文件的整理与归档

（一）归档概念和归档制度

归档是指文件处理部门或业务部门将整理好的文件材料，按归档制度向档案部门移交。

归档制度主要包括三方面内容，即归档范围、归档时间和归档要求。曾三同志说：“没有归档制度，或者归档制度不健全，就没有完整的档案，就没有健全的档案工作。”建立健全归档制度，才能保证各单位档案齐全和完整，符合质量要求，为档案室工作的开展和档案馆事业的发展奠定坚实基础。

归档范围就是整理范围，属于归档范围的文件材料，都要进行整理，不管是永久保管还是定期保管，都要向档案部门移交。归档时间就是向档案部门移交档案的时间，由于文件材料处理完毕以后，各部门仍经常需要查考，整理人员对当年的文件材料进行系统整理也需要集中一段时间，所以规定文件处理部门或业务部门一般在第二年上半年才把归档文件向档案部门移交。归档要求就是依据《机关档案工作业务建设规范》和《归档文件整理规则》等规定和标准，确保归档文件材料经过系统整理和必要的编目加工，并制作完整的移交目录。

（二）归档文件的整理原则与要求

1. 归档文件的整理原则

对于归档文件，无论是通过立卷来整理，还是以“件”为单位整理，其原则均为遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，正确区别不同的文件价值，便于保管和利用。

（1）遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系

遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，这是整理工作的基本原则。一个单位的工作活动是有规律地进行的，单位在各项活动中形成的文件材料也是有规律的。比如，召开一个会议，事先需要请示，获得批准后，会前制定召开会议的计划，印发会议通知，起草会议文件，形成决议、会议纪要等，这些文件材料都是反映同一个会议的，且都是有次序、有规律地形成的。再具体到单份文件，总是先有请示后有批复，先有计划后有总结，先有规定后有实施细则。因此在整理时，必须遵循文件的形成规律，根据单位的实际情况，区分职能和具体工作、区分时间，保持文件之间的有机联系，重点突出、完整、有序地反映单位的历史面貌与主要工作活动情况。

（2）正确区别文件的不同价值

整理时能否正确区分文件的不同价值是影响档案质量的重要因素。文件的保存价值即文件对日后查考利用的价值，其表现形式就是保管期限。一个单位形成的文件，有价值大的，有价值小的，若不加区别全部整理在一起，玉石不分，用了大量人力和物力整理归档，到期满鉴定时，又要期满销毁、重新整理，这就得不偿失了。因此，在整理时一定要区别文件的不同价值，这是保证档案质量的重要问题，决不能忽视。

（3）便于保管和利用

文件归档的目的是利用。为了使形成的档案能便捷地利用，在整理时必须坚持便于保管和利用的原则。

但归档文件整理原则是一个整体，“遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系”主要是反映了文件自身的客观状况，目的是方便检索利用；而“区别文件的不同的价值”和“便于保管和利用”主要是为了满足科学地开展档案工作的需要。因此，在整理时应坚持做到兼顾上述三个原则，为档案工作打下良好的基础。

2. 归档文件的质量要求

归档文件的整理必须符合国家对于接收档案的质量要求。

（1）应归档的文件材料必须齐全、完整

应归档的文件材料的齐全、完整是保证档案质量最基本的要求。为保证归档文件的齐全、完整，必须做到：一要加强领导，健全规章制度，严格执行法律法规，对归档工作实行统一领导，明确“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案人员移交，集中管理，任何个人不得占为己有”，并对单位内文件的收发和流转实施有效的控制；二要履职尽责，加强督促检查，在进行归档文件整理时，确定其是否齐全、完整，通常分两个步骤进行检查，首先是将归档文件范围和文件登记簿相结合，从总体上检查应归档文件是否均已收集齐全，其次是检查已收集齐全的归档文件，对其自身的完整性进行检查，包括文件处理单、不同稿本、附件等是否收集齐全。

