电子文件管理模式

电子文件与纸质文件的不同特性，不仅导致其在管理原则、方法与技术等方面的一系列变化，同时也引发了人们对文件管理的机构设置与职责变革的思考。根据机构性质不同，电子文件管理模式可以分为机构内部电子文件管理模式与档案馆电子文件管理模式两大类。探索并建立科学、合理的电子文件管理模式对于电子文件的高效管理十分重要。

电子文件形成并首先被使用于各类政府机构、企事业单位，全国性、地区性电子文件管理系统是以上述机构的电子文件管理系统（或业务系统）为基础建立的。实现各类政府机构、企事业单位等电子文件形成机构内的电子文件的科学管理，不仅对于本单位信息流的合理控制和有效利用具有十分重要的意义，而且对于信息时代建立完整、可靠的社会记忆，推动整个社会信息化的进程也具有重要的基础作用。由于机构信息化水平、业务范围、文件种类与内容的差异，不同机构的电子文件管理模式可能不同。目前机构内部的电子文件管理模式主要有：

1.电子文件分散式管理

在机构内部，电子文件并没有归档，而是由形成文件的不同业务部门各自保管，处于分散管理和保存的状态，最终归档保存的是由电子文件转换而来经正式签署的纸质文件。这种管理模式有明显的缺陷：首先，机构内部各部门或文件形成者往往仅关注电子文件在业务活动中的现行价值，由他们自行管理电子文件往往会出现管理的短期行为。其次，容易造成各部门管理各行其是，缺乏统一规范，从而使得整个机构的电子文件处于失控状态。最后，采用管理传统纸质文件的管理方法并不能有效管理电子文件，通过打印成纸质文件归档的方式并不适用于所有类型的电子文件，比如视频、声音、多媒体文件等。即便是文本文件可以通过打印成纸质文件归档，电子文件某些重要要素也可能出现丢失的状况，保存纸质文件并不能代替保存电子文件。

2.电子文件集中式管理

在机构内部有统一的部门归口负责管理机构所有的电子文件。根据负责管理部门的不同，可以分为两种方式：一种是将归档纸质文件和电子文件分别归口到档案部门和信息技术部门，即由信息技术部门来管理机构电子文件；另一种是将档案部门作为纸质文件和电子文件统一的归口管理部门管理机构内所有的电子文件。相对于分散式管理，集中式管理有利于对机构电子文件的集中掌控、有效管理和信息共享，减少电子文件分散于形成部门带来的真实性、可靠性、可读性方面的风险。当前由于电子文件的特性，机构信息技术部门统一管理电子文件越来越常见，然而这种做法也存在着一定的弊端。即信息技术部门常常把电子文件视同于一般的电子信息，主要是着眼于技术管理，而不能从现实和历史的结合上全面把握电子文件的价值和联系，从而无法真正保障电子文件的真实性、完整性、长期可读性。

3.文档一体化管理

由于电子文件的特性，文件与档案界限难以截然分清，因此再像传统管理那样将两者“分而治之”在理论和实践中均难以成立。从理论上来说，电子文件的全程管理和前端控制实质上要求采取文档一体化管理的方式。从实践上来说，电子文件的归档、整理、鉴定、著录等大量工作需要在文件的形成或运转阶段来完成。电子文件、档案一体化管理的最佳实现方式是建立功能涵盖电子文件全生命周期的电子文件管理系统。在建立系统的条件不成熟时，可以通过对现有的办公自动化系统或档案管理系统改造来促进一体化进程。根据具体情况，有些单位还实行了包括情报、资料在内的电子信息一体化管理。

根据失去现行效用且具有长久保存价值的电子文件是否接收进馆保存，档案馆的电子文件管理模式可以分为集中式保管与分布式保管两种。

1.集中式保管模式

以露西安娜•杜兰蒂教授为代表的加拿大英属哥伦比亚大学学派是集中式保管模式倡导者。他们认为电子文件的保管需要经过两个阶段：第一阶段是文件形成机构产生并使用文件；第二阶段是文件形成者将失去现行价值同时具有永久保存价值的文件移交档案馆进行长期保管。支持电子文件由档案馆进行集中保管的主要理由是，文件形成机构和档案馆在文件管理方面的职责不同，后者承担为社会保管失去现行价值文件的任务。通常文件形成机构保管电子文件主要是出于业务活动的需要，而当电子文件进入非现行阶段后，形成机构很可能会失去良好地保管这些文件的动力，由于缺乏足够的重视和投入，从而不利于电子文件的保管和提供利用。相反，档案馆作为永久保存档案的基地，能为电子文件的安全保管和社会利用提供全面保障。文件形成机构和档案馆各司其职，有利于对文件实施完整有效的控制，保证文件的可靠性和真实性。美国、英国等也一直是集中式保管的实践者，国家档案馆接收并保管联邦/中央政府各部门移交的电子文件。

2.分布式保管模式

以戴维•比尔曼教授为首的美国匹兹堡大学学派是分布式保管模式的倡导者。他们主张，文件形成机构应该自始至终保管自己形成的电子文件，而不是将进入档案阶段的电子文件移交档案馆，档案馆对非现行电子文件保管具有指导和帮助的职能，并对资源具有一定的控制权。支持电子文件分布式保管的主要理由是，电子文件具有系统依赖性，技术和资源的有限性使得档案馆不可能保管所有机构的文件，尤其是那些需要专门的软硬件才能阅读的文件。如果档案馆和文件形成机构一样建立与之相同的技术环境，则成本很高且管理工作复杂，档案馆很可能会因为资金和技术上的困难而难以有效地长久保管电子文件。20世纪90年代中期，澳大利亚国家档案馆对电子文件采纳了颇有争议的分布式保管方案：档案馆负责制定相关政策、标准和提供最佳实践，联邦政府机构在前者的指导下对自身形成的电子文件进行长期保存。

在上述两种方案的基础上，有人提出了采用集中式与分布式结合的折中办法，即“自由进馆原则”。事实上，不管采用何种保管模式，档案馆都在总体上控制着电子文件资源，分布式保管并不是放任文件形成机构自由地保存电子文件，“保管”更多地包含着“控制”的意思。

特别需要指出的是，2000年澳大利亚国家档案馆颁布了《联邦政府文件保管政策》。该政策明确指出，国家档案馆原则上将承担起对所有具有档案价值的电子文件的保管责任，不管其形式如何，这标志着澳大利亚国家档案馆电子文件保管模式从分布式向集中式转变。从目前发达国家电子文件管理的实践及其发展来看，在现有的社会需求、技术条件下，电子文件的集中式保管乃是大势所趋。然而由于各国（各地）信息技术发展水平、文档管理体制、管理传统等差异，最终集中式保管的路径选择、实现策略、技术方案等方面仍然存在着差异。