电子文件管理研究

3.8　电子文件管理研究

信息技术的快速发展造就了日益增多的电子文件，它向长期以来以纸质文件为基础建立的档案管理思想、管理原则、管理体制、管理方法提出了全面的挑战。《拥有新记忆》(冯惠玲，1997)从八个方面分别论述了电子文件及其管理中值得研讨的新问题:①怎样认识电子文件(即，电子文件的内涵和特性);②电子文件对档案原始性、证据性的挑战;③电子文件对于档案接受和整理的挑战;④双重鉴定理论;⑤电子文件的长期保存问题;⑥电子文件的利用问题;⑦来源原则的重新审视;⑧电子文件带来的管理思想上的转变问题。

《建立新秩序》(刘越男，2003)借鉴电子文件管理、业务流程重组、知识管理等现代化管理理论，综合机构管理、文件管理、档案管理等多方面的原理、角度、方法，着重研究在一个现行机构的范围内如何实现电子文件管理流程的设计、规划、组织、控制、协调，旨在为各机构选择电子文件管理措施提供一个思考框架。

原始记录性是档案的本质属性，电子文件对档案原始性、证据性形成了挑战。《电子文件真实性及其凭证价值研究》(张宁，2005)归纳出现已产生的有关电子文件真实性及其凭证价值的理论成果及其所处阶段，并以此作为研究起点。然后，以电子文件的真实性及其凭证价值问题为切入点和主线探讨了电子文件真实性的概念、电子文件真实性的认定及其凭证价值的发挥、如何保障和维护电子文件真实性等问题。作者还通过以电子政务系统作为案例对前述理论研究展开具体的实证分析。此外，《电子文件真实性保障问题研究》(王霞，2006)一文全面论述了如何保障电子文件真实性的问题。

由于电子文件大量产生，如何管理和长期保存电子文件，充分发挥电子文件的情报价值与凭证价值，成为档案学界所要考虑的现实问题。《电子文件管理系统研究》(于丽娟，2004)对电子文件管理工作的内容，电子文件管理系统的概念、特点、功能模块设置进行了深入探讨，并选择“文件生成和归档”、“文件分类”、“文件鉴定”、“电子文件管理和电子文档管理的集成”四项功能，分别从基本理论、功能原理、功能需求等角度进行了研究。《基于OAIS的可信电子文件管理系统体系架构研究》(李泽锋，2009)针对电子文件管理系统建设缺乏统一的建设标准且整体处于低水平的重复建设现象，从建模的视角出发，以OAIS(Open Archival Information System，开放档案信息系统)参考模型为标准模型，构建了一个切实可行、操作性强的模型与方法，为我国综合档案馆电子文件管理提供了理论依据、模型与方法支持。