电子文件归档

电子文件归档_文书处理与档案管理

随着社会进入知识经济时代 ，计算机被广泛应用于各种领域。计算机的广泛应用产生了大量电子文件，电子文件是现代社会发展的必然趋势。

一、电子文件及其种类

电子文件从属于文件，是存储于电子存储载体上的文件。具体来讲，电子文件指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。而需要归档的电子文件一般是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。

根据电子文件的信息存在形式和用途，电子文件的种类大致可分为以下几种:

1.文本文件，指用文字处理技术形成的电子文件。

2.命令文件，指为处理各种事务用计算机语言编写的程序，是一种计算机软件。

3.图像文件，指用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的电子文件。

4.数据文件，指以数据库形式存在的具有文件属性的记录。

5.图形文件，指用计算机辅助设计或绘图等设备获得的电子文件。

6.影像文件，指用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制作的文件。

7.声音文件，指记录声音的文件。

8.多媒体文件，指运用多媒体技术制作的，需要借助多媒体体现出来的文件。

【知识拓展】

电子文件的特征

电子文件具有许多不同于纸质文件的特质，主要表现在以下几方面:

1.电子文件对设备的依赖性

电子文件从形成、传输到存储都是通过电子计算机实现的，所以电子文件与计算机系统中的各种设备有着密不可分的关系，也可以说计算机是生成电子文件的前提和基础。离开计算机的软硬件平台，电子文件就看不见、摸不着，这就决定了电子文件对设备的依赖性。

2.电子文件载体的非直读性

存储在某种载体上的电子文件，在制作时是把可识别的文件、图形等输入计算机中转换成二进制数码来表示的。计算机内形成的电子文件记录到载体上时，也是数字编码序列，因而不能直接观看其内容，必须有相应的计算机设备将载体上的编码序列读取出来，再转换成人能识别的形式，显示在屏幕上或打印在纸上。

3.电子文件的信息与载体的可分离性

电子文件内容的存放位置是不固定的，可以从一个载体转换到另一个载体，其内容却不发生变化。而且，它还可以通过网络传给远方的接收者。

4.电子文件的信息共享性

由于电子文件信息与载体的可分离性，决定了它可以通过网络来实现信息的共享。

5.电子文件信息的易更改性

由于电子计算机的内存储器、磁带、磁盘、可擦写光盘等存储介质的可重写性和电子文件与载体的可分离性，决定了电子文件在起草过程中或作其他处理时存在着易于更改的可能性，而且更改后不留任何痕迹。

资料来源:赵映诚主编:《文书工作与档案管理》，高等教育出版社2007年版，第267页。

二、电子文件的日常管理

平时收集积累的电子文件，应做好日常管理工作，以便顺利归档和查找利用。

1.建立文件夹

内容相同或相近的电子文件，应放在一个文件夹中。这样可以分类保管。

2.合理分类

平时产生的电子文件，应该简单进行分类，使之有序化。

【小技巧】

电子文件的分类方法

电子文件一般可以根据以下方法进行分类:

第一，按时间分类:将同一时间的文件放在一起，然后按照重要程度或按照文件格式等进行排列。

第二，按内容分类:将同一内容、事由的文件放在一起，然后按照时间或重要程度等进行排列。

第三，按文件格式:可按照文本文件、命令文件、图像文件、数据文件、图形文件、影像文件等来进行分类，在每一格式内或按时间或按重要程度等进行排列。

3.登记

平时收集积累的电子文件，均要及时登记。登记时要将电子文件的特征、运行环境等重要内容进行逐一登记后形成一个表册，它不仅能起到登记统计作用，还可以起到目录查询的作用。

电子文件登记表应与电子文件同时保存;如果电子文件登记表制成电子表格形式，也应与电子文件一同保存，永久保存的电子表格应附有纸质等拷贝件并与相应的电子文件拷贝一起保存。

