更换与保管

第五节　账簿的启用、更换与保管

一、账簿启用规则

账簿是重要的会计档案。为了确保账簿记录的合规和完整，明确记账责任，在启用账簿时，应遵循以下规则：

1.启用账簿时，应在账簿封面上填写单位名称和账簿名称，并逐项登记账簿扉页上启用表和账户目录内容；

2.启用订本式账，应当按账户顺序编订的页码使用，不得跳页、缺号；

3.使用活页式账页，应按账页顺序编号，并须定期装订成册。有些账户使用页数启用时难以预计，可先使用铅笔编号，年度终了再按实际使用的账页顺序编定页码，另加目录，说明每个账户的名称和页次。

二、账簿的更换与保管

为了清晰地反映各个会计年度的财务状况和经营成果，每个会计年度开始时，一般都要启用新账，并把上年度的会计账簿归档保管。

现金日记账、银行存款日记账、总分类账及明细分类账都要每年更换新账，但固定资产明细账或固定资产卡片可以继续使用，不必每年更换新账。

各种需要更换的账簿，在进行年终结账时，各账户的年末余额都要直接登入新账的有关账户中。因会计制度改变而需要变更账户名称及其核算内容的，应在上年度结账时，编制余额调整分录，按本会计年度的账户名称、核算内容，将上年度有关账户的余额进行合并或分解，调整出新账中应列示的余额，然后再过渡到新账中的各有关账户；或者在上年度结账后，通过编制余额调整工作底稿的方式将上年度有关账户余额分解、归并为本年度有关账户的余额，然后开设本年度新账，并将余额记入有关账户。上年末编制的余额调整分录，应与上年度会计凭证一并归档保管；编制的余额调整工作底稿应与上年度的账簿一并归档保管。过入新账的有关账户余额直接抄录即可，无需再编制过入新账的会计分录。

年度终了，各种账户在结转下年、建立新账后，一般都要把旧账送交总账会计集中统一管理。会计账簿暂由本单位财务会计部门保管一年，期满后，由财务会计部门编造清册交本单位的档案部门保管，形成单位的会计档案。未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。需要注意的是，出纳员不得兼管会计档案。移交本单位的档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。

课后扩展训练

一、复习思考题

1.设置和登记会计账簿的意义是什么？

2.会计账簿分为哪几种？包括哪些内容？

3.账簿登记的基本要求有哪些？

4.简述三栏式现金日记账的格式和登记方法。

5.简述总分类账和明细分类账的关系。

6.总分类账和明细分类账为什么要进行平行登记，登记时应注意什么问题？

7.简述数量金额式明细分类账的登记方法。

8.对账的意义是什么？包括哪些内容？

9.简述结账的具体方法。

10.错账的三种更正方法分别适用于什么情况？

二、单项选择题

1.能够总括反映单位某一类经济业务增减变动的会计账簿是（　）。

A.总分类账　　　B.两栏式账　　　C.备查账　　　D.序时账

2.日记账的最大特点是（　）。

A.按现金和银行存款分别设置账户

B.可以提供现金和银行存款的每日发生额

C.可以提供现金和银行存款的每日静态、动态资料

D.逐日逐笔顺序登记并随时结出当日余额

3.下列明细账分类账中，（　）可以采用多栏式格式的会计账簿。

A.应付账款　　　B.待摊费用　　　C.库存商品　　　D.管理费用

4.下列项目中，（　）是连接会计凭证和会计报表的中间环节。

A.复式记账　　　　　　B.设置会计科目和账户

C.设置和登记账簿　　　D.编制会计分录

5.会计账簿按（　）分类，可分为序时账、分类账、备查账。

A.用途　　　B.性质　　　C.格式　　　D.外形

三、多项选择题

1.可以采用数量金额式账簿格式登记的是（　）。

A.银行存款日记账　　　　　　B.应收帐款明细分类账

C.库存商品明细分类账　　　　D.原材料明细分类账

2.可以采用三栏式格式的会计账簿登记的是（　）。

A.应收账款明细分类账　　　B.长期借款明细分类账

C.应收资本明细分类账　　　D.财务费用明细分类账

3.总分类账与明细分类账平行登记的要点是（　）。

A.依据相同　　　B.期间相同　　　C.金额相等　　　D.方向相同

4.对账的主要内容包括（　）

A.账实核对　　　B.账证核对　　　C.账账核对　　　D.表表核对

5．在会计账簿登记中，（　）情况下可以用红墨水记帐。

A.更正会计科目和金额同时错误的记账凭证

B.登记减少数

C.未设计余额方向的账簿，在余额栏内登记相反方向数额

D.更正会计科目正确但金额多记的记账凭证

四、判断题

1.总分类账必须采用订本式的三栏式账户。（　）

2.现金日记和银行存款日记账必须采用订本式账簿。（　）

3.现金日记账的借方都是根据收款凭证登记，贷方是根据付款凭证登记的。（　）

4.对于从银行提取现金的业务，只需填制银行存款付款凭证，不填制现金收款凭证。（　）

5.总分类账可以直接根据各种记账凭证逐笔登记，也可以编制汇总记账凭证或科目汇总表，再据以登记。（　）

6.账证核对是指各种账簿记录与相关的记账凭证和原始凭证的核对。（　）

7.现金日记账的账面余额应每天与实际现金库存核对，借条可计入实际库存现金数额之内。（　）

8.年末结账如有余额，则在新账簿中的第一行摘要栏内注明“上年结转”字样。（　）

9.账簿记录发生的错误不严重时，可以采取涂改、挖补、刮搽或者用药水消除字迹的方法更正错误。（　）

五、实务练习题

【习题一】

目的：练习总账与明细账的平行登记。

资料一：某公司2009年5月1日“原材料”总账科目的月初余额为120880元，其明细账的余额为“甲材料”金额78400元，数量28吨，单价2800元；“乙材料”金额36000元，数量18吨，单价2000元；“丙材料”金额6480元，数量180千克，单价36元。

资料二：5月份又发生下列材料收发业务：

（1）6日，记账凭证付字5号，验收入库甲材料10吨，单价2800元；乙材料10吨，单价2000元。

（2）11日，记账凭证转字9号，车间生产产品领用甲材料20吨，乙材料15吨。

（3）15日，记账凭证转字19号，验收入库甲材料30吨，单价2800元；乙材料10吨，单价2000元。

（4）20日，记账凭证转字24号，生产产品领用甲材料25吨，乙材料15吨。

（5）26日，记账凭证转字28号，车间一般消耗领用甲材料5吨，丙材料100千克。

要求：1.根据上述资料编制会计凭证，登记“原材料”账户的总分类账和明细分类账。

2.要求自己动手设计账页，以便锻炼基本功并加深对账簿格式的认识。

【习题二】

目的：练习错账的更正，掌握错账更正的几种方法。

资料：某单位本月车间领用产品生产材料3000元。

1.会计人员在编制记账凭证时出错，将金额误写为300元，并已记账；

2.假若编制的记账凭证金额误写为30000元，并已记账；

3.假若编制记账凭证时借方科目误写为“制造费用”，并已记账。

要求：按错账更正方法，对上述三种情况进行错账更正。