电子文件的归档与管理实践

电子文件的归档与管理实践

沈素勤

（杭州市青山水库管理处）

摘　要：随着计算机网络技术的飞速发展，办公自动化的程度不断提高，文件产生和传递的方式、方法也在不断发生变化，传统纸质档案的管理理论、方法、标准已经不能完全适用于电子文件的归档和电子档案的管理。因此，建立电子文件归档与电子档案管理办法已经成为档案管理亟待解决的课题。本文通过分析电子文件的产生原因和特点，结合当前电子文件的管理实际，提出电子文件归档与管理的具体原则和办法。

关键词：电子文件　归档　管理办法

随着计算机网络技术的飞速发展，办公自动化的程度不断提高，文件的产生和传递的方式、方法也在不断发生变化，传统纸质档案的管理理论、方法、标准已经不能完全适用于电子文件的归档和电子档案的管理。因此，建立电子文件归档与电子档案管理办法已经成为档案管理亟待解决的课题。

一、电子文件的分类与特点

（一）分类

从电子文件的产生途径来分类，主要有以下几类：

一是先于纸质文件产生的电子文件，它是以电子文件为主体，在本单位生成的并用光盘、网络传递的电子文件或网上下载的非本单位产生的但对本单位有影响，或本单位要贯彻、执行的电子文件。如我单位通过公文流转系统（OA系统）接收上级下发的电子文件等。

二是本单位接收的纸质文件材料，通过扫描形成的电子文件，再通过OA系统下发到各科室、部门。

三是未生成电子文件的原始文件材料，后经录入形成归档的电子文件。如会议记录。

四是为印制、产生纸质文件利用计算机或打印机打印而形成的电子文件。如在计算机上编制上报市人事报表，通过计算机打印生成报表的同时，生成了年度报表的电子文件。

（二）特点电子文件无论在产生途径上，还是在归档管理的方法上，与纸质档案都有明显的区别。电子文件无论是信息加工、存储、传输、检查，还是软件的运行、载体的更换等都要受一定条件的约束，其严格程度远远超过纸质档案的处理。电子文件有以下的特点：

1．电子文件对外部设备的依赖性很强

计算机设备是电子文件不可分割的一部分，电子文件的形成和处理都是在计算机的软硬件平台支持下完成的，就好比人的五脏六腑，缺少了任何一部分，人就无法生存，电子文件也是一样，离开了计算机的软、硬件，电子文件也就失去了生存的条件。

2．电子文件与记录载体的可分离性

电子文件是数字化的信息形态，它的存储位置不是固定不变的，而是可以变化的，还可以从一种载体转移到另一种载体上，其内容却不发生任何变化。

3．电子文件的可分享性

电子文件作为数据序列，可以通过计算机和网络技术，实现电子数据的共享。如本单位通过计算机的内部局域网络技术，各部门、室都可以登录省、市、县局服务器，实现了电子数据（文件）的共享。

4．电子文件的不安全性

电子文件是通过U盘、硬盘、光盘等磁介质来存储的，但这些磁介质具有相当的不稳定性和不安全性，尤其是软磁盘非常容易发生人为的或自然的损坏，这对电子档案（文件）的长期储存具有很大的挑战。另外，电子文件储存在网络服务器上，也存在网络的安全性。

二、加强电子文件归档与管理的必要性

在实际工作中要保障电子文件的“原件”形式比较困难，一是很难保障电子文件的长期可读。电子文件可读性受生成环境、软硬件平台、技术标准、存储格式、加密方式等多方面影响，经常发生因技术更新、载体损坏等情况而导致文件在较短时间内就不可读。二是对电子文件的全程监管非常困难。从目前来看，电子文件的保留、处置等方面都存在很多问题。

（一）草稿性电子文件被忽视

由于处于办公自动化的起步阶段，多数单位只用电子计算机起草文件，而一旦打印出纸质正式文件，作为草稿性的电子文件就会被忽视。这些电子文件的绝大多数未被保留，而是被新起草的文件或其他信息不断地覆盖、清除。

（二）辅助性电子文件处于混乱状态

一些单位在发文时，先经过网络发送电子文件，接收单位先按电子文件承办，正式的纸质文件随后按正常发文程序发送。在这些单位，一旦纸质文件到手，电子文件就常常处于无人管理的状态。多数单位对这部分电子文件未采取严格保管措施，人们甚至可以随意对其进行增、删、改等操作。

（三）正式电子文件归档程序不够完善

目前，大多数办公自动化系统在设计时没有档案工作者参与。因此，对电子文件的归档考虑不周，只设计了逻辑归档功能，也就是说电子文件生成时存在什么位置，归档后仍未改变，而没有把这些电子文件集中下载到可脱机保存的载体上。这样，一旦信息系统出现问题，电子文件就会被破坏，甚至全部丢失。

（四）电子文件存储载体不安全

目前，很多单位的电子文件直接保存在硬盘存储器上，如果系统出现故障，就极易造成数据的丢失。有一些单位的电子文件以软磁盘作为存储介质，但由于其极易被破坏，其可靠性和保管期限都存在较大问题。

