产品文件的形成和收集归档工作

（一）产品文件的归档责任

各单位应实行产品研制、生产工作的文件收集、整理、归档责任制，即负责产品型号研制、生产的部门，是产品文件的形成部门，同时也是产品文件归档的责任部门，应履行产品档案工作职责，具体包括：注意产品文件的形成、质量；注意产品文件的收集、积累；按规定的产品文件整理办法进行归档整理；将经过归档整理的产品文件按时向本单位档案部门归档。

（二）产品文件的归档时间

产品文件材料的归档时间有以下几种情形。

1. 按产品、型号结束时间归档

产品文件材料的形成是产品研制活动的重要组成部分，产品研制活动结束后，围绕这些活动的文件材料形成也就此结束，此时把有保存价值的产品文件材料经系统整理后及时归档，产品管理活动就正式画上句号。这种形式比较符合产品研制活动的过程，也使归档工作和产品鉴定验收、投放市场、交付用户等工作相一致，较适用于形成周期不太长的产品文件材料，见图11-8。

图11-8　按产品、型号结束时间归档参考流程图

2. 按工作阶段归档

对形成周期较长的产品文件材料，可按产品设计研发、试制、试验、批产等活动的完成阶段归档。产品完成一个工作阶段后，即可将该阶段形成的文件材料整理归档。例如，开发周期较长、较复杂的产品，可按产品型号立项、设计、试制、测试、鉴定、评审、定型、批量生产等分别进行归档。

按工作阶段归档便于产品或型号管理部门工作的开展，保证产品文件材料的完整。产品研制周期较长时，如十年甚至更长，若不按阶段而是在产品研制结束后归档，大量文件材料长期分散于各形成部门，这些部门通常数量较多，既有行政管理部门，也有专业技术部门，加之机构、人员的变动，难以保证产品文件材料的完整与安全，对形成部门也是负担。因此，这种情况下有必要按阶段归档，见图11-9。

图11-9　按工作阶段归档参考流程图

3. 按专业、单项、子项结束时间归档

一些复杂的产品，或国家立项的重点高新型号项目，不仅整体设计制造的周期长，整个产品、型号往往又由若干个专业、单项、子项等组成，它们不仅相对独立，而且在工作进展上也常常不同步，对此，为了保证工作正常开展和产品文件材料的完整、准确、系统归档，在一个专业、单项、子项完成后，即可先行归档，以免后期整体归档工作负担过重，见图11-10。

图11-10　按专业、单项、子项结束时间归档参考流程图

4. 即时归档

还有一些产品，尽管复杂、周期漫长，但为了尽可能提高效率、缩短周期，打破了完成上一阶段才进入下一阶段的传统管理流程，前、后阶段可能是并联同步开展的，例如，有些项目采取边设计、边制造的“并行工程”，只要完成总体、结构等重要专业一定比例的设计出图，即可进入装配制造阶段，剩余的设计任务与制造同步开展。这类项目可能无法清晰界定各阶段的时间点，因此也很难按阶段归档，故可采取即时归档。

当产品研制、生产的信息化程度比较高，例如，产品文件和图纸直接在信息系统中形成、流转，甚至实现异地传输、协同运作，即时归档策略更便于实施。档案部门要及时介入，提出信息管理系统中产品电子文件的归档要求和技术指标，保证即时归档的产品电子文件符合电子档案管理要求。

（三）产品文件的归档范围和保管期限

《企业档案工作规范》（DA/T 42-2009）的附表A.5给出了产品文件收集归档的基本范围和保管期限。就目前尚未发布过专门的产品档案管理制度的情况下，该附表提供了一个较为通用的参考，在实际工作中，需要注意以下两方面问题。

一是细化完善本行业、本单位产品文件归档范围和保管期限表。不同行业、不同单位的产品研制、生产活动差异很大，这也是目前无法制定各行业、各地区都较适用的产品档案管理办法的重要原因。因此，附表A.5自然也无法完全贴合各单位的具体情况，例如，附表A.5在表述归档基本范围时，第一层次以产品研制、生产的阶段或环节为线索，分为“1.计划决策阶段”“2.设计阶段”“3.试制阶段”“4.生产阶段”“5.评优阶段”“6.认证阶段”，这些阶段是产品研制生产全过程普遍会经历的完整环节，但有些产品就不一定完全经历这些阶段，比如很可能就没有评优报奖这一阶段，还有不少产品的研制生产环节的划分比以上六个阶段的划分更为复杂，还有些产品研制甚至会有前后阶段叠加等特殊情况，例如，飞机研制生产中（见图11-11），其设计阶段不但按从粗到细、逐步深化的过程细分为概念性设计、初步设计、详细设计三个完全不同的子阶段，且三个子阶段又不是简单的“完成上阶段，进入下阶段”，而是反复迭代、逐步逼近的过程，方案设计初步确定后，要进行详细设计，详细设计中也伴随着大量精确的计算和试验工作，所得的精确重量、几何等数据又回过头成了进一步修改和完善方案设计的依据；详细设计阶段和原型机试制中间的重叠，即是边设计、边制造的并行工程状态。此外，落实到产品研制生产各阶段各环节中应收集归档的具体文件的类型、名称，则是不同行业不同单位差异更大的内容。所以，各行业、各单位档案部门应在附表A.5的基础上，与产品文件形成部门积极协作，认真调研，掌握产品研制、生产和管理工作各流程和形成文件材料的情况，制定出贴合本单位产品研制、生产活动实际的文件材料归档范围和保管期限表。

