材料的梳理鉴别与使用

第四节　材料的梳理鉴别与使用

前面我们讲的实际上是两种材料：一种是平时积累收集以备不时之需的所谓资料；一种是围绕某一具体课题或特定目标和任务而进行的有针对性收集的材料。由于其使用的缓急程度不一样，目的不一样，因而，对于它们的处理方式也应有所不同。前者是一种相对固定的资料，对待这类资料，我们不能为收集而收集，为积累而积累，以为收集到手就达到了目的，而应力图使之发挥最大的作用，作相应的处理。那么，对这类材料应作怎样的处理，并使之发挥最大作用呢？

首先，要善于对它们进行分类。材料多了不要杂乱地堆在一起，而应随时将它们整理分类，把同类性质的材料放在一起，分门别类，进行保存。如政策类、法规类、典型经验类、各种统计资料类、知识常识类等，相同的放在同一类型里，不同的各归其类。每一类又可按时间先后、空间布局、性质特点等进行排序，分成若干小项，编成条目。收集的方法，可因情况而定，能够剪贴的就剪贴在一起，能够摘录的就摘录，能够装订的可集中装订，也可用电脑储存。可根据各种不同的工作特点和个人特殊需要去分类储备。其次，要经常翻阅，牢固记忆，以便于拟稿时能够随时想得起，查得到。不常翻阅，时间长了，就会忘记，忘记了，也就等于没有资料。在不断翻阅熟悉的过程中，还要对收集到的资料进行深入系统的分析整理，达到以下目的：一要认识事物的全部，了解它的各个方面、各个层次、各个环节；二要弄清它的纵深背景，即它的发展过程；三要抓住它的特点，重点和关键所在；四要找到解决问题的办法和结论。这些问题都解决了，所收集的资料才会真正发挥作用，达到收集资料的目的。

对于那些为着某一课题或工作决策而突击收集拟用的材料，在收集的过程中，应该遵循“多而全”的原则，要不厌其烦，多多益善，要尽可能考虑到事情可能涉及的方方面面，角角落落，各个环节；除了事情的整体之外，还要考虑收集其背景材料，前景资料，各方面的反应等等。总之，要立体地全面地收集事物涉及的全部资料，考虑到事物的前前后后，一切制约因素，影响因素，正面负面因素等。力求一网打尽，无使遗漏，宁可备而不用，不可用而不备。有人称之为“韩信点兵，多多益善”，或者叫“以多取胜，以十当一”。

如果说在材料的搜集上要以十当一的话，那么，在应用的过程中，则应遵循“少而精”的原则，即所谓“精兵强将，以一当十”。行政应用文体，是写给群众看、用以决策行政之用的，不似学术论著，可以写成鸿篇巨制，而是一向讲求文约意丰，简练明了，材料的使用要极其讲究，极为精到。因而，在使用之前就要下一番精心鉴别、仔细挑选的功夫。所谓精心鉴别，首先要鉴别真伪：所收集的材料，未必都是真实的，有的则是假象。鉴别真伪就要先弄清哪些是真的，哪些是假的；哪些表面上是真的，实质上是假的。然后去掉假的，留下真的。对秘书写作和领导决策来说，去伪存真的过程是一个极端重要的问题，如果所依据的材料有误有假，那就会造成结论的错误和政策指导的失误，而政策指导的失误必然会给人民利益造成极大的危害。因此，在收集到材料之后，必须对材料进行审慎地鉴别。在去伪存真的基础上，还要权衡材料的轻重大小。所谓“重大”材料，即指那些对于说明观点、证明论点分量较重的材料，如平时我们常说的具有典型意义的材料，能够反映事物本质的材料，关键性的材料，具有决定意义、关乎宏旨、关乎大局的材料等。所谓“轻小”材料，则是指那些分量较轻，无关宏旨，无关大局，无法反映本质，不具备典型意义的材料。对于重大的材料，要充分发挥它的作用，拟稿时，要充分运用；对于轻小材料，则应毫不吝惜地舍去，决不可使之滥竽充数。需要指出的是，在区别材料轻重大小的时候，不要忽视了细节性材料。细节性材料并非都是“轻小”材料，有些细节，恰恰反映了事物的本质和关键，这样的材料意义是重大的，不属于“轻小”材料，我们应当善于发现和使用这样的细节材料，使之充分发挥作用。对材料鉴别弃取的过程，实际上就是毛泽东同志所说的“去伪存真、去粗取精、由此及彼、由表及里”的思考、分析、整理、制作过程，实际上也就是构思的过程。关于文章的构思，我们下面还要专门讲述。