电子文件的特点

与传统的各种形态的文件、档案相比，电子文件呈现了不同的特点。全面了解和把握电子文件的特点是科学管理电子文件的前提，其主要特点包括：

纸质文件等传统文件可以在各种书写载体上直接记录各种信息和阅读，理解它的意思而不需要借助于任何中介。而电子文件则不然，它由人无法直接视读和理解经过复杂编码的“比特”组成，需要通过计算机特定的程序解码才能识读，因此说它具有非人工识读性。

由于电子文件的形成、处理、归档、保存等全部管理活动需要借助计算机系统才能实现。当生成一份文件的软件、操作系统、硬件环境更新换代或改变时，电子文件可能出现打不开、不可读等问题，因此它对系统具有依赖性。

电子文件的信息不再具有物理意义上的固定实体状态，不再具有固定的物理位置，而可以在不同的载体上同时存在或相互转化，可以根据需要随时改变或扩展，缩小存储空间。信息与特定载体的可分离性，还可以使电子文件以全文形式存在的“文件形态”与其中以逻辑关系连接的“信息要素”之间发生分离。

计算机空间是一个虚拟的集成空间，而数字信息可以在计算机空间流动。只要有适当的存取技术，任何人在任何地方都可以存取计算机空间的信息，而不必知道该信息的收藏地点，电子文件的存放位置可以与它们的使用毫无关系。

电子文件的不稳定性主要表现在它容易被修改、丢失或毁坏。纸质文件的文本是固定的，如文本页码、格式、装订发生了变动，我们可以识别。但是电子文件信息则很容易不留痕迹地对它进行处理，因此判断电子文件信息的完整性是电子文件管理的一大挑战。此外，电子文件存储介质的物理寿命有限、信息技术的淘汰与更新等均对电子文件稳定性造成了巨大的冲击。

电子文件的生成、流转与利用都会受到硬件、软件与网络等构成的技术系统与数字环境的制约，这使得电子文件数字信息难以维持永久存取。导致这个现象的主要原因在于电子文件载体寿命的有限以及计算机技术淘汰。

首先，就载体寿命而言，常用的电子文件存储载体包括磁带、磁盘、光盘等，相对于纸质文件载体，它们对环境要求较高且寿命较短。同时这些存储载体对自然灾害、病毒入侵、硬盘故障、误操作等造成的危害抵御能力较弱，因此极易丢失电子文件的数据信息。其次，就技术淘汰而言，电子文件依赖的计算机软、硬件及信息处理方式大约2～5年就要更新换代。当设备不能读出这些信息时，存储媒体就会被淘汰，旧格式与新格式，旧标准与新标准就不配套，这就导致了许多电子文件信息无法读出。因此，从根本上来说电子文件信息难以维持永久的存取，需要通过不断迁移等方式来保证它的可读。