档案的收集

档案收集的实施包括两个层面，一是档案室的收集；二是档案馆的收集。

（一）档案室的收集

1. 档案室收集档案的工作依据

档案室开展档案收集主要指一个单位形成的各类文件材料向档案室归档的过程，因此，档案室收集档案的工作依据即本单位制定的归档制度。

2. 档案室收集档案的程序

主要程序包括：组织编制或修订文件材料归档范围、文书档案保管期限表和归档类目表，制定本年度归档工作计划并组织实施本单位文件材料归档工作，指导各部门、处室兼职档案人员立卷（组件）、整理，检查各部门、处室拟归档案卷（文件）质量，办理归档手续等，见图10-1。

（1）组织修订或编制文件材料归档范围、文书档案保管期限表和当年归档类目表

（已在前介绍，此略。）

（2）制定本年度归档工作计划并组织实施

年度归档工作计划包括明确年度归档工作的责任、要求、归档时间、归档手续等。

图10-1　档案室收集档案的一般程序

对一些责任有交叉的事项应当着重明确。例如，与其他单位联合印发的文件材料，由主办部门负责收集归档，其中，本单位主办的（文号为本单位的），形成的全部文件材料必须收集原件；本单位协办的（文号为其他单位的），发文会签单可收集复印件，正式印稿须为原件；联合开展工作形成的文件材料，由主办部门负责收集归档，也可由最后办理部门负责收集归档；行政审批文件材料，可由主办业务部门收集归档，也可由负责行政审批的部门收集归档；重大活动成立临时机构的，形成的文件材料由临时机构指定专人收集归档；重大科研项目、重大建设项目文件材料由课题组、基建部门指定专人收集归档。

部门、处室较多的，档案室应当科学、合理地排出归档时间表。例如，综合部门、重点业务部门归档时间可适当排在前面，一般性、事务性部门排在后面；或者文件材料数量较少的部门排在前面，数量多的部门排在后面。

归档工作方案制定完成后，档案室应当在各部门、处室负责人会议上布置当年归档工作任务并发放书面通知，明确归档工作要求。年度归档工作完成后，档案室应当通过适当方式，通报各部门、处室的归档案卷（文件）质量、归档时间等情况，并作为各部门、处室年终考核内容之一。

（3）指导兼职档案人员开展文件材料收集、整理工作

各部门、处室的兼职档案人员往往由新进单位人员担任，经常轮换，造成文件材料收集、整理质量不稳定。因此，档案室应当每年对各部门、处室兼职档案人员开展业务培训，明确文件材料收集、整理要求，确保每位兼职档案人员掌握基本业务操作；对新进兼职档案人员，可要求其先行整理若干卷（件）文件材料，符合要求后再全面整理，避免整理完毕后大量返工；对文件材料收集、整理有困难的兼职档案新人，档案室应当派人一对一指导。

（4）检查拟归档案卷（文件）质量

年度归档期限临近时，档案室应当到各部门、处室办公场所查看文件材料收集、整理情况，对有质量问题的案卷（文件）提出整改要求。检查时重点关注归档案卷（文件）的齐全性、完整性、系统性和规范性。

齐全性主要检查： 归档文件材料是否与归档类目表列出的文件材料相符，有没有漏归、少归的文件，除了纸质材料，其他载体形式的材料是否一并收集归档。

完整性主要检查： 每份文件是否完整，发文应包括正式印稿、签发单、签发稿、有领导修改痕迹的修改稿；收文应包括办文单、来文；正文与附件是否完整，转发文和被转发文是否完整；有没有缺页；页面是否完整，有没有破损现象，如破损应当进行复制并与原破损件一并归档。

系统性主要检查： 卷内文件排列是否正确，一般按照结论性材料在前，依据性、过程性材料在后；批复在前，请示在后；复文在前，来文在后；重要文件在前，次要文件在后；转发文在前，被转发文在后；正件在前，附件在后的原则排列。以“件”为保管单位的，“一件文件”中每份文件的排列次序可参照卷内文件排列。

规范性主要检查：文件材料的整理是否符合国家和本市有关规定。具体内容将在本章第三小节“文件和档案的整理”中详细论述。

（5）办理归档手续

文件材料整理完毕，经档案室检查符合要求后，应当尽快办理归档手续。办理归档手续应以归档案卷（文件）目录为依据，由档案室人员和兼职档案人员共同开展归档案卷（文件）的清点工作，清点无误后双方在归档案卷（文件）移交清单（表10-1）上分别签字，归档案卷（文件）目录双方各执一份。