4.拷贝另存

为避免电脑故障或其他特殊原因造成电子文件的丢失损坏，应对产生的电子文件进行及时复制，并及时地把它另存到其他载体上。另外还要采取必要的保护措施，确保电子文件的安全。

5.及时归档

按照《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894—2002)的规定，及时把有价值的电子文件进行归档，转化为电子档案。

三、电子文件的收集与积累

收集与积累电子文件应该符合下列要求:

1.记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价值的电子文件及电子版本的定稿均应被保留。当正式文件是纸质的，如果保管部门已开始进行向计算机全文的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要确定是否保留。

2.当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时应随时对电子文件进行备份，存储于能够脱机保存的载体上。

3.对在网络系统中处于流转状态，暂时无法确定其保管责任的电子文件，应采取捕获措施，集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中，以防散失。

4.对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式。

5.对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。

6.对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。

7.对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频或多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。

8.对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性表识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。

9.对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。

10.计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。

11.对套用统一模板的电子文件，在保证能恢复原形态的情况下，其内容信息可脱离套用模板进行存储，被套用模板作为电子文件的元数据保存。

12.定期制作电子文件的备份。

四、电子文件的归档

电子文件归档，是将经过初步整理登记的具有保存价值的电子文件，从计算机或网络的存储器上拷贝或刻录到可移动的磁、光介质上并移交至档案室(馆)以便长期保存的工作过程。

(一)归档要求

文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。

归档电子文件的质量关系到以后电子文件的保管与利用，因此档案部门应采取措施，保证电子文件归档的质量要求。具体要求如下:

(1)归档电子文件必须真实有效。要运用各种技术手段保障电子文件的真实性与凭证性，严格审定归档电子文件的版本。文本文件应以最后定稿归档。图形文件如经更改，需将与当时技术状态一致的版本归档。

(2)归档电子文件必须完整、准确、系统、安全、视听正常、无病毒、无机械损伤。

(3)归档电子文件必须按照统一要求转换为标准的文本文件格式，保证日后能够顺利读出。外来文件还要具有系统兼容性。

(4)归档电子文件必须经过演示和检测及一定的整理和编辑，划分保管期限，保证其内容与文件正本相一致和利用的方便。

(5)禁止重复归档，杜绝信息垃圾，保障系统自动管理的实现，而且对归档的电子文件做出备份，一份封存，一份供利用。

(6)文件形成部门应对归档的电子文件编制归档说明，需简要说明磁带、光盘中存储文件的内容，运行的软硬件环境、版本号、文件的完整性和准确性等。归档说明可兼作移交清单，一式两份，移交部门和档案室双方签字后各保存一份备查。

(二)归档模式

由于电子文件的特殊性及现有科技条件和档案管理水平的限制，目前大多数人赞成“双套制”，即同时把电子文件和相应的纸质档案一同归档。实行“双套制”并非是使纸质管理系统和电子管理系统独立地、没有任何管理的保管，而应把电子档案与纸质档案作有机地对应，相互建立准确可行的标识关系，即在纸质档案的卷内目录、备考表等注明相应的电子文件的存放地址、编号等信息;在电子档案后标上相应纸质档案的库房编号、柜号、目录号等信息。当档案的著录、编号或内容等更改时，应注意保证电子档案与相应纸质档案的一致性。

(三)归档范围

电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据。

(四)归档时间

逻辑归档可在文件处理完毕后随时进行，物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。

(五)归档程序与方法

电子文件的归档，按照鉴定标识进行。电子文件的归档一般可分两步进行:先做逻辑归档，即办结后随时归档，以防止文件丢失，然后定期完成物理归档。

1.逻辑归档

逻辑归档指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。进行逻辑归档使电子文件的管理权从网络上转移至档案部门，在归档工作中，存储格式和位置暂时保持不变。

2.物理归档

物理归档指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。凡在网络中予以逻辑归档的电子文件均应定期完成物理归档。

【提醒您】

物理归档的注意事项

电子文件在进行物理归档时应注意:

第一，把带有归档标识的电子文件集中，拷贝至耐久性好的载体上，一式三套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。对于加密电子文件，则应在解密后再制作拷贝。

第二，存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等，归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态。

第三，将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，并附归档电子文件登记表。

第四，对需要长期保存的电子文件，应在每一个电子文件的载体中同时存有相应的机读目录。

3.移交、接收

(1)检验。文件形成单位在移交电子文件之前，档案保管部门在接受电子文件之前，均应对归档的每套载体及其技术环境进行检验，合格率达到100%时方可进行交接。

检验结果分别由移交单位、接收单位填入归档电子文件移交、接受检验登记表。

【提醒您】

移交电子文件需检验的项目

移交电子文件时，要检验如下项目:

第一，载体有无划痕，是否清洁。

第二，有无病毒。

第三，核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续。

第四，核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。

第五，对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。

(2)移交手续。档案保管部门验收合格，完成归档电子文件移交、接受检验登记表(见表5-5)的填写、签字、盖章环节。登记表一式两份，一份交电子文件形成单位，一份由档案保管部门自存(注:归档完毕，电子文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少1年)。

表5-5 归档电子文件移交、接受检验登记表

【知识拓展】

电子文件归档管理中存在的问题及策略

人类进入信息化时代，随着办公自动化的普及、电子政务、电子商务的广泛应用，以及国家机关和企事业借助计算机和互联网开展各项工作，电子文档大量产生，改变了过去以纸质文件为主的状况。由于电子文件的接收、储存、传递的文件数量庞大，类型繁多，因此如何将电子文件进行归档管理，是个十分关键的问题。电子文件具一定的特性，因此在归档的过程中常常存在一些易被忽视的问题，只有解决了电子文件的归档管理中存在的这些问题，才能更好地保障信息资源的真实、完整、规范和安全。

一、电子文件归档过程中存在的问题

1.文件内容易变化。电子文件的内容容易变化，且很容易被篡改。目前虽已出现一些防止伪造和篡改的软件和技术，但还是无法完全避免文件内容被修改或是发生变化。一些不法分子更是会非法截取文件进行修改。

2.难以界定原件。由于电子文件的制作过程是利用计算机操作的，因此并非每一份文件都能够制作出一批原件，有时候许多信息和内容都是在某个软件的窗口内进行制作，而这个窗口中的内容能够被复制或拷贝到其他计算机上，因此很难分辨出究竟哪一份才是原件。

3.字迹不固定。因电子文件的字体都是利用计算机进行编辑，因此没有固定的可分辨的字迹。人们根据不同的字体和字迹输出电子文件，但不能够从字迹上分辨文件的原始性。

4.电子文件签署技术不成熟。因目前还未能够普及电子文件签署技术，因此还无法借助签署来判断文件是否为原件。

二、电子文件归档管理的解决对策

1.加强电子文件归档的组织领导。各级行政管理部门按照《电子公文归档管理办法》(国家档案局2003年7月28日第六号令)的要求，结合本单位实际情况制定电子文件归档管理的规章制度，明确好归档工作程序、内容和要求，让电子文件归档按照程序进行，才能够最大限度地保留文件的真实、完整性和有效性。

2.文档一体化管理。联合软件供应商，让文件的管理软件与办公自动化系统能够结合起来，形成真正的文档一体化管理。文档一体化管理利于档案部门与电子文件形成部门更好地协调，落实好管理文件的责任，将责任落实到具体负责人身上，按规章制度进行检测和考核。文档一体化管理让文件形成到归档整个过程具有连续性，有利于文档的管理。

3.制定分类方案。按照中华人民共和国国家标准《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)的相关要求，并且结合本单位的实际要求制订出分类方案，更好地管理电子文件，又能够有效地利用文件资源。

4.辅助管理。使用了文件管理系统的单位可以再对各类文件进行归档时在目录中增加“文件稿本代码”“文件类别代码”及“载体编号”等辅助管理的编码，让电子文件归档的顺序同纸质文档一致。减轻了归类和登记的麻烦，减少了工作量，提高了工作效率。一些非文字的文件也可使用此类方法，提高检索效率和准确性。