图11-11　飞机研制的一般过程

二是重视产品电子文件的归档管理，加强产品电子档案资源建设。2012年末颁布的《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局第10号令）强调了对非纸质载体或无法输出成纸质载体的文件材料的归档要求。企业以及可参照执行10号令的部分科技事业单位，其非纸质载体或无法输出成纸质载体的文件材料，很大一部分是形成于产品研制、生产过程中的产品电子文件。例如，产品设计和制造直接在信息系统上运行，形成各种设计、装配、制造的电子文件和三维、二维图形，其中，三维数模、图形以及相关的技术数据，往往无法输出打印成纸质载体。产品研制生产作为制造业企业及一些从事具体产品、型号研制的科技事业单位的核心主营业务，其完整的产品档案资源也是本单位的核心无形资产，如果非纸质载体或无法输出成纸质载体的产品电子文件未纳入归档范围，成为归档工作的死角，也必将造成产品档案资源和本单位无形资产的缺失。因此，对使用信息技术辅助产品研制、生产的单位而言，在制订产品文件材料归档范围和档案保管期限时，应同时梳理出完整、详细的产品电子文件归档范围，科学界定其保管期限，在信息存储容量充裕的条件下，列入归档范围的产品电子文件的保管期限也可适当延长。

（四）产品文件形成的质量要求

产品文件的归档责任部门应认真审核列入收集、归档范围的产品文件形成质量，确保其符合归档要求。档案部门应根据国家有关科技文件归档和科技档案管理的规定，结合本单位产品研制、生产的实际，明确产品文件形成时的各项质量要求，一般来说，主要包括以下方面。

1. 产品文件的准确性

产品文件的准确性既包括内容的准确性，也包括形式的准确性和规范性。当产品文件数量巨大，产品研制周期紧张，参与人员众多等情况下，工作难免有疏漏，导致产品文件在文件或图纸编号、版本、格式等形式上不准确、不规范。对此，产品文件归档责任部门在收集积累和归档整理时，应再次重点查验产品文件形式上是否准确，以及非技术层面的内容是否准确，例如，产品文件和图纸的修改依据是否遗漏；文号、图号是否准确，是否存在重号、版本错误等情况；有时，一份技术文件或图纸发布后，还制发了若干勘误、修改的工程师指令或修改通知单，它们也是这份文件或图纸的组成部分，应检查是否有遗漏情况。

产品文件的归档责任部门向档案部门移交经整理组卷的产品档案时，档案部门也要把好最后一道“质检关”，利用某些汇总类的文件材料（如“××产品型号已发放设计图纸汇总”）辅助查验接收的产品档案是否存在编号、版本等形式上的问题，甚至可辅助查验接收的有关产品档案是否完整。

2. 产品文件签章的规范性

审查产品文件和图纸是否存在签章遗漏，以及不符合产品文件编制管理制度等不规范现象。例如，某产品文件、图纸编制管理制度规定了各专业、各系统技术文件、图纸的审核签署要求，其中，涉及总体性、综合性专业的文件和图纸，须总工程师签署审定，而其他专业只需专业副总工程师审核即可发放，当涉及多个专业时，须相关副总工程师共同审核后再由总工程师审定。同样，实际工作中因各种原因可能出现疏漏或错误，一旦发现产品文件签章方面的问题，产品文件材料归档责任部门应及早更正。

3. 产品文件修改（更改）的落实

产品研制过程总是伴随着各种程度的修改、更改，这些修改、更改最终都要落实到相关产品文件和图纸上，有些文件和图纸还会换版、升版、重新出文出图。在对产品文件的收集积累过程中，要注意产品文件是将有关的技术协调、修改、更改等落实到书面上，利用各类修改、更改的依据性文件或工程师指令查验当前文件、图纸反映的是否是产品研制、生产的最新情况和实际情况。如遇到有关文件和图纸未落实修改、更改要求或新版本文件、图纸遗漏，应及时补正。

4. 产品电子文件的可读性

利用各种信息系统辅助产品研制和生产的，文件归档责任部门应确保信息系统中形成的产品电子文件的可读性、可用性，尤其是三维数模，研制、生产各环节后台数据等无法输出成纸质的电子文件，以及利用广域协同工作平台在不同地域、不同单位之间传输的电子文件（如产品部件、配件、零件等数据包）的可读性，这是由于在实际工作中，网络故障或人为操作失误等因素，都可能导致产品电子文件出现损坏或数据不全等情况，这将导致产品电子文件归档后不可用。还要特别关注有些产品电子文件内部数据的齐全性和逻辑结构的准确性，例如，某产品部件图形设计数据包，其包括该部件的三维图、二维图以及该部件下所有零件的结构数据，遗漏其中任何一个文件，或零件的结构与实际不符，都将影响整个部件设计数据包的完整和准确。

从更大的范围说，产品电子文件的可读性、可用性属于产品电子文件归档管理“前道工序”，即电子文件形成时应符合归档管理要求的诸项技术要求和指标之一。从这个层面说，各单位应认真研究并明确列入归档范围的产品电子文件的形成和归档的技术指标。