人事档案的收集

8.1　人事档案的收集

8.1.1　人事档案收集的概念与地位

所谓人事档案收集工作，就是指人事档案管理部门通过各种渠道，将分散在有关部门所管人员已经形成的符合归档范围的人事档案材料收集起来，汇集成人事档案案卷的工作。

人事档案收集是人事档案部门取得和积累档案的一种手段，在人事档案工作中具有重要的地位与作用。

(1)它是人事档案工作的基础

人事档案收集工作可以提供实际的管理对象，只有将人事档案材料完整齐全地收集起来，才能为科学地整理和鉴选等各项业务工作的开展准备了物质条件，打下坚实的基础。如果没有收集工作，人事档案工作将成为无源之水、无米之炊;如果收集工作不扎实，收集到的档案材料残缺不全，或者只收集到一些零散杂乱、价值不大的人事档案材料，人事档案整理和鉴别将会遇到无法克服的困难。可以说，收集工作的质量，制约着各项业务工作的开展和管理水平的提高。

(2)它是实现人事档案集中统一管理的基本途径

由于人事档案来源的分散性和形成的零星性，而使用档案又要求相对集中，特别是一个人的材料必须集中一处，不应分散在不同地方，其分散性与集中使用就成为人事档案工作的矛盾之一，必须通过收集来解决这个矛盾。所以说，它是实现人事档案集中统一管理的基本途径。

(3)它是人事档案发挥作用的前提

人事档案材料收集得齐全完整、内容充实，能全面真实地反映一个人的历史与现实全貌，做到“档如其人”、“档即其人”，才能使其发挥应有的作用，才能帮助组织人事部门更好地了解人和正确地使用人，才能使贤者在职、能者在位;否则会产生“无档可查”或“查了不能解决问题”的现象，影响对人才的正确评价与使用，甚至导致错用人或埋没人。

8.1.2　人事档案材料的收集范围

人事档案材料的收集必须有明确的范围。每个人在社会实践活动中形成的材料是多方面的，有的属于文书档案范围，有的属于专业档案范围，有的属于人事档案范围。根据各类档案的特点与属性，准确划分各自的收集范围，可以避免错收、漏收，是做好收集工作的先决条件。根据干部人事档案材料收集归档规定的精神，主要涉及以下范围。

(1)从内容上来看

从内容上看，各类人事档案需要收集的基本材料包括:

①履历、自传或鉴定材料:各种履历表、登记表、本人或组织写的个人经历材料、本人写的自传以及各种鉴定表;

②政审材料:审查结论、复审结论、甄别平反结论或决定、通知、批复、组织批注意见、带结论性的调查报告、证明材料、本人交代和本人对组织结论签署的意见和对有关问题的主要申诉材料;

③纪检案件材料:处分决定、批复、通知、调查报告、复查、甄别、平反决定、本人决定、本人检讨、申诉、本人对处分决定签署的意见的复制件或打印件;

④职务任免、调级、出国人员审查材料、任免呈报表、调动登记表、调级审批表、出国人员审查表;

⑤入党入团材料:入党志愿书、入团志愿书、入党申请书、入团申请书(包括自传材料)、转正申请书、入党入团时组织上关于其本人历史和表现以及家庭主要成员、社会关系情况的调查材料;

⑥司法案件材料:判决书复制件及撤销判决的通知书;

⑦晋升技术职称、学位、学衔审批表以及工资、待遇、业务考绩资料:晋升技术职称、学位、学衔审批表、技术人员登记表、考试成绩表、业务自传、技术业务的个人小结以及组织评定意见、创造发明和技术革新的评价材料、考核登记表、重要论文篇目和著作书目;

⑧奖励材料:授予先进模范称号的决定、通知、批复、授勋审批表、事迹材料;

⑨考核及考察材料:组织正式的考核、考察材料、考核登记表;

⑩招聘、录用、调动、任免、转业、退(离)休、辞职(退)材料:这些活动中形成的各种表格，退休、离休审批表和有关工龄、参加革命工作时间的调查审批材料，本人申请材料。

此外，还有其他材料，包括出国(境)材料、各种代表会议代表登记表等材料、毕业生体检表、新录用人员体检表、个人写的思想、工作、学习总结、检查、近期的体检表、残疾登记表、死亡报告表、悼词等。

(2)从载体形式上来看

随着多种载体的共存互补，人事档案载体类型越来越多。从现有的载体看，主要包括:

①纸质人事档案载体，即以纸张为载体记录个人信息的档案，这是目前各级各类人事档案管理机构收集和整理的主体。

②非纸质人事档案载体，包括记录人事档案或者人事档案信息的光盘(光盘塔)、磁盘、数据磁带等。这类载体主要记录如下两种类型的人事档案:

电子人事文件(档案)，即以数字形式记录个人信息的档案。我国人事管理工作信息化的发展以及相关的人事管理信息系统建立之后，生成了不少的电子文件材料，这些材料的数量越来越大。同时，原有移交纸质人事档案也在向移交纸质档案和电子文件的“双轨制”形式过渡，由此，人事档案管理工作必须对电子文件材料进行收集。电子文件的产生和运动规律有其特殊性，其生成归档、保存和维护等一系列活动，与纸质档案有较大的差别，因而必须在新的管理理论指导下做好其收集工作，尤其是应根据《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894—2002)及相关法规的规定，进行合理有效的管理。

声像人事档案，即以声音、形象形式等记录个人信息的档案，具有形意结合、形象逼真，能观其行、闻其声、知其情的特点，既能弥补纸质档案材料上静态了解人才的传统方式的不足，又对更直观、更动态、更全面地了解人才起到一定的作用。

8.1.3　人事档案材料的收集来源

人事档案部门管理的人事档案材料不是自己产生的，也不是档案人员编写的，是人事档案管理部门通过各种渠道收集、积累而成。人事档案材料的收集来源，从产生活动看，主要是学历教育、招聘、录用、任免、调动、转业、考察考核、专业技术职务评聘、党和群众团体组织建设、干部审查、奖惩、工资变动、出国(境)、人员流动、离退休等活动中形成的人事档案材料;从其来源看，有个人形成的，也有组织上形成的;从材料形成过程来看，既有在现实工作中由组织和个人自然形成的，也有组织上为了解个人专门情况而专门布置填写的。弄清人事档案材料的收集来源，是做好收集工作的前提条件。只有掌握了从哪里收集，收集哪些方面的内容，才能在收集工作中心中有数，抓住重点。具体来讲，人事材料的收集来源主要有两大方面:

(1)单位形成的人事档案材料

①组织、人事、劳动部门。这是形成人事档案材料的主要渠道，由其性质和档案内容决定。组织部门的主要职责之一就是贯彻执行党的干部路线与干部政策，搞好干部管理与培训，合理调整和使用干部，加强领导班子建设和干部队伍建设。人事部门是各级政府和企、事业单位综合管理干部的职能机构，承担人事工作的计划管理、工作人员的考试录用、教育培训、任免调动、工资福利、专业技术职称评聘、离休退休、军转安置、奖励惩戒、考察考核等工作任务。劳动部门是政府综合管理企业劳动工作的职能部门，承担企业劳力管理、工人录用聘用、调配培训、劳动工资、劳动安全、劳动保险和福利、劳动政策的贯彻执行和调查研究等。通过组织、人事、劳动部门收集个人的履历表、简历表、自传材料、考核考绩材料、政审材料、鉴定材料、培训、工资升级、出国、晋升技术职称、调动、任免、离休、退休等方面的材料。各单位组织、人事与劳动部门具体承担本部门或本单位在上述工作活动中形成的人事档案材料。

②党、团组织和政府机关。收集个人的入党志愿书、入团志愿书、入党申请书、入团申请书(包括自传材料)，转正申请书以及入党入团时组织上关于其本人历史和表现以及家庭主要成员、社会关系情况的调查材料;入党、入团、党内外表彰等方面的材料以及统一布置填写的各种履历表、自我鉴定、登记表等材料。

③纪检、监察、公安、检察院、法院、司法部门。收集个人违犯党纪国法而形成的党内、外处分，取消处分，甄别复查平反决定，判决书复制件及撤销判决的通知书;个人检查以及判决书等方面的材料。

④人大常委、政协等有关部门。收集人大代表登记表、政协代表登记表等情况。

⑤科技、业务部门。收集反映个人业务能力、技术发明、技术职务评定和技术成果评定的材料，包括评聘专业技术职务(职称)的申报表、评审表、审批表，晋升技术职称、学位、学衔审批表，技术人员登记表，考试成绩表，业务自传，技术业务的个人小结以及组织评定意见，创造发明和技术革新的评价材料，考核登记表，重要论文篇目和著作书目等材料。

⑥教育、培训机构。收集个人在校学习时形成的学历、学位、学衔、学习成绩、鉴定、奖励、处分等方面的材料。我国从高中生、中专生、技校学生就开始建立人事档案。大学、党校、技术学院、成人教育、自学考试、培训院校都会形成人事档案，主要包括学生登记表、考生登记表、毕业生登记表、授予学位的材料、培训结业登记表、培训证明等。

