文件归档时间和时间归档时间

（一）归档制度的必要性

各单位在工作活动中产生的文件材料办理完毕后，不得由承办部门或个人分散保存，必须由文书部门或业务部门系统整理，定期移交给本单位档案室集中管理，这就是归档。在我国，归档是党和国家明文规定的一项制度，并且以法律的形式固定下来，这就是通常所说的归档制度。归档制度是档案室收集工作的重要内容和最基础的工作，建立健全归档制度能够确保档案室档案来源的连续性，为国家积累档案财富提供重要保证。

（二）归档制度的内容

归档制度包括归档范围、归档时间、归档要求和归档手续等内容。

1. 归档范围

归档范围是指一个单位产生的所有文件中需要归档的部分。根据国家规定，凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的各种形式和载体的文件材料均属归档范围。

国家档案局2006年发布《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局第8号令）、2012年发布《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局第10号令），分别确定了机关、团体（军队系统、民主党派、企事业单位参照执行）和企业（科技事业单位可参照执行）文件材料的归档范围。各单位应以国家档案局的规定为依据，结合自身职能和各部门工作实际，全面分析和鉴别本单位或本系统文件材料的现实作用和历史作用，制订适合本单位使用的更为详细的文件材料归档和不归档具体范围。

2. 归档时间

归档时间是指文书处理部门或业务部门将需要归档的文件材料向档案室移交的时间。

《机关档案工作条例》规定：机关文书部门或业务部门一般应在文件办理完毕后的第二年上半年，即在次年6月底以前向档案部门移交。

《企业档案工作规范》规定：企业在经营管理工作、生产技术管理工作、行政管理工作、党群工作中形成的文件，一般应在办理完毕后的第二年第一季度归档。

对于某些专业文件可以另行规定合适的时间，如会计档案的归档时间，《会计档案管理办法》规定：当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。教育部第27号令《高等学校档案管理办法》规定：学校各部门应当在次学年6月底前归档；各院系等应当在次学年寒假前归档；科研类档案应当在项目完成后两个月内归档，基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。

电子文件逻辑归档应定时进行，物理归档应与相应门类或内容的其他载体定期归档时间一致。

磁带、照片及底片、胶片、实物等特殊载体则应在工作结束后及时归档，或和相应内容的纸质载体同步归档。

与普通文件不同，科技文件材料没有固定的归档时间，应根据科技文件材料的不同类型和特点、不同的形成规律和利用需求来确定合适的归档时间。一般来说，有实时归档和定期归档两种。实时归档适用于机密性强的科技文件材料和外来材料（外购设备的随机图纸、文字说明，委托外单位设计的文件材料等）。定期归档又分为下面几种情况：

（1）按项目结束时间归档。它适用于形成周期不长的科技文件材料，如专业性技术会议、学术会议的文件材料，一般应在会议结束后及时整理归档。

（2）按子项目结束时间归档。它适用于大型项目或研究课题，其设计、施工和研制周期较长，且每个项目往往由若干子项目组成，这些子项目各自相对独立，工作进展往往不一致，分别归档有利于整个项目的正常进行和科技档案的完整系统。

（3）按工作阶段归档。它适用于活动周期较长的科技、生产项目形成的文件材料，如按可行性研究阶段、初步设计阶段、施工图或工作图设计阶段分别进行归档。

（4）按年度归档。它适用于活动和形成周期较长，依年度比按阶段归档更适合的科技项目形成的文件、某些自然观测活动中形成的科技文件、应作为科技档案保存备查的科技管理性文件材料。

3. 归档要求

归档要求具体有以下几个方面：

第一，归档的文件要齐全、完整，即归档文件材料应做到种类齐全、份数完整，每份文件不缺张少页。

第二，归档文件要系统条理，归档文件材料要按不同特征结合不同保管期限进行整理，组成一个具有内在联系、能够反映单位活动的基本面貌，便于保管和利用的保管单位。保管单位可以是单份文件，也可以是案卷。

第三，归档文件要进行基本的编目，要依次编定页号或件号。以卷为单位，则需逐件填写卷内文件目录和卷末备考表。案卷装订后，按规定逐项准确填写案卷封面，并对案卷进行排序，编制案卷移交目录并且一式两份。

根据《科学技术档案工作条例》规定，科技文件材料还应遵循如下归档制度：

（1）各单位应当把科技文件材料的形成、积累、整理和归档纳入科技工作程序和科研、生产、基建等计划中，列入有关部门和有关人员的职责范围。

（2）各单位在对每一项科研成果、产品试制、基建工程或其他技术项目进行鉴定、验收的时候，要有科技档案部门参加，对应当归档的科技文件材料加以验收。没有完整、准确、系统的科技文件材料的项目，不能验收。

（3）一个科研课题、一个试制产品、一项工程或其他技术项目，在完成或告一段落以后必须将所形成的科技文件材料加以系统整理，组成保管单位，填写保管期限，注明密级，由课题负责人、产品试制负责人、工程负责人等审查后，及时归档。

4. 归档手续

归档手续是指文书部门或业务部门在向档案室移交档案时应履行的手续。档案交接双方应当根据档案移交目录清点核对，确认无误后，方可履行签字手续。移交目录一般一式两份，交接双方各存一份。