（五）电子文件生成的软硬件环境影响电子文件的长久保存

电子文件的生成环境是很复杂的，而且电子文件对设备有依赖性。一些单位保留电子文件时，没有注意保存其生成软件及设备等方面的参数，如果某系统被毁，那么由它生成的电子文件就可能难以读取。

基于上述诸多因素，必须加强对电子文件的前期控制，注意平时的收集和积累，为做好电子文件的归档和管理奠定良好基础。

三、电子文件的归档与管理的注意事项及具体要求

制订电子文件的归档与管理办法，是当务之急。应按照国家有关档案管理的标准，结合本单位的实际情况，从电子文件的产生途径、类型和特点出发，以集中统一为原则，明确归档电子文件的管理机制，以完善齐全为宗旨，全面划定归档电子文件的范围，以电子文件的著录和组盘为主要内容进行归档电子文件的整理，以脱机载体为重点加强归档电子文件的保护，以确保真实、有效为目的把好归档电子文件的质量检验关，从归档电子文件的特点出发，自己开发或购入电子档案的管理系统软件，形成一套包括电子文件的形成、整理、鉴定、归档、利用、保护等内容的管理办法。为确保电子文档具有较强的可操作性，使电子档案的管理工作有章可循，笔者认为，在电子文件的归档和管理上需明确以下几方面的做法：

（一）将电子文件的积累归档作为电子文件业务处理程序的必要环节

即明确电子文件的责任者在产生、传递电子文件的同时必须转发一份到本单位的档案室备份。这包括两方面的含义：一是本单位（本级）制作的电子文件，必须由电子文件的制作者在定稿后传递一份给档案室；二是非本单位、上级或下级传递的电子文件即通过公文流转系统或政府上网工程系统，由档案室在分发前备份一份。

（二）明确档案室的归档管理责任

即收集备份本单位产生的电子文件和非本单位、上级或下级对本单位的行文并进行著录，及时将目录及文件划分保管期限，统一编号，进行整理、拷贝，并刻录光盘来保存。档案室负责电子档案的管理、提供利用、编目上网以及电子档案的长久保管工作。

（三）明确归档电子文件的范围

必须明确归档电子文件的具体范围，主要包括：（1）本单位各部门草拟报上级审批的规范性文件以及由各部门日常工作形成的有一定重要性的文件；（2）上级转发的文件；（3）下级向本单位报送的报告、请示等以及本单位答复下级的批复、函件等；（4）同级单位转发的文件和多个同级部门会签的文件以及本单位答复同级部门的函件；（5）本单位党团组织制订的规范文件。

（四）科学选择电子文件的长久存储载体

电子文件在线存储、离线存储、多套存储电子档案载体，电子文件的存储载体有多种，如磁盘、U盘、光盘等，但光盘与U盘、磁盘相比，其优点是：成本较低，存取设备普及，记录的密度高，存储容量大，数据传输率高，存取速度快，易保存，而且有保护层，信息读出为无接触式，不存在读取磨损，所以盘片不易损坏。由于光盘有这些优点，应统一使用光盘作为电子文件归档的载体。严禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。

（五）要把好电子文件的鉴定关

对电子文件的鉴定明确要把好“三关”。一是把好入口关，也就是档案室在收到电子文件时要检验每个文件能否被正常读出、打开或运行；有无感染计算机病毒；内容是否完整，是否与纸质文件内容相符。二是抓好定期检查关，即由档案室负责对归档后的电子文件建立定期检查的制度，检验数据类电子文件能否被正常运行。三是明确在对电子文件的检查、维护、拷贝等操作过程进行登记制度，避免发生重复检查或误操作的现象，并对转储后的载体与原来的载体以同样的编号保存。

（六）要把好电子文件的安全关

一是把好电子文件存储载体的安全关。在定期检验电子文件能否运行的同时，要注意定期更换电子文件的存储载体。二是要把好电子文件在网络环境中运行的安全关。可以采用一种既能确认发件人身份，又能保密安全的“公用密钥数字签名技术”，并采用数据加密技术来保证网络运行的安全。三是抓好电子文件在利用中的安全关。坚持存用分开的原则，分别保存用于封存保管和提供利用的电子文件。电子文件提供利用时，必须通过身份验证才能进入，并按各部门操作人权限分别设置查询的具体内容，属于保密范围的电子文件必须以部门领导的身份才可以进入查阅，对电子文件的复制、拷贝进行严格的控制。

（七）明确纸质档案与电子档案要长期并存并保持一致

纸质档案与电子档案属于两种不同载体的档案，它们的特点可以概括为两句话：纸质档案便于长久保存，但利用不方便；电子档案便于利用，但难于永久保存。鉴于这种情况，必须明确实行纸质档案与电子档案长期并存的“双轨制”，即在保存电子文件的同时，把电子文件以硬拷贝输出形成纸质文件来保存。同时，还要注意两种不同载体档案的一致性，特别是在电子档案著录、编号、签署、更改、更新时更应注意电子档案与纸质档案的对应。

