电子文件的移交

1.电子文件移交的含义

电子文件的移交是指电子文件形成单位向国家档案馆转移电子文件的行为，对应于国家档案馆的行为则被称为电子文件的接收。在数字环境下，电子文件移交往往是从电子文件管理系统转移至电子文件长期保存系统或其他系统的过程。需要指出的是，电子文件移交是电子文件处置行为之一，其他主要的处置行为还包括销毁或续存。为规范电子档案移交与接收工作，确保电子档案的真实、完整、可用和安全，保存党和国家历史记录，促进档案信息资源开发利用，2012年，国家档案局颁布了《电子档案移交与接收办法》（下简称《办法》）。《办法》对文件形成单位的电子档案移交工作和国家档案馆的电子档案接收工作做了规定。

2.电子文件移交的时间

电子文件移交单位一般自电子形成之日起5年内向同级国家综合档案馆移交。对于有特殊要求的电子档案，可以适当延长移交时间。涉密电子档案移交时间另行规定。

3.电子文件移交的基本要求

（1）元数据应当与电子档案一起移交，一般采用基于XML的封装方式组织档案数据。

（2）电子档案的文件格式按照国家有关规定执行。

（3）电子档案有相应纸质、缩微制品等载体的，应当在元数据中著录相关信息。

（4）采用技术手段加密的电子档案应当解密后移交，压缩的电子档案应当解压缩后移交；特殊格式的电子档案应当与其读取平台一起移交。

（5）档案移交单位应当将已移交的电子档案在本单位至少保存5年。

4.电子文件移交的流程

电子文件移交的基本流程包括组织和迁移转换电子档案数据、检验电子档案数据、移交电子档案数据等步骤。档案移交单位在向国家综合档案馆移交电子档案之前，应当对电子档案数据的准确性、完整性、可用性和安全性进行检验，合格后方可移交。

5.电子文件移交的方式

电子文件的移交可采用离线或在线方式进行。

离线移交电子档案应当满足下列基本要求：移交单位一般采用光盘移交电子档案，光盘应当符合归档要求；一般向同级国家综合档案馆移交一套光盘，光盘应当单个装盒；应当按照有关要求进行光盘数据刻录及检测；存储电子档案的载体和载体盒上应当分别标注反映其内容的标签；移交载体内电子档案的存储结构应参照相应要求。

在线移交电子档案的单位应当通过与管理要求相适应的网络传输电子档案，传输的数据应当包含符合要求的电子档案及其元数据，数据结构一般为一张或多张光盘载体内电子档案的存储结构组合，单张光盘的数据量小于光盘的实际容量。

6.电子文件接收的基本要求

电子文件的顺利移交还需要国家综合性档案馆做好相应工作，具体包括：

（1）建立电子档案接收平台，进行电子档案数据的接收、检验、迁移、转换、存储等工作。

（2）对接收的电子档案数据的准确性、完整性、可用性和安全性进行检验，合格后方可接收。

（3）对电子档案数据迁移和转换前后的一致性进行校验。

（4）对接收的电子档案载体保存5年以上。

（5）对电子档案载体应当按照DA/T 38《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》和DA/T 15《磁性载体档案管理与保护规范》进行管理。

7.电子文件接收的流程

电子文件接收的基本流程包括检验电子档案数据、办理交接手续、接收电子档案数据、著录保存交接信息、迁移和转换电子档案数据、存储电子档案数据等步骤。

在办理交接手续方面，电子档案检验合格后方可办理交接手续，填写《电子档案移交与接收登记表》，由交接双方签字、盖章，各自留存一份；《电子档案移交与接收登记表》可采用电子形式并以电子签名方式予以确认。

在元数据管理方面，国家综合档案馆应当将电子档案交接、迁移、转换、存储等信息补充到电子档案元数据中。