（2）应归档整理的文件材料必须便于保管和利用

为使形成的档案能真实、清晰地反映出本单位各项工作活动，并便于档案的保管、查找和利用，务必要注意：一是紧密保持文件之间的有机联系；二是在分清文件之间的有机联系的同时，根据档案实体管理的要求，区分文件的密级、保管期限和制成材料等状况的不同。

（3）应归档文件材料必须符合规范要求

文件归档后将作为档案保存，为了便于保管和日后长远的利用，在归档文件整理时应按照有关档案规范和标准的规定进行。目前，主要的规范和标准有《机关档案工作业务建设规范》《文书档案案卷格式》《归档文件整理规则》《科学技术档案案卷构成的一般要求》等。

（三）文件的归档鉴定

1. 定义和意义

文件的归档鉴定是指文件归档时确定其是否属于归档范围并确定其保管期限的工作，具有十分重要的意义。

（1）关系到档案室室藏档案质量的优劣

单位每年在工作活动中形成了大量的文件，这些文件从总体上反映了单位工作活动的全过程，是单位工作活动的记录，也是研究单位历史的第一手资料。然而在单位办理完毕的全部文件中有些文件并无保存必要。为了将与单位存史和实际工作需要的文件完整地归档，避免无保存价值的文件转化为档案，必须通过对文件的认真鉴定，来保证档案结构达到齐全、完整、精炼而不庞杂的质量要求。

（2）关系到准确划定保管期限的长短

由于具有保存价值的文件其价值大小不一，其保存时间也应有长短之分。保管期限划定得过长，无用信息占用库房，既影响档案的质量，又造成保管上的浪费，且不利于利用等工作的开展；保管期限划定得过短，既破坏了档案的完整、妨碍档案的利用，又会增加鉴定的工作量；若错划而提前销毁了有用的档案，其损失更是难以弥补。

（3）关系到档案管理工作的质量与效率

文件的归档鉴定对档案形成的质量与数量都有直接的影响，而档案的质量与数量又直接关系到档案整理、编目、鉴定、开放、利用等工作。若档案的质量好，数量又相对少，则为顺利进行上述工作奠定了良好的基础；反之，将给上述工作带来困难。

（4）关系到档案保管成本的高低

文件的归档鉴定做得好，形成档案的数量相对比较合理，节约了库房与装具的占有量，也节约了管理的人力和其他费用支出。但若归档范围定得过宽，档案的形成量就大，其中有相当一部分库房与装具、管理人力和其他费用被无用或失效的档案所占用，而这种浪费实质上是提高了档案保管的成本。

2. 原则

文件的归档鉴定必须从本单位与国家长远利益出发，综合考查文件的来源、内容和形式等多种因素。

（1）文件的归档鉴定必须从本单位与国家的长远利益出发

这是文件归档鉴定的总的指导思想。对于一个单位来说，档案是反映单位主要职能活动和基本历史面貌的，是对单位和国家建设与历史研究有长远利用价值的。因此，无论是制订文件材料归档范围，还是划定档案的保管期限，都必须从本单位与国家的长远利益出发，不能只满足眼前利益和实际工作的需要，而不考虑长远的利益和存史的需要。

（2）文件的归档鉴定应综合考虑文件的来源、内容和形式等多种因素

这是文件归档鉴定的工作原则。一是从文件来源看，单位的级别、职能和业务性质等不同，单位形成文件的总量、归档文件的总量以及永久保管档案的比例应该是有所不同的。此外，单位的文件，既有来自外部的收文又有对外的发文，还有满足单位管理需要的内部运转的诸多文件，不同单位形成的文件，因为形成单位不同的等级和地位，其形成文件的价值通常是不相同的，而且由于每个单位都会对其形成的文件予以保存，同一份文件在发文单位和收文单位通常也应确定不同的保管期限；二是从文件的内容看，文件的内容是决定文件价值的主要因素。在归档文件中，反映单位主要职能活动和基本历史面貌并对单位历史研究有长远价值的文件是最重要、最有保存价值的文件，这些文件转化为档案后应永久保管，其余归档文件则视其与单位主要职能活动和基本历史面貌密切程度的高低，依次划定长短不同的保管期限；三是从文件的形式看，文件的形成时间、不同文种和载体的特殊性等有时也是考察文件价值高低的因素之一。

