为了完整齐全的保存本单位在工作中形成的各种门类、各种载体的档案，提高文件材料的质量，以适应领导决策科学化和本单位各项工作的需要，为积累门类齐全、结构合理的档案史料，根据党和国家有关档案工作的法规及档案行政管理部门的规定，特制定本制度。
一、专职档案员要根据学校的工作任务，参照上年度的归档文件类目，拟定本年度归档文件类目，并按照《档案整理实施细则》和《档案归档范围》、《期限保管表》对具有保存价值的文件材料及时收集、归档。
二、文书档案应在次年三、四月份整理归档，并集中输入计算机；会计档案在年度立卷二年后二月底前移交档案室。
三、归档要求
1.应归档的文件材料要齐全、完整，根据文件形成规律和特点，保持文件之间有机联系，分类归档。
2.归档材料应以件为单位进行装订，并在分类的基础上进行合理依序排列。
3.归档文件应逐件在首页上端右上方的空白位置加盖归档章。
4.备考表上填写立卷机关、立卷人、检查人、日期。
5.音像材料应标明摄像、录音、人物、时间、地点、中心内容和责任者。
四、归档范围
凡是能反映本部门活动，已办理完毕的具有保存价值的各种形式和载体的文件材料，均属归档范围，具体归档范围如下：
（一）中共中央、国务院和各级党、政领导机关关于教育工作的指示、决定、命令、规定、办法、通知等。
（二）中共中央、国务院和各级党、政部门颁发的非本校主管业务范围，但要贯彻执行的指示、规定、命令、决定、通知等。
（三）人民银行和银监局颁发的命令、制度、办法、指示、通知等。
（四）本单位以党委或以行政名义向上级党政领导机关的请示、报告及其批复、指示。
（五）本单位党（团）的会议、教职工代表大会、党政联席会、主任办公会以及其他重要的会议记录、纪要。
（六）本单位的电话记录以及大事记等其他编研成果。
（七）本单位各种会议的通知、报告、总结、典型材料、会议简报、汇报和领导同志的指示，以及会议讨论和参阅的文件。
（八）本单位参加有关会议的文件材料。
（九）本单位下发的各类文件和定稿及主要领导修改的修改稿。各类综合性报告、专题报告、调研报告、工作总结和转发的重要经验材料等。
（十）各类统计报表、财产移交清册、征用土地及基本建设项目的文件材料等。
（十一）有特殊保存价值的重要题词和资料。
（十二）本单位主办的刊物、简报和各种汇编材料。
（十三）本单位出国考察、培训等活动形成的考察报告或其他重要材料。
（十四）本单位内设部门向主管领导的请示报告及签字。
（十五）本单位与有关单位联合下发的规定、办法、通知以及联合向上级的报告、请示及上级机关的批复、指示。
（十六）中央及地方有关部门颁发的规定、办法与本单位业务有关、需要配合执行的。
（十七）重要的人民来信来访的文件材料。
（十八）与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料。
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