文件的收集

（一）文件收集的实施主体

文件收集主要指一个单位的各部门、处室对本部门日常工作活动中形成的文件材料积累和集中的过程。文件收集的主要责任人是文件形成和承办的部门、处室，各部门、处室负责人对本部门文件材料收集负有领导责任，兼职档案人员对本部门文件材料收集负有具体责任，各项业务、活动的经办人员对各自经办业务、活动中文件材料的形成、积累同时负有具体责任。

（二）文件收集的工作依据

各部门、处室文件收集的工作依据是文件材料归档范围，应注意把握两方面：一是收集的内容，即哪些文件材料是本部门、处室应当收集归档的，哪些文件材料不必收集归档，本部门按照职能分工起草、印发的文件，以及各项管理、活动中形成的文件材料和领导有关批示应当是本部门文件材料收集的重点，而下级单位、兄弟部门抄送的或者提供参阅的材料可不收集，收集范围中要特别注意账外文件和联合发文。账外文件是指未经文书部门收发登记或无文号的文件，如会议材料，本部门编制的统计表、调研材料、分析材料，编印的简报或新闻媒体的相关报道材料；联合发文中尤其是其他单位主办、本单位协办会签的文件，注意不要漏归；二是收集的形式，即收集归档的文书类、管理类文件材料既要包括纸质材料，也要包括其他载体形式的材料，避免有所偏废，如会议材料，既有会议通知、名单、议程等纸质文件，也有会议照片、讲话录音、录像或其他视频材料，甚至还有实物，如表彰大会就可能会形成奖牌、证书，这些文件、材料是会议筹办、举办过程中形成的不可分割的一个整体。因此，凡是属于文书类、管理类归档范围的文件材料，要从内容和形式两方面做到应收尽收。

（三）文件收集的准备工作

文件收集的准备工作包括两方面，一是业务方面；二是物质方面。

1. 业务上的准备

为确保本部门、处室文件材料收集不缺、不漏，兼职档案人员应当根据本部门工作计划，将归档范围细化到具体文件材料，即编制一张“归档类目表”，进一步明确文件材料收集的具体内容，为今后文件分类打下基础。“归档类目表”应当每年结合部门重点工作在上一年度的基础上进行适当调整。

例如，“本部门承办的某纪念活动文件材料”可细化为：

纪念活动领导小组及办公室成立文件；

举办纪念活动的请示、批复、领导批示；

纪念活动总体策划方案和具体工作方案；

纪念活动阶段性进展情况报告及领导批示；

纪念活动具体分工和安排；

纪念活动通知、议程、出席人员名单、领导讲话稿；

纪念活动简报、统发稿及媒体相关报道；

纪念活动照片（含纸质和数码）、录音、录像及视频材料；

纪念活动纪念品样品；

纪念活动经费预算请示及批复；

纪念活动经费使用情况报告；

纪念活动总结。

2. 物质上的准备

（1）准备一个专门存放文件材料的柜子，由兼职档案人员专人使用。

（2）准备若干个硬面可竖立的文件盒，在文件盒脊背上标明当年应收集归档范围条目，如某某会议材料，某某活动材料，某某科研项目材料，某某业务工作材料，行政审批工作材料，培训工作材料，调研材料。收集到的文件材料分别存放于文件盒内，对不属于收集范围的文件或资料可单独准备一个文件盒存放。文件盒依次排列在文件柜中备查。

（3）准备一本文件材料登记簿，用来登记当年收集的文件材料。对正在流转尚未办理完毕的收、发文以及外出开会带回的材料，兼职档案人员应及时了解跟踪，做好催办和清退工作，对收集到的其他文件材料也应逐一登记。另外，由于归档工作一般在次年开展，兼职档案人员往往需要跨年度保管收集到的文件材料，在此期间，部门负责人或业务经办人员有时需要调阅文件材料参考，为确保已经收集到的文件材料不散失、不遗失，兼职档案人员应当对文件材料的去向及时做好记录、签收和催退工作。