3. 任务

文件归档鉴定的任务是确定文件的归档范围和归档文件的保管期限。

确定文件的归档范围，是指在归档前根据单位存史和实际工作的需要来划定必须归档的文件。确定归档文件的保管期限，是指根据文件归档后能满足单位存史和实际工作需要的程度，确定其保管期限的长短。

确定文件的归档范围和归档文件的保管期限，是整理工作首先要解决的实际问题。一个单位在工作活动中形成和使用的文件材料很多，有本单位制成的，也有上级、同级和下级单位送来的；有重要的，也有一般的；有单份的，也有重份的。在整理时，不是所有文件材料都要整理归档，而要根据本单位的实际情况，具体分析、区别对待。整理归档，既要保证应该归档的文件齐全、完整，防止“有档不归”，又要注意不该归档的文件不应整理归档，防止“有文必档”。准确地把握文件材料的归档范围和归档文件的保管期限，对保证案卷质量，确保单位档案的精炼、齐全和完整有着重要意义。

为了完整、系统地保存本单位在工作活动中形成的各种门类和不同载体的文件，提高归档文件的质量，以适应单位各项工作的需要，为国家积累门类齐全、结构合理的档案资料，国家档案局于2006年12月18日和2012年12月17日分别发布了《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》，各单位应依据国家的有关规定，结合各单位实际情况，制定切合实际、操作性强的本单位文件材料归档范围和档案保管期限表。

（四）归档文件的整理方法和移交

1. 归档文件的整理方法

文件经归档鉴定确定了归档范围后，为了保证归档文件的齐全、完整，能正确反映本单位的历史面貌和主要工作情况，并便于保管和利用，归档文件必须按照档案的质量要求进行整理。

文件的整理就是在分类的基础上按一定的方法将文件有机组合（或排列）的运作过程。新中国成立以来，一般均采用案卷作为档案的基本保管单位。为了简化归档文件整理工作，2000年12月6日，国家档案局发布了《归档文件整理规则》，推荐了新的整理方法。此外，科技文件也有一些特殊的组织保管单位的方法。

（1）文件立卷

文件立卷，是指在分类的基础上，将同类文件中的单份文件按其共同特征和主要联系组合成案卷的工作。通过立卷，归档文件由单份文件组合成案卷，形成了档案实体的基本保管单位。

新中国成立初期，文件立卷工作主要是学习苏联的经验，采取“六个特征”的立卷方法。此处所谓“特征”，是指文件的立卷特征，就是从文件中概括出来的文件之间具有的共性，包括作者、问题、名称、时间、地区和通讯者等特征，将联系密切的文件组合成一个案卷，是我国最基本的立卷方法。

所谓作者特征立卷，即将同一作者制发的文件组合成一个案卷。按作者特征立卷，便于利用者了解文件的来源，便于反映制发者各方面工作活动情况。

所谓问题特征立卷，即将内容为反映同一事件、问题、人物、工作、活动、案件等文件组合成一个案卷。任何文件都反映一定问题或主题，因此，按照问题特征立卷既能够较完整、系统地反映某一活动、某一工作、某一问题的发生、发展、结局，又保持文件之间的有机联系，因此是使用最频繁的立卷特征。

所谓名称特征立卷，即将同一文种的文件组合成一个案卷。按名称特征立卷适合于综合性文件（会议记录、计划、报告、总结等）的立卷。

所谓时间特征立卷，即将针对同一年度或时期的文件组合成一个案卷。这里的时间特征是指文件的针对时间。按时间特征立卷可以保持文件之间在时间上的联系，也可反映出一个单位在特定时间范围内的工作情况和特点。