（八）明确电子文件存档号的编制方法

电子文件存档号的编制，关系到电子文件的查找、利用、检查、更新载体等内容，关系到能否在本单位内实现电子文件的共享。电子文件存档号是根据以下的原则来编制的：全宗号—目录号—案卷号—张页号，电子文件的存档号码要与纸质档案的存档号码一致。

四、加强对电子档案的管理

为建立健全文件控制机制，提高工作运作效率，保证电子文件数据的安全性、可靠性、有效性，防止数据丢失，提高效率和降低成本，把电子文件及其归档后形成的电子档案管理好、开发好和利用好，并得到长期保存，使人类活动的真实历史记录在电子时代得以继续，是所有档案工作者应尽的职责。如何提高单位电子管理水平，笔者认为应该从以下几个方面入手：

（一）从电子文件的收集、积累基础工作入手

在纸质档案管理中，档案收集是档案工作诸多环节中的第一个环节，档案收集工作如何，对后续各环节的影响很大。因为，如果对应该收集归档的文件没有收集归档，不仅影响了档案的完整性，而且不利于今后的开发利用。对于电子档案管理来说，电子文件的收集也是诸环节的第一个环节，是做好电子档案管理工作的基础。电子文件的特性决定了电子文件的收集不同于纸质档案，其收集、积累的范围、方法和要求也不同于纸质档案。如对草稿文件，由于不具备正式文件的功能，所以一般情况下可不保留。但是，如果对正式的纸质文件进行全文信息自动检索要求时，或者从保留文件重要修改过程的信息考虑，则应对其进行收集和积累。对起辅助作用或正式作用的文件，则应及时收集和整理，并在与其相应的纸质文件之间建立标识关系，尤其是对“无纸化”系统生成的电子文件，应当有更严格的措施。必要时，应在收集积累过程中制作成纸质拷贝件或者制成微缩品，以免系统发生意外情况时电子文件信息丢失。

（二）严格电子文件的归档管理

电子文件归档，是将应当归档的电子文件，经过整理确定档案属性后，从电子计算机的存储器或其网络存储器上，拷贝或刻录到可脱机的存储载体上，以便长期保存的工作过程。不同环境条件产生的电子文件，其归档的方法是不同的，如果是电子计算机网络系统，按要求转数据库或记录有归档的标志即可完成归档任务。但以存储载体传递的电子文件归档，就必须做一些辅助和认证工作，要与相关的纸质文件结合归档。就目前而言，电子文件归档应符合下列要求，首先，从归档时间上看，文书档案一般应以一个年度为限，将电子文件的最终版本刻录在光盘等存储载体上，以利于以后的反复查阅和利用。对网络环境下生成的大量业务电子文件，宜采用备份的方法，但不宜将备份文件和原电子文件存放在同一台服务器上。其次，从归档电子文件的数量看，为确保电子文件的真实性，便于保管和利用，一般以保存两套同版本的电子文件为宜，一套由档案管理部门统一保管，另一套由相关业务部门异地保管。归档电子文件的格式，应为通用标准，如文档文件宜采用TXT格式或DOC格式，数据文件宜采用DBF文件，图像文件宜采用JPG格式等，在对电子文件进行归档的同时，应注意对电子文件的运行环境、使用的操作平台、设备要求等进行说明，必要时运行电子文件的原程序应一并归档保管。

（三）健全电子档案管理真实性报送制度

根据《电子文件管理暂行办法》规定，“电子文件在形成和办理过程中，应当具备国家法律法规规定的原件形式，并符合下列要求：能够有效表现所载内容并可供调取查用；能够保证电子文件及其元数据自形成起完整无缺、来源可靠，未被非法更改；在信息交换、存储和显示过程中发生的形式变化不影响电子文件内容真实、完整”。因此，要加强电子文件的前端控制，通过管理和技术的手段，建立健全电子文件形成、处理、传输、归档等阶段的真实性保障机制，把好归档电子公文的入口关，重点检查归档文件是否真实、可靠、完整，公文档案形成的过程手续是否齐全，是否符合归档、立卷和网上传输发布的要求，等等。

（四）规范公文制作和控制程序

对新的公文档案要指定一个终端（专人或部门），各方面的公文档案经终端审核后统一在网络上发送，确保各种来源的档案实现统一的格式和结构，便于规范处理和控制。档案数据的传输交流和使用要本着“规范、先进、实用”的原则，尽量采用通用的文件格式。严格各环节的管理权限，对文件处理过程中的各类修改信息应予以保留，不可任意进行删除处理。

（五）加强电子档案软、硬件设施管理

要积极开辟电子档案存储的新途径，为档案管理部门配备必要的计算机刻录设备，对应归档的电子文件、数据资料采用通用格式的光盘存储。要及时修补管理软件的安全漏洞，对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级，搞好档案上传、下载的安全等级和访问权限。在硬件管理上，要进一步完善电子文件和计算机设备的保管设施和环境，温度保持在17℃—20℃，相对湿度保持在35%—40%，同时强化防磁设施的完善和维护，有条件的应及时升级服务器主机和数据库的硬件设施，确保档案电子信息数据在保存和传输过程中安全、稳定。