设备仪器文件材料的归档工作

（一）设备仪器文件的归档时间

国家档案局、国务院国资委颁布的《国有企业文件材料归档办法》（档发〔2004〕4号）第十二条规定，外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。实际工作中，即时归档符合设备仪器管理工作的规律，如将每台（套）设备看作一个项目，开箱验收后、完成安装调试意味着该项目告一段落，归档工作应立即开展。因此，国有企业之外的各类单位一般也参照这一规定，采取即时归档。

（二）设备仪器文件的归档范围

关于设备仪器文件材料的归档范围和档案保管期限，可参考《国家重大建设项目文件归档要求和档案整理规范》（DA/T 28-2002）附录A中的设备文件材料部分，以及《企业档案工作规范》（DA/T 42-2009）附表A.8“设备仪器类”（见表11-8）。其中，前者较适用于在建设项目中的，与有关土建工程连在一起、无法分割的设备，如电梯分部工程中的电梯；而后者较适用于非建设项目中与土建工程连在一起的、独立运行的设备仪器。这里，以《企业档案工作规范》（DA/T 42-2009）附表 A.8“设备仪器类”为例，简要讨论设备仪器文件材料的归档范围。

表11-8　《企业档案工作规范》关于设备仪器类文件归档基本范围与保管期限参考表

（续表）

可以看到，该归档基本范围分两部分，第一部分是设备仪器管理工作的综合性文件材料，第二部分是针对各个具体台（套）设备从申请购置到报废全生命周期的文件材料。在实际工作中，设备仪器档案更多的指的是后者，对实行工业企业档案十大分类的企业而言，前者由于不是针对某具体台（套）设备的文件材料，一般作为管理类档案。具体来说，各单位对设备仪器的申请、采购、招投标、固定资产日常管理、报废等的管理制度、规定、办法等管理类文件材料，即属于1.1的内容。值得注意的是1.4“设备台账”，从整个归档基本范围来看，列为永久保管的只有1.4和2.11，这与设备档案现实性作用有密切关系，因设备档案保管期限多与其对应的设备仪器实体生命周期相匹配，如设备仪器实体若干年后报废，相关档案也失去了保存价值，而一个单位设备仪器的总登记台账则记录着从设备接收直至报废处理全生命周期，是本单位固定资产管理的重要凭证，因此，应永久保管。这与档案销毁清册永久保管是类似的。需要注意的是，因为设备仪器的种类、专业跨度很大，一些进口设备或定制设备（或非货架标准设备），与国产设备或标准货架设备在合格证、保修单等材料（表11-8中的2.5设备仪器合格证、装箱单、出厂保修单、说明书、环保材料等随机图样及文字材料）的形式上也会有差异，例如，很多进口设备中的合格证明不是国产设备的“合格证”形式，而是诸如“制造符合性声明”等的形式；又如，一台根据客户要求定制的工控机，其由若干个自制件和三个采购而来的标准货架商品组合而成，因此，除了工控机总的合格证，也应包括三个标准货架商品的合格证。

同样，由于《企业档案工作规范》（DA/T 42-2009）的附表是“归档基本范围”，各单位仍应在该基本范围的基础上，根据自身实际，制订和细化本单位设备仪器文件材料的归档范围和档案保管期限。例如，某工业企业根据附表A.8中的“2 单台（套）设备材料”，对单台（套）非标类设备仪器的文件材料归档范围进行了一定的细化，见表11-9。

表11-9　某工业企业细化后的单台（套）设备仪器的随机文件材料

（续表）

此外，有些按照总体设计实施的生产线工艺设备升级改造项目，其包含多系统、多专业、多台套工艺设备的购置（或自制）和安装，由于不涉及土建，这些项目虽作为设备仪器档案管理，但可借鉴建设项目档案管理的某些做法，如按阶段管理；其文件材料归档范围，特别是项目前期和竣工验收阶段（或项目投入使用阶段），也可借鉴建设项目，区别在于实施阶段不再是建设项目的施工文件、竣工图和监理文件，而是各系统、各专业、各台套设备仪器的文件材料。因此，这里不再给出参考范围，各单位结合项目实际制订。