表10-1　归档案卷（文件）移交清单

（二）档案馆的收集

1. 档案馆收集档案的工作依据

档案馆开展档案收集工作，必须按照国家档案局第9号令《各级各类档案馆收集档案范围的规定》的有关规定，编制档案馆收集档案范围细则（简称“细则”）和档案馆接收档案单位（部门）及档案主要门类一览表（简称“一览表”），与档案馆收集档案范围细则编制工作方案（简称“工作方案”）一并报上级档案行政管理部门审核后实施。

2. 档案馆收集档案的程序

主要包括：制定档案馆收集档案范围并报上级档案行政管理部门审核，适时修订档案馆收集档案范围并报上级档案行政管理部门备案，制定接收档案计划和具体接收安排，通知移交单位，对拟移交进馆的档案进行价值鉴定并指导移交单位按照进馆要求开展档案整理，对整理完毕的档案开展进馆前检查，办理档案移交进馆手续等。

3. 档案馆制定和修订收集档案范围应注意的问题

（1）保持一致性

一致性包括两方面：一是“细则”“一览表”“工作方案”应与档案馆全宗管理、档案分类方案以及日常收集工作实际保持一致，避免审批通过后难以实施；二是“细则”“一览表”“工作方案”三个材料反映的具体内容要保持一致，避免收集档案门类、移交单位（部门）名单、收集工作程序各不相同。

（2）遵守档案管理权限

1992年，国务院批准、国家档案局发布《全国档案馆设置原则和布局方案》，规定了综合档案馆、专门档案馆、部门档案馆和企事业单位档案馆的收集范围。1997年，国家档案局制发了《城市建设档案归属与流向暂行办法》，明确规定城市建设档案馆的档案接收范围。2011年，国家档案局发布《各级各类档案馆收集档案范围的规定》（国家档案局第9号令），第二条至第六条明确规定各级各类档案馆收集档案的范围。各档案馆应严格按照上述法规、规章和规范性文件规定的档案接收范围执行，除法律法规另有规定，不可擅自扩大或缩小收集档案范围，否则属于档案管理违法行为，由县以上档案行政管理部门责令其限期改正。如国家档案局第9号令第四条规定：“各级部门档案馆，收集本部门及其直属单位形成的档案”，即表明部门档案馆只可收集“本部门及其直属单位”这个范围内各机构形成的档案，不得超范围、跨系统收集。

（3）严格审批程序

各级各类档案馆的收集档案范围应当报上级档案行政管理部门审核同意后施行。施行过程中如有调整，应适时修订，并向负责审批的档案行政管理部门备案。

4.移交单位向档案馆移交档案时应当注意的问题

（1）列入国家档案馆接收档案范围的单位应当依法依规移交档案

列入国家档案馆接收档案范围的移交单位，负有向相关国家档案馆移交档案的义务，应当按照法律法规、规章和国家有关规范性文件以及国家标准、行业标准确立的整理规范、档案质量要求移交档案。拒绝移交档案且情节严重的，应当依照档案法律法规给予移交单位负有领导责任的领导人员和直接责任人行政处分。

（2）移交单位应当将列入档案馆收集范围的所有档案一并向档案馆移交

移交单位的所有档案是不可分割的整体，只要列入档案馆收集范围，就应当一并向档案馆移交，移交单位不得擅自减少移交档案的门类和数量，或擅自拖延移交时间。如只移交文书档案，不移交专门或业务档案，或以尚未整理完毕为由不移交档案。属于专业性较强或者需要保密的档案，经同级档案行政管理部门审批同意后，可延长移交期限。

（3）向市、区县国家综合档案馆提前或延期移交档案应当履行相关行政审批手续

移交单位提前或延期向市、区县国家综合档案馆移交档案必须符合档案法律法规规定的条件，并由移交单位向同级档案行政管理部门提出行政审批申请，经档案行政管理部门检查和同意后，可由有关档案馆提前接收进馆或延长向档案馆移交的期限。

（4）移交档案应当服从档案馆的计划和安排

档案馆在接收档案时往往要与基础设施建设、档案整理、档案保管、档案鉴定开放、档案公布利用等工作综合考虑，因此，档案馆接收档案是有计划、有步骤、分批开展的，移交单位接到档案移交进馆的通知后，应当服从档案馆的工作计划和安排，尽早谋划和准备。