凭证装订的一部分，其装订内容主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表及其他文字资料。会计装订一般每月进行一次，装订好后按照时间顺序妥善保管归档。

装订线要放在凭证封皮的里面，尽可能缩小其所占部位，便于对凭证附件的查阅；

凭证封面最好选用牛皮纸，规格要稍大于所附记账凭证；

装订凭证厚度保持在1.5～2厘米，这样做是为了确保装订牢固，外形美观；

每册封面上填写好起止日期、每册页数，要有会计人员和装订人员的盖章签字；

在封面上编好卷号按照顺序入柜存档；

各种会计账簿年度结账后，除跨年使用的账簿外，其他账簿也应按照会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、会计账簿装订封底的顺序进行装订。

会计报表也要在编制完成并报送后，及时装订成册，以防止丢失，给日后工作带来不便。小企业会计业务量小，凭证张数不多，可按季度装订成册。

会计报表装订顺序为：会计报表封面、会计报表编制说明、各种会计报表按会计报表的编号顺序排列、会计报表的封底。