【摘要】：电子文件的形成过程就是业务活动的过程。从管理的视角来说，电子文件形成过程的一般要考虑有两方面的要求：一是业务的要求，包括顺利完成业务目标、提高业务效率等；二是档案管理的要求，主要包括保证业务活动的过程和结果得以完整留存和充分利用。为电子文件选用恰当的存储格式。应当尽可能选择开放的、应用广泛的存储格式，以利于维护电子文件的长期可读性。
1.电子文件形成的含义
电子文件形成是指电子文件从无到有的过程。电子文件的形成过程就是业务活动的过程。尽管不同专业、行业领域内的业务活动往往可能有比较大的区别，但根据业务活动处理文件的目的可归纳出一些具有普遍意义的文件形成工作，包括文件的创建、接收、流转、更改、分发、交换等，其中只有创建或接收是每一份电子文件必经的形成活动。
2.电子文件形成的基本要求
从管理的视角来说，电子文件形成过程的一般要考虑有两方面的要求：一是业务的要求，包括顺利完成业务目标、提高业务效率等；二是档案管理的要求，主要包括保证业务活动的过程和结果得以完整留存和充分利用。纸质环境中两个视角往往是分离或者脱节的，而在电子环境中以上两方面的结合就十分重要。
电子文件形成过程中的具体管理要求包括以下几个方面：
（1）确保应该生成的文件能够及时生成。电子环境中可能形成传统纸质环境下不可能形成的文件，如音频、视频、数码照片等多种形式的文件。
（2）确保电子文件形式规范以及内容完备。应按照法律法规及其他相应规范的要求，创建文件的内容和形式。
（3）为电子文件选用恰当的存储格式。应当尽可能选择开放的、应用广泛的存储格式，以利于维护电子文件的长期可读性。
（4）为需要在多个部门、岗位之间流转办理或处理的电子文件选择恰当的流转路径。
（5）对电子文件进行恰当的权限控制。
（6）完整记录电子文件的形成背景。
（7）对电子文件进行必要和恰当的版本控制。
（8）提供必备的描述信息，如文件的关键词，数码照片的事件描述等，以方便文件信息的管理和利用服务。
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