一般来讲，一个单位形成的文件材料在归档前的整理工作由各部门、处室的兼职档案人员承担，即通常所说的“文书处理部门立卷（或组件）”。
（一）以“卷”为保管单位进行文件整理
以“卷”为保管单位的文件整理步骤包括：归档文件分类、立卷、排列卷内文件、编制页号、填写卷内文件目录以及备考表和案卷封面、装订、排列归档案卷和编制案卷目录等，见图10-6。
图10-6 以“卷”为保管单位整理的一般程序图示
1. 归档文件分类
按照年度、组织机构、问题、保管期限、载体形式等将归档文件材料进行细分归类。文件分类工作应当在平时的文件收集工作中开展，也可在文件整理时集中开展。
（1）年度
文件的落款年度，要特别注意区分跨年度文件。
（2）组织机构
以单位名义召开的会议材料，归入办公室或秘书处等综合部门，业务部门起草但以单位名义的发文一般按照谁主办、谁立卷的原则分类。另外，要注意本单位和上、下级之间的工作联系，本单位的请示与上级的批复、批示，下级的请示与本单位的批复、批示应当放在一起归类；上级对本单位的指示、通知、通报等，应当和本单位执行情况一起归类；普发性的文件或同级机关、同级单位制发的文件先判断是否属于本单位归档范围（即是否需要贯彻执行），如是，再按上述原则归类。
（3）问题
一个问题、一项工作、一个案件、一次会议、一个业务活动形成的文件应当一起归类；一份文件的正本和定稿、正件和附件、请示与批复、转发文和被转发文、多种文字形成的同一份文件，必须放在一起归类。
（4）保管期限
不是同一保管期限的归档文件，即使同属一个年度、一个机构、一个问题、一个事由，也不能归入一个类目，这是便于归档后档案保管、利用和鉴定工作，明确档案流向。
（5）载体形式
属于文书类或管理类归档范围的音像材料（照片、录音、录像）及音视频材料（光盘）即使与纸质文件同属一个类目，也不能混合整理，应当按照载体形式分别整理。音像材料具体整理方法见第十二章第三节。
2. 立卷
文件的组合称为立卷。一般来说，不是一个类的文件不能组成一个案卷，组合后的每个案卷应当问题单一、类别鲜明、年度不混、保管期限准确。传统的立卷主要采取“六个特征”方法，即作者特征、问题特征、名称特征、时间特征、通讯者特征、地区特征，将具有共同特征、联系密切的文件组成一卷。但“六个特征”立卷法，存在割裂文件之间固有联系的现象，在区分价值、案卷厚薄方面也具有操作难度。为避免这些问题，在实际工作中，常用的立卷方法有以下两种：一是结合运用“六个特征”中两个或两个以上特征的复式立卷法，保持文件之间的联系，如作者、问题、名称结合运用就比较广泛，推荐的做法是以问题为主，兼顾其他特征，区别价值，如问题结合作者，或问题结合年度；二是采取“一事一卷”的立小卷方法。一个问题、一项工作、一个案件、一次会议、一个业务活动形成的只要保管期限相同的文件，可单独组成一卷，有利于今后查阅利用。
3. 排列卷内文件
一个问题且一个作者组成的案卷，卷内文件按时间顺序排列；一个问题、几个作者组成的案卷，按作者—时间排列；一个作者、几个问题组成的案卷，按问题—时间排列；几个问题、几个作者组成的案卷，按问题—作者—时间排列；密不可分的文件，如请示与批复、正件与附件、转发文和被转发文、同一文件的不同稿本（定稿、修改稿）应当排在一起，注意“五前五后”，即：批复、批示在前，请示、报告在后；正文在前，附件在后；转发文在前，被转发文在后；正本在前，定稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后。
4. 编制页号
卷内文件排定后，用号码机在有文字的正面右上角、反面左上角打号。空白页无需打号，同一卷内页号不能重复，也不能漏号。
5. 填写卷内文件目录、备考表和案卷封面
（1）填写卷内文件目录
卷内文件目录（表10-2）包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号及备注等项目。卷内文件目录置于卷首，便于查阅和统计，也是编制其他检索工具的基础。具体填写方法如下：
顺序号应逐件登记并连续编号。
文号，指文件编号，无文号的可不填。
责任者，即文件作者，可写作者全称或规范简称，几个责任者的应同时标出。
题名应当照录原文件标题，无标题或标题内容不完整的可自拟或补充，自拟的标题以“［］ ”表示，补充的内容用“（）”表示，例如，办公会议一年中召开很多次，应补充会议日期和主要内容以示区别，所以应为“办公会议记录（20140405召开职工运动会）”。
日期须以连续八位阿拉伯数字表示，如“20141220”，中间不加“/”“.”或“-”。
页号为每份文件第一页所在的页号，卷内最后一份文件应填写起止页号。
备注，即填写有必要说明的问题，如参见号、文件密级等。
表10-2 卷内文件目录式样
（2）填写卷内备考表
文件整理中或档案管理中发现的卷内文件的缺失、破损、移出等情况都应一一记录和补充，便于今后档案管理者和利用者了解有关情况。立卷人由兼职档案人员签名，检查人由该立卷部门负责人签名，见表10-3。
表10-3 卷内备考表式样
（3）填写案卷封面
