加强城建电子文件归档接收工作的几点思考

赖超芳

(宁海县城建档案馆)

摘　要:目前，全国各地城建档案馆基本都有了城建档案管理系统软件，但大部分档案馆都是基于纸质档案案卷的接收及管理，没有开展城建电子文件接收，即便一部分档案馆对馆藏及新进馆的纸质档案开展数字化扫描，但这在某种程度上仍是一种经济浪费，需要耗费大量人力、物力、财力和时间。本文就城建电子文件归档接收中存在的问题进行了分析，并就如何规范做好电子文件归档接收工作提出了对策和建议。

关键词:城建档案　电子文件　归档接收

一、加强城建电子文件归档接收的重要意义和相关要求

城建档案工作作为国家建设事业的重要组成部分，在城市建设中发挥着越来越重要的作用，城建档案是一个城市建设发展历程的见证和缩影，记录着城市建设发展的信息。建设工程档案的纸质文件与电子文件各有特点，两者之间相互补漏、相互依存、相互促进。城建电子文件的接收和归档对丰富城建档案资源，加快城建档案信息化步伐具有重要意义。

根据《建设工程文件归档规范》(GB/T50328—2014)要求规定，建设工程文件包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件。城建电子文件是在工程建设过程中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。工程文件应随工程建设进度同步形成，不得事后补编。每项建设工程应编制一套电子档案，随纸质档案一并移交城建档案管理机构，同时必须与其纸质档案一致。归档的城建电子文件应采用电子签名等手段，所载内容应真实和可靠。

二、当前城建电子文件归档接收中存在的主要问题

近年来，国家越来越重视建设工程档案的数字化、信息化建设，住房和城乡建设部于2014年发布了《建设工程文件归档整理规范》，并于2015年正式实施。虽然文件下发，但是执行起来仍有相当的难度，所以现在不少城建档案馆还没有正式开始接收电子文件。当前城建档案馆电子文件接收中主要存在以下问题。

(一)对电子文件归档接收存在认识误区

一些城建档案馆对电子文件存在模糊认识:有的认为电子文件只是纸质档案的补充，其归档接收工作是可有可无的;有的对电子文件归档接收存在畏难情绪，怕接收进来管不好，责任也大;有的虽然已开展接收工作，但还是按照传统纸质档案的套路进行离线归档管理，导致电子文件无法真正发挥其高效便捷的优势。

(二)双套制归档管理执行不到位

工程项目开工后，建设单位、施工单位、勘察单位、设计单位、监理单位都会产生不少电子文件。然而由于现阶段缺乏成熟的电子纸质双套制归档管理机制，导致电子文件接收进馆执行难度相当大，目前大部分城建档案馆对电子文件接收还处于观望或少量接收的状态，大多城建档案馆是先接收纸质档案，然后再进行数字化扫描。这样不但浪费了大量的人力、物力、财力，而且一般没有经济资助的城建档案馆往往是举步维艰。

(三)缺乏统一的管理平台和运行模式

现在已经接收电子文件的一些城建档案馆，大都没有统一平台和成熟的接收管理模式。如宁波市各县市的城建档案接收管理软件不统一，各个城建档案馆各自制定接收标准和整理规范。今后这些电子文件接收标准如何规范统一起来，是摆在各级城建档案馆面前迫在眉睫且不容回避的问题。

三、加强城建电子文件归档接收工作的对策和建议

(一)完善管理机制，明确各参建单位的归档责任

建设工程文件归档管理是一个系统工程，建设单位应配备专门的档案人员对项目进行跟踪，确保建设电子文件的完整收集。项目档案的形成、整理、审核、移交，需建设单位牵头组织和协调，由施工单位、设计单位、勘察单位、监理单位等共同来完成。建设单位应加强建设项目电子档案工作制度建设，明确各参建单位在档案管理中的责任，明确电子文件收集归档的责任分工。按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》要求，把建设项目档案(包括纸质档案与电子文件档案)与前期管理纳入目标管理考核，明确各方责任与任务，确保项目建设与电子文件收集归档同步进行。

(二)加强同步管理，确保接收归档电子文件的真实性

在建设项目档案管理中，一般习惯性地把用来记录施工过程中的原始记录表称为施工档案，是工程项目建设文件的重要来源。目前，在接收进馆的纸质施工档案中，不少是事前就形成的，还有些是在事后签上日期和印章补充的，这些做法直接影响工程档案的真实可靠性。通过开展城建电子文件接收，可有效发现和杜绝这些不同步的现象，确保档案的真实可靠性。具体做法是通过时间比对，如档案资料表格中都有填表、审核等各种日期，而生成电子表格时，软件可以自动生成一个日期，这两个日期进行比较即可知道哪些资料表格不是按施工进度形成的，哪些是作假的，一目了然，这样就保证了档案的原始性、真实性。

(三)建立统一软件平台，加强电子文件的规范接收和归档管理

目前，由于缺乏统一要求，各个地区、各参建单位和城建档案馆使用的软件各不相同，导致城建电子文件接收中出现不规范现象和大量重复劳动。因此，对工程建设电子文件的形成和归档接收平台进行统一开发和部署，确保归档档案资料的真实规范性，就显得十分必要。具体做法是在各个项目单位部署统一的软件，使工程各参建方可以在同一个工程数据库管理平台，各负其责，制作生成统一的表格样式，城建档案管理部门也能及时获取在建项目工程管理信息，便于及时发现问题予以纠正，这样可以有效控制档案质量，确保档案的真实可靠性，也节约了城建档案部门人力、物力、财力，确保纸质文件与电子文件的同步接收归档。