电子文件归档特点及策略研究

4.1　电子文件归档特点及策略研究

4.1.1　对电子文件归档的认知

归档是划分现行文件与档案的界线，也是将电子文件纳入保管系统的重要开端，学者们对电子文件归档重要性的认识深刻，在电子文件归档的概念研究方面观点一致，认为“电子文件归档”，就是通过计算机把整理好的电子文件连同生存的环境条件一并转存到磁性记录材料或光盘等载体上保存，归档后的电子文件即变成电子档案。还可以把归档过程看做“是对传统纸质的电子化模拟与流程化规范的过程，所不同的是从对文件的收集、整理、鉴定、移交、接收到管理的全过程都采用了网络、信息系统、数字签章和身份认证的电子化与自动化操作模式”⁽⁸⁹⁾。还有一些学者从电子文件归档与纸质文件归档的差异入手研究电子文件归档问题，认为电子文件归档管理具有相关因素多、各因素之间相关度高、变量多、目标复杂化、技术含量高等特点。

4.1.2　电子文件归档范围及方式

有关电子文件归档范围的研究文献很多，尽管按照不同的文件分类标准表述略有不同，但基本范围一致，普遍认为确定电子文件的归档范围是保证电子档案质量的关键，除参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定外，还应根据电子文件的特点，为保持电子文件的真实性完整性可靠性适当扩大归档范围，把相应的背景信息和元数据等列入其中。如于瑛甫将电子文件归档范围列为3类:(1)信息类型:字处理文件、图像、图形、影像、声音、多媒体、数据库；(2)环境类型:计算机程序(硬件环境)、数据文件(背景信息和元数据环境)；(3)载体类型:光盘、磁盘、磁带等介质⁽⁹⁰⁾。也有学者综合划分电子文件归档范围:(1)全息存储的文本文件；(2)完善的数据库文件；(3)动态性的数据库文件；(4)具有利用价值的文件；(5)纸质文件难以代替的文件；(6)利用电脑设计的建筑物、运输工具等的全息模型、图纸；(7)多媒体技术编制的各类演示文稿等⁽⁹¹⁾。总之，电子文件的归档范围既要参照纸质文件，又要在此基础上进行相关性拓展。

目前，在电子文件归档方式上的研究观点趋同，与纸质文件的实体归档相区别的是，学者们都赞同电子文件归档方式的多样化，认为归档手段的“双轨制”和归档内容的“两套制”(纸介质与磁、光介质两种文件一起归档)有其现实依据和必要性，占主流思想的是“纸、电”共存方式。也有人提出电子文件的网络移交归档、光盘存储更为简便安全，网络移交的途径有两条，一是借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网线；二是选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档⁽⁹²⁾。何嘉荪分析了电子文件网络实时归档的性质，指出从网络归档开始，电子文件进入档案“介质实体归档”阶段⁽⁹³⁾。

4.1.3　电子文件归档要求及原则

对电子文件归档要求和原则研究主要从确保归档电子文件的原始性、真实性、完整性和有效性出发，于瑛甫的总结更为全面客观，认为电子文件归档的基本要求是真实完整，达到档案的功能价值。具体地讲，一是应形成对电子文件从始至终、共同参与、分段管理、文档一体化的管理模式；二是要有统一的标准和统一的管理软件；三是要加强对电子邮件形式形成的电子公文的管理；四是实现在线归档和卸载归档两种方式并存的归档方式；五是增强设备的存储能量，保证电子文件的完整性；六是保证电子文件存储载体的安全，信息记录格式的标准化和文件生成设备环境数据的登记⁽⁹⁴⁾。

陶碧云指出，电子文件的特性决定了其归档范围及保管期限的特殊性，一是文件面广量大，二是保存空间拓展，三是查找快速准确。因此，设置电子文件归档范围和保管期限的原则应该是一致性原则、归档范围适度放宽原则、期限适度延长原则、价值鉴定的综合性原则、电子文件归档应“以我为主”原则，其鉴定和销毁宜采用“销而不毁”原则等⁽⁹⁵⁾。

4.1.4　对电子文件归档指导思想的有益探索

电子文件归档的指导思想决定了具体的归档管理行为及其效果，近两年来，许多学者开始关注这一问题，并吸收相关管理理论提出有益见解。

(1)电子文件归档的全程管理思想

有学者指出电子文件的归档应以全程管理思想为指导，档案部门应提前介入办公自动化建设的各阶段，使电子文件归档管理与办公自动化建设紧紧结合在一起，特别要注意电子文件的收集、著录与归档环节⁽⁹⁶⁾。

(2)电子文件归档的关联应用思想

强调电子文件归档管理突出关联应用的思想，以实现部门、系统之间的电子文件最大可能的“互相关联、互相依存”。要实现这一目的，需进一步强化电子政务的标准工作，档案部门应主动承担档案与电子政务关联的重任；同时，加快网络技术的研究，从根本上消灭信息孤岛现象，为电子档案的关联应用拓展空间⁽⁹⁷⁾。

(3)电子文件归档的系统建设思想

为在电子文件形成单位、归档单位和电子文件的永久保管单位与档案馆之间修建一条电子文件管理通道，有学者提出电子文件归档系统建设的三种模式，即文档一体化系统建设模式，统一电子文件数据格式和存储模式；集成接口系统建设模式，在归档单位业务系统与档案馆档案管理信息系统之间开发一个和多个专门的接口程序；介质归档系统建设模式，将电子文件拷贝到软盘、光盘、活动硬盘等磁介质或光介质，通过人工送交档案馆⁽⁹⁸⁾。

(4)电子文件归档质量控制思想

有学者提出加强电子文件的质量控制，并将质量控制标准分为合格和优质两类，分别对应质量管理的初级阶段和高级阶段，强调现阶段对归档电子文件的质量标准不应当“一刀切”。同时把元数据对归档电子文件质量控制的功能分为描述型和管理型两类，在此基础上提出了应用两类元数据控制两类归档电子文件质量的思路⁽⁹⁹⁾。

(5)电子文件档案化管理思想

针对“电子文件归档管理”的提法，有学者提出异议，认为“归档管理”已经不能再用来代替“档案化管理”，过多强调电子文件的“归档管理”概念有诸多缺陷，并提出对电子文件施行“档案化管理”的观点，即为使文件档案化而采取的各项管理措施，如在电子文件管理系统内建立元数据著录机制等，提倡使所有的电子信息系统档案化，或者对所有的电子信息系统施行档案化管理。

4.1.5　对电子文件归档管理规范的积极探索

近几年来，国家相关法规制度也成为本领域研究的重要内容，有学者指出《电子文件归档与管理规范》(GB/T1—8894—2002)中尚有部分条文在逻辑性、准确性、协调性上有待进一步推敲、修改和完善。如采用列举的方式定义术语，不能恰当揭示事物本质，增加了实践中的差异性，个别术语内涵、外延的确定过于狭隘，不利于档案领域对外交流与信息资源共享等^(100)(101)。还有人从集成管理与集成服务模式功能实现评估体系角度出发研究《电子文件归档与管理规范》(GB/T1—8894—2002)，指出该规范存在着元数据定义相对狭窄与滞后、业务流程集成性不足、用户服务满意度可用性概念缺乏操作性、部门间重分工轻合作等问题，建议采用元数据集成管理思想完善元数据定义、建立业务流程集成管理模式以及满足电子文件可用性指标，支持部门共享⁽¹⁰²⁾。