案卷封面（见图10-7）有软、硬之分，但封面填写内容一致。案卷封面包括全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件（页）数、归档号、档号等项目。具体填写方法如下：
全宗名称，即立档单位名称，可用全称，也可用规范简称。
类目名称，指分类方案中一级类目的名称，如“办公室”（机构），“党群工作”（问题）。
案卷题名，是案卷封面中最主要的项目，要求简明扼要、表达准确、结构完整。题名一般由作者、问题（事由）、文种三部分组成，文字一般不得超过50字。除会议文件外，一般不得用“××工作文件材料”或“××单位来往文书”等作为题名，而应具体为“××单位关于××工作的通知、意见、通报”“××单位与××单位关于××工作的来往文书”。在实际操作中，案卷题名的拟写要求立卷人熟悉案卷内文件情况，兼职档案人员如较难把握，可先用铅笔草拟标题，待部门负责人或档案室人员审核后再打印或用钢笔誊抄。
时间，填写卷内文件所属的起止年月。
保管期限，填写所确定的整卷文件的保管期限，保管期限不同的文件，在立卷时应当区分价值，分别立卷，不能随意升高或降低保管期限。
件（页）数，装订的案卷填写总页数；不装订的案卷填写本卷的总件数。
归档号，是文书立卷部门立卷时的临时编号，一般无需填写。
档号，由全宗号、目录号、案卷号组成，是归档后或进馆后由档案室或档案馆编制的一组字符形式代码。
图10-7 案卷封面式样
6. 装订
采用软封面的案卷必须装订，采用硬封面的案卷可不装订，但卷内文件应当按件装订。按卷装订的，采取三孔一线左侧装订，卷内文件左、下侧对齐；按件装订的，采用左上角装订，文件左、上侧对齐。文件为表格时，装订时表头向左。文件装订前必须去除金属物，破损文件必须先修复，尺寸过大的文件应当折叠，尺寸过小的文件应当使用白纸托裱后装订。按卷装订的，一般采取线装，按件装订的，也可采用专门调制的糨糊进行粘贴，但不建议采用热熔胶等塑料材质的装订用品。一卷案卷一般不要超过200页。
7. 排列归档案卷
装订好的案卷应当系统排列，这是编制案卷目录和排列上架的前提。案卷排列一般根据分类方案排列，如分类方案为年度—机构（问题）的，可将同一机构或同一问题的案卷按照不同保管期限分别排列。
8. 编制部门归档案卷目录
归档案卷排列完毕后，各部门需要编制本部门的归档案卷目录（见表10-4），作为归档移交时统计和清点的凭证。归档案卷目录一式两份，归档时连同案卷一并向档案室移交。
表10-4 归档案卷目录式样（部门归档用）
（二）以“件”为保管单位进行文件整理
以“件”为保管单位进行整理的步骤包括：归档文件组件、文件分类、排列件内文件、排列归档文件、装订、加盖归档章、编制归档文件目录等，见图10-8。
图10-8 以“件”为保管单位整理的一般程序图示
1.“件”的划分（组件）
“件”不能仅仅从数量上理解为一份文件，而是指形式上固定在一起，内容上密不可分的“一件归档文件”。“件”是一个基本保管单位，无论“一件归档文件”中包含几份文件，在编制目录时仅出现一条条目。
一般来讲，正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件；有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。
2. 文件分类
文件分类方法与以“卷”为保管单位整理相同。
归档文件一般采用年度—机构（问题）—保管期限、年度—保管期限—机构（问题）等方法进行三级分类。规模较小或公文办理程序不适于按机构（问题）分类的立档单位，可采用年度—保管期限等方法进行二级分类。
（1）按年度分类
将文件按其形成年度分类。跨年度一般应以文件签发日期为准，对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度。跨年度形成的会议文件归入闭幕年。跨年度办理的文件归入办结年。当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在附注项加以说明。
（2）按机构（问题）分类
将文件按其形成或承办机构（问题）分类。机构分类法与问题分类法不能同时采用。
（3）按保管期限分类
将文件按划定的保管期限分类。
3. 排列件内文件
件内文件的排列顺序为：正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后；有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后，或正本在前，发文稿纸和定稿在后。发文的排列次序一般为：文件正本—发文稿纸—定稿（签发稿）—最后修改稿；来文的排列次序一般为：文件处理单—来文。
4. 排列归档文件
归档文件应该在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列。同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