⑦部队有关部门和民政部门。收集地方干部兼任部队职务方面的审批材料，复员和转业军人的档案材料。

⑧审计部门(或行政管理部门)。收集干部个人任期经济责任审计报告或审计意见等材料。

⑨统战部门。收集干部参加民主党派的有关材料。

⑩卫生部门。收集健康检查和处理工伤事故中形成的有关材料。

此外，还可以通过各种代表大会，收集代表登记表、委员登记表等材料。通过老干部管理部门，收集一些有保存价值的材料。通过个人原工作单位，收集有关文件明确规定的应该归入个人人事档案的材料。

(2)个人形成的人事档案材料

主要指人事档案相对人个人形成的档案。由于个人形成者的主体不同，材料内容也有差别。干部档案中，相对人形成的人事档案材料有:自传及属于自传性质的材料、干部履历表、干部登记表、自我鉴定表、干部述职登记表、体格检查表、干部的创造发明、科研成果、著作和论文的目录、入党入团申请书、党员团员登记表等。工人档案中，相对人自己形成的人事档案材料有:求职履历材料、招工登记表、体格检查表、职工岗位培训登记表、工会会员登记表、入党入团申请书、党员团员登记表等。学生档案中，相对人自己形成的人事档案材料有:学生登记表、毕业生登记表、学习鉴定表、体格检查表、学历(学位)审批表、入党入团申请书、党员团员登记表等。

在相对人形成的人事档案材料中，从形成的程序来看，有直接形成和组织审核认可或签署意见才最终形成的区别。相对人直接形成的材料，一般只要符合完整齐全、规范真实、文字清楚、对象明确等归档要求即可归入人事档案。

8.1.4　收集人事档案材料的要求与方法

(1)收集人事档案材料的要求

①保质保量。人事档案材料的归档范围，要有利于反映人的信息，要有利于领导的选才。

②客观公正。人事档案材料收集过程中必须以客观真实、变化发展、全面的思想为指导，符合事实、公正客观、准确无误，以达到信息的真正价值。

③主动及时。档案管理人员要明确自己的职责，主动联系，全面地、及时地收集人员的德、能、勤、绩等各方面现实表现的材料，鉴定、清理、充实档案的内容。归档时，注意到材料的准确性、可靠性和典型性。并将新的变化随时记入卡片，为查阅提供迅速、方便的服务，起到“开发人才的参谋部”作用。

④安全保密。人事档案材料收集过程中，要注意人事档案材料物质安全和信息内容安全，不丢失损坏，不失密泄密。人事档案材料丢失后很难补救，会造成相对人或某一事件上档案材料的空白，档案发挥作用会受到影响。人事档案信息内容泄密，既违反保守国家机密的原则，又可能侵犯个人的隐私权，对组织和相对人造成不应有的损害。

(2)收集人事档案材料的方法

①针对性收集。掌握人事档案材料形成的源流和规律，把握收集工作的主动权，有针对性地收集有价值的人事档案材料。

②跟踪性收集。跟踪每一个干部或人才的活动及变化情况进行收集。

③经常性收集。人事档案的收集工作不是一劳永逸的，也不是突击性的活动，而是贯穿于人事档案工作始终的一项经常性的工作。应了解人事档案材料的形成时间与范围，指导形成单位与个人注重平时的经常性收集，始终保持收集渠道的畅通，促使他们主动做好人事档案材料的积累和归档工作。

④集中性收集。一是以时间为界限，实行按月、季、年终为集中收集时间。二是根据各个时期组织、人事部门的中心工作，及时有效地集中收集人事档案材料，例如，党代会、人代会、政协会议换届、调整领导班子、考核干部、工作调整等活动结束时，就是集中收集人事档案的最佳时机。

⑤内部收集。对本单位组织、人事、劳动工作中形成的人事档案材料的收集。

⑥外部收集。对外单位形成的人事档案材料的收集。主要通过设置联络员、召开联席会议等方式收集。上述方法一般需要结合使用。例如，针对性与跟踪性相结合、经常性与集中性相结合、内部收集与外部收集相结合。

尤其需要提出的是，随着信息技术的普遍使用，利用网络收集电子人事档案和人事档案信息已经成为人事档案管理一个需要关注的方面。这不仅可以节约大量的人力，而且有助于人事档案信息的整理和提供利用。

8.1.5　人事档案的收集制度

人事档案材料的收集，是一项贯彻始终的经常性工作，不能单纯依靠突击工作，应当建立起必要的收集工作制度。主要包括:

(1)归档(移交)制度

归档制度，是关于将办理完毕的人事档案材料归档移交到人事档案机构或档案专管人员保存的规定。其内容包括归档范围、归档时间、归档要求。归档范围与要求在前面已经讲过，这里主要讲归档时间。根据《干部人事档案材料收集归档规定》的精神，归档时间规定为:形成干部人事档案材料的部门，在形成材料的一个月内，按要求将材料送交主管干部人事档案的部门归档。各单位与部门在日常工作活动中形成的，属于人事档案管辖范围的材料，都应当及时地移交给人事档案部门，以使人事档案能够及时地、源源不断地得到补充。例如，对各级单位的党、团组织、人事与业务部门，应当本着档案工作中分工管理的精神，对现已保管的档案进行检查，发现属于人事档案范围的文件材料，应及时移交给人事档案部门;对于各单位的保卫部门，应当在员工的政治问题得到妥善解决之后，将结论、决定及相关重要材料送交人事档案部门归档;纪律检查和行政监察部门应当将有关人员的奖惩决定及重要材料送人事档案一份以备案。

(2)转递制度

主要指对于调动工作离开原单位人员档案转到新单位的规定。原单位的人事档案部门，应及时将本单位调入其他单位工作人员的人事档案材料，转递至新单位的人事档案部门，以防丢失和散乱。

(3)清理制度

人事档案部门根据所管档案的情况，定期对人事档案进行清理核对，将所缺材料逐一登记下来，有计划、有步骤地进行收集。

(4)催要制度

人事档案部门在日常工作中不能坐等有关部门主动送材料，也不能送多少就收多少，应当经常与有关单位进行联系，主动催促并索要应当归档的人事档案材料。如果有关单位迟迟不交，人事档案部门应当及时发函、打电话或者派人登门索要，一定要注意做到口勤、脚勤、手勤，以防漏下某些材料。

(5)及时登记制度

为了避免在收集工作中人事档案材料的遗失和散落，人事档案部门一定要做好档案材料的收集登记制度。就目前情况看，主要存在两种登记制度:一种为收文登记，即将收到的材料在收文登记簿上逐份登记;二是移交清单，由送交单位填写，作为转送或接收的底账，以便检查核对。

(6)检查制度

根据所管辖人事档案的数量状况，人事档案管理部门应在每季度、半年或一年对人事档案进行一次检查核对，将那些不符合归档要求的材料，立即退回形成机关或部门重新制作或补办手续;剔出不属人事档案归档范围的材料退回原单位处理。另外，根据人事档案之间的有机联系，如果发现缺少的材料，应当填写补充材料登记表，以便补齐收全。

(7)随时补充材料制度

组织、人事及劳资部门为了了解员工各方面的情况，及时补充人事档案的内容，应当根据工作需要和档案材料的短缺情况，不定期地统一布置填写履历表、登记表、自我鉴定、体检表等，以便随时补充人事档案材料，使组织上能比较完整地掌握一个人的情况。在利用信息系统时候，需要将收集到的材料及时补充到系统中，及时更新系统信息，或者一旦系统收到重要的人事档案时，也需要将该电子档案制成纸质硬拷贝保存。这是一个双向的过程，其根本目的是在当前的“双套制”下，系统的信息管理与实体档案管理基本保持同步。

8.1.6　人事档案材料收集与补充的重点

目前新形势下的人事工作需要的是人事档案内容新颖、能够全面地反映个人的现实状况，尤其需要反映业务水平、技术专长、兴趣、工作业绩以及个人气质等方面的材料，而当前的人事档案收集工作恰恰不能满足这种需求。要改变这种状况，人事档案部门应当确定当前收集工作的重点，例如应重点收集反映业务水平和技术专长、发明创造、科研成果的鉴定、评价、论著目录等材料，反映重大贡献或成就、工作成绩的考察和考核等材料，反映学历和专业培训的材料，反映“文革”中表现的结论性材料，出国、任免、调动等方面情况的材料等，都应算作收集的重点。在业绩方面，除了现在已归档的外语水平、科技成果，评审职称形成的业务自传材料，还可建立现实表现专册。专册包括专业人员每年的自我小结和组织上的全面考核，包括工作实绩、科技开发、思想修养等，这样便于在选拔优秀人才时，也注重工作业绩的考核，对人具有现实性的了解。兴趣爱好体现了人的知识的广度和深度。将兴趣融入工作中，可以充分发挥自己的能量。组织部门注意观察和记录人的兴趣爱好，可以全面地考察、认识干部，用人之所长。同时，人与人之间气质的合理配置对事业的发展也有较大影响。现代科学研究认为，人的气质有不同的类别，而不同的岗位需要具有不同气质的人员。了解人的气质有利于人才合理配置。当然，这项工作的收集要有个逐步形成的过程，经过一段时间的接触，多方摸底，才能了解人的气质特点。