5.建立长期可读的保障机制。对于一些要长期保存的电子文件，要保证在长期保存的过程中电子文件的可读性，应当定期检查和维护电子文件储存设备，做好文件的备份。

资料来源:吴彦:《刍议电子文件归档管理中存在的问题及策略》，《文史月刊》2012年第12期。

【法规链接】

电子公文归档管理暂行办法

(国家档案局2003年7月28日发布，2003年9月1日起施行)

第一条 为了加强对电子公文的归档管理，有效维护电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》和《国家行政机关公文处理办法》，制定本办法。

第二条 本办法所称的电子公文，是指各地区、各部门通过由国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。

第三条 电子公文形成单位应指定有关部门或专人负责本单位的电子公文归档工作，将电子公文的收集、整理、归档、保管、利用纳入机关文书处理程序和相关人员的岗位责任。

机关档案部门应参与和指导电子公文的形成、办理、收集和归档等各工作环节。

第四条 副省级以上档案行政管理部门负责对电子公文的归档管理工作进行监督和指导。

电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，移交前由形成部门负责，移交后由档案部门负责。

第五条 电子公文参照国家有关纸质文件的归档范围进行归档并划定保管期限。

第六条 电子公文一般应在办理完毕后即时向机关档案部门归档。

第七条 电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文，制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档，并使两者建立互联。

第八条 需要永久和长期保存的电子公文，应在每一个存储载体中同时存有相应的符合规范要求的机读目录。

第九条 电子公文的收发登记表、机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子公文一同归档保存。

第十条 电子公文的归档应在“全国政府系统办公业务资源网电子邮件系统”平台上进行，各电子公文形成单位档案部门应配置足够容量和处理能力及相对安全的系统设备。

第十一条 电子公文形成单位应在运行电子公文处理系统的硬件环境中设置足够容量、安全的暂存存储器，存放处理完毕应归档保存的电子公文，以保证归档电子公文的完整、安全。

第十二条 电子公文形成单位应在电子公文处理系统中设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录对电子公文实时操作的人员、时间、设备、项目、内容等，以保证归档电子公文的真实性。

第十三条 电子公文形成单位应在电子公文归档时对相关项目进行检查，检查项目包括与纸质公文核对内容、签章，审核电子公文收发登记表、操作日志及相关的著录条目等，确认电子公文及相关的信息和软件无缺损且未被非正常改动，电子公文与相应的纸质公文内容及其表现形式一致，处理过程无差错。

第十四条 归档电子公文的移交形式可以是交接双方之间进行存储载体传递或通过电子公文传输系统从网上交接。

第十五条 通过存储载体进行交接的归档电子公文，移交与接收部门均应对其载体和技术环境进行检验，确保载体清洁、无划痕、无病毒等。

第十六条 归档电子公文应存储到符合保管要求的脱机载体上。归档保存的电子公文一般不加密，必须加密归档的电子公文应与其解密软件和说明文件一同归档。

第十七条 归档的电子公文，应按本单位档案分类方案进行分类、整理，并拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套异地保管，一套提供利用。

第十八条 档案部门应加强对归档电子公文的管理，提供利用有密级要求的归档电子公文，应严格遵守国家有关保密的规定，采用联网的方式提供利用的，应采取稳妥的身份认定、权限控制及在存有电子公文的设备上加装防火墙等安全保密措施。

第十九条 超过保管期限的归档电子公文的鉴定和销毁，按照归档纸质文件的有关规定执行。对确认销毁的电子公文可以进行逻辑或物理删除，并应由档案部门列出销毁文件目录存档备查。

第二十条 其他类型电子公文的归档管理可参照本办法。

第二十一条 本办法未尽事宜，参照国家其他有关电子文件的标准和规定。

第二十二条 本办法由国家档案局负责解释。

第二十三条 本办法自2003年9月1日起施行。