若分类方案最低一级类目为保管期限，第一步，先将归档文件按三个保管期限分开。第二步，按以下方法排列同一保管期限的归档文件：请示和批复、来文和复文各为一件时应当连续排列，批复排前，请示紧跟其后排列，复文在前，来文紧跟其后排列；一个行政审批事项形成的文件各为一件时应当连续排列，决定文件在前，申请文件、办理文件按时间顺序紧跟其后连续排列；一次会议、一次业务活动形成的文件，按照时间顺序连续排列；同一事由且式样相同的报名表、申请表，单位的可按照单位性质分类后连续排列，个人的可按照姓氏笔画顺序连续排列。
5. 装订
归档文件装订前，应对不符合要求的文件材料进行修整。对于已破损、字迹模糊或易退变的归档文件，应予以修复或复制；按保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品；对于幅面过大的文件，应在不影响日后使用效果的前提下进行折叠。
归档文件一般以“件”为单位装订。归档文件装订应牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理。装订应尽量减少对归档文件本身的影响，原装订方式符合要求的，应维持不变。
装订方式可根据归档文件保管期限确定。为便于管理，相同保管期限的归档文件装订方式应尽量保持一致。永久保管的归档文件，宜采取线装法装订，不使用不锈钢夹或封套装订；页数较少的，使用直角装订或缝纫机轧边装订；文件较厚的，使用“三孔一线”装订。定期保管的、需要向综合档案馆移交的归档文件，装订方式按照永久保管的归档文件装订方法执行。
用于装订的材料，不能包含或产生可能损害归档文件的物质。不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。
6. 加盖归档章
归档文件排列完毕后，应当在每一件归档文件首页的空白处加盖归档章，位置一般在文件上端的中间，也可盖在右上角；如文件上端无合适位置，再选择文件下端。
归档章中，全宗号、年度、保管期限、件号以及页数为必备项。
一般来讲，按照机构分类的，单位档案机构应当按照永久、30年、10年三个保管期限为每个部门准备三个归档章，其中，全宗号（如有）、机构和保管期限这三项应当刻制完成，其余三项根据实际分别填写。年度由兼职档案人员加盖数字章或手填；室编件号由兼职档案人员从“1”开始，用铅笔在归档章旁边空白处预编号，一个保管期限编一个流水号；馆编件号在今后档案移交进馆时填写，无进馆任务的单位可留空，见图10-9。
注：标有“*”号的为选择项，下同。
图10-9 归档章式样及示例
7. 编制部门归档文件目录
一个部门、处室归档文件目录一般按照永久、30年、10年三个保管期限编三本。归档文件目录宜横式排列，一式两份，归档时连同归档文件一并向档案室移交。编制归档文件目录方法为：归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目，见表10-5。
表10-5 归档文件目录式样
序号，填写归档文件顺序号。
档号，由档案部门按规范统一编制。
文号，文件的发文字号，应照实抄录。没有文号的，不用标识。
责任者，制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。一般使用全称或规范简称。
题名，即文件标题，题名采取照录原则。没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的，应全部或部分自拟标题，自拟内容外加方括号“［］ ”。题名应包括作者名称、事由和文种三个要素，没有作者的应在题名前补充，例如：（办公室）关于加强汛期安全工作的通知；会议通知、会议纪要、会议记录为文件题名时，应在题名后补充会议时间和主要内容，例如：会议通知（20140508教育处岗位技术培训）；请示与批复、来文与复文为一件时，只出现批复和复文文件题名，应在题名后补充“（含请示）”“（含来文）”字样，例如：××省发展改革委员会关于××项目的批复（含××局请示）。作者名称应当使用全称或规范简称。
日期，即文件的形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日，如“20141220”，中间不得加“/”“.”或“-”。请示与批复、来文与复文为一件时，以批复、复文落款日期为准，多份文件组成一件归档文件时，以第一份文件的落款日期为准。
密级，文件密级按文件实际标注情况填写。
页数，指一件归档文件的页面总数，文件中有图文的页面为一页。文件页码应逐页编制，分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置；文件材料已印制成册并编有页码的，若拟编制页码与文件原有页码相同，可保持原有页码不变。
备注，注释文件需要说明的情况。请示与批复各为一件且跨年度的，可在备注项中互注文件参见号，便于今后利用，如2014年度，××委员会关于某项目的批复，如请示是2013年度的已归档文件，可在备注项中注明“请示见2013—永久—105”。
图10-10 归档文件目录封面式样
完成（一）或（二）所有的整理步骤后，各部门、处室的归档前文件材料整理工作基本完成，经档案室质量检查后，即可办理归档手续。
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