所谓地区特征立卷，即将内容反映同一地区的某些文件组合成一个案卷。按地区特征立卷便于反映该地区的工作情况或对该地区问题的处理。

按通讯者特征立卷，即将本单位与某一单位之间就一定问题进行工作联系而形成的往复性函件组合成一个案卷。需要注意的是，按通讯者特征组卷，只能是双方针对特定具体问题往复的文件。按通讯者特征立卷有利于了解两个单位就解决某一具体问题的要求与态度。

在实际应用中，六个立卷特征不是六种孤立的、互相排斥的立卷方法。除通讯者特征外，其余五个特征可以据文件的实际情况结合选用，具体操作中应注意：问题特征是一种最常用的立卷特征，即首先考虑用问题特征立卷，问题较分散的文件再考虑使用其他立卷特征；尽可能结合运用两个或两个以上特征立卷，结合特征越多，对文件的限定条件越多，文件之间的联系越密切，越能保持文件之间的有机联系。

需要指出的是，由于科技活动对象的不同，科技文件形成的特点差异较大，其组卷的方法相应具有多样性。除了常规的“六个特征”立卷方法外，还有其他几种方法：一是按结构确定案卷，这种方法主要适用于机械产品和设备科技文件（特别是图纸部分），在操作上按照机械产品和设备的部件或系统将其科技文件组成相应的保管单位；二是按子项确定案卷，这种方法主要适用于基本建设工程科技文件，将各子项的科技文件分别组成保管单位；三是按工序或阶段确定案卷，就是按相同的生产工艺过程或同一工作阶段进行组卷，比如，某产品工艺文件数量较多，可按不同加工工序组成几卷，科研、设计文件可按阶段组卷；四是按专业确定案卷，就是按文件内容所反映的专业性质进行组卷，比如，机械产品的工艺文件，可分别按铸、锻、车、刨、磨等专业组卷，建筑工程项目的文件可以按建筑、结构、照明、供水、采暖等专业组卷。科技文件材料种类繁多，类型和载体复杂，在具体组织案卷时，可根据科技文件材料的具体情况，选用既能保持科技文件材料的有机联系，又便于科技档案管理和使用的方法。

（2）以“件”为单位整理

“六个特征”立卷的方法沿用至今，为了简化归档文件的整理，广大文件和档案工作者在实践中做了许多探索。《归档文件整理规则》经全国档案工作标准化技术委员会第八次年会审查通过，正式批准为国家档案局推荐性行业标准，于2000年12月6日发布，2001年1月1日起施行。

以“件”为单位整理归档文件改变了以往以“卷”为最基本保管单位的形式，代替以“件”作为最基本的保管单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化。这一举措的意义在于：一是提高归档文件整理工作的效率并节约费用，以“件”为单位进行整理简化了归档文件整理工作，其方法简要易行，既减少了人力占用，又缩短了工作时间，提高了归档文件整理工作的效率。由于无需进行组卷、案卷装订，避免了包装材料与保存空间的浪费，一定程度上节约了保管费用；二是有利于档案利用工作的开展，以“件”为单位进行整理，避免了归档文件因装订成案卷而必须进行的钻眼打孔，从而完整地保持了档案的原貌，同时，减少了“卷”的检索层次，解决了不同密级档案组合在一起时利用和保密要求的矛盾；三是推动了文档一体化的进程，由于计算机技术的普及，组卷方法阻碍了计算机技术高效、快捷的检索能力这一优势的发挥，以“件”为单位进行整理的方法，在适应现代化管理需要的前提下，加快了计算机技术较为普及的地区、系统、单位的文件与档案工作现代化管理的进程。

2. 归档文件的移交

归档文件整理完毕后，档案部门要对接收的归档文件的质量、数量进行严格的检查。经检查，如质量符合要求，数量根据目录逐卷（件）清点核对无误，双方即在档案移交目录的备考表上履行签字盖章手续并填明交接日期。

归档文件移交之后，单位上一年度的文件管理工作便基本结束。