加强重点城建项目档案监督指导工作的若干思考

钱　剑

(金华市城建档案馆)

摘　要:“十三五”期间，金华市城建档案工作面临新的形势，对重点项目档案的监督指导也面临着不少新的问题，采取针对性、可操作性强的政策措施势在必行，本文提出了强意识、抓源头、勤对接、重指导、送服务等五方面的若干对策。

关键词:城建档案　重点项目　监督指导　金华市

“十三五”时期，金华将优化区域空间布局，提升中心城市能级，打造金义黄金主轴，建设一批功能性、特色性兼备的城市组团。金华市区重点在新区建设、旧城改造、城市框架功能完善、重大产业项目推进等方面取得突破。城市建设战场将在金华这座城市铺天盖地地拉开，金华市城建档案馆为配合打好这场硬仗，立足实际工作情况，以宣传档案重要性为旗帜，以做好城市变迁记录者为己任，以收集宝贵重点项目工程档案为出发点，以指导服务工程档案管理为突破口，切实多方面、多角度、多创新地做好重点项目工程档案管理工作。

近年来在重点项目工程档案管理的检查指导工作中发现，从项目档案规范化的角度看，项目建设与项目档案管理不够协调，差距比较明显。比如文件资料收集不完整、档案整理不规范、档案移交不及时的现象在大多数项目中都或多或少的存在。按照国家规定，重点建设项目档案必须组织档案专项验收，档案专项验收与消防、环保等单项验收一样，是工程竣工验收的必备条件。根据市档案局与市城建档案馆的统计，重点建设项目中组织档案专项验收的屈指可数，许多项目投入使用多年，项目档案都没有经过专项验收，甚至部分项目档案没有整理归档。根据国家规定，城市规划区范围内的项目都必须向城建档案馆移交完整的项目档案，但据我馆初步统计，大多数重点建设项目都没有完成档案的移交任务。根据城建档案工作面临的新形势及存在的问题，需要采取针对性、可操作性强的政策措施予以解决。

一、强意识，做好重点项目工程档案重要性的宣传工作

档案管理严重滞后于项目建设的现象所造成的后果和危害，将会在项目投入使用后表现出来:工程的维修、改建、扩建等再投资因为档案缺失而造成巨大的浪费;城市道路的拓宽因地下管线分布图没有按时归档造成“开膛破肚”，严重影响工程的进度;尤其是在天灾人祸所造成的突发事件发生时，会因为没有一套完备的档案而严重影响应急措施的实施，进而造成财产的损毁和人员的伤亡;等等。加强档案管理，不能阻止突发事件的发生，但可以减少灾害造成的损失。因此，国家建立了项目档案验收制度，并设立城建档案馆专门保存项目档案。前者是确保档案的规范，后者相对于建设单位起到的是保证项目档案的备份。

为规范政府投资项目档案的管理，我市在2012年以市政府名义出台了《金华市市级政府投资重点建设项目档案验收办法》。为确保规划区范围内建设项目档案移交工作的顺利实施，市建设部门制定了《金华市城市建设项目竣工档案预验收办法》和市城建档案馆档案建设范围、接收标准。从这些规范性文件的执行情况看，成效并不明显，尤其是政府投资项目，普遍存在档案的接收入馆难、拖延时间长、归档速度慢、归档质量差等问题，这些问题已成为当前制约城建档案工作发展的重要因素。究其原因，虽然存在技术层面的因素，但主要是观念上的问题，“重建设轻档案”的现象比较突出，缺乏对项目档案工作应有的重视。这主要是因为一般人认为档案不能产生经济效益，其实这是一种错误的观点，因为通过利用原有的档案，在再投资中可以节省大量的时间，时间的节省在追求工作效率的今天就是经济效益;再者，在突发事件发生时，通过利用档案，采取科学合理的应急措施，减少灾害的损失，就是经济效益。反之，档案不完整造成的各种后遗症，会使已取得的经济效益重新失去。因此，我们要转变观念，重视档案工作。

二、抓源头，多部门要多管齐下共建重点项目工程档案工作

一要通力合作。金华市城建档案馆联合金华市发展和改革委员会(以下简称发改委)、金华市财政局、金华市档案局四个部门将进一步研究重点建设项目档案规范化问题，找出问题的症结所在和解决问题的办法。同时，各自抓好相关的工作节点，共同推进项目档案的规范化。建议发改委在项目立项、审批过程中，把项目档案规范化作为专门条款予以明确;财政局通过将项目档案工作列入项目绩效考核来实施对项目档案的监管;市档案局要认真履行对项目档案的行政监管和业务指导服务工作，尤其是服务工作，质量要提高，服务方式要创新，要以优质服务、主动服务促进项目档案的规范化，要以档案专项验收为载体推进项目档案的规范化;我馆主要是抓好重点项目工程档案的预验收和档案的接收工作。

二要发挥职能作用。金华市档案局、城建档案馆要对已经建成的项目、已经开工的项目、准备开工的项目进行一次全面的梳理，针对不同的项目采取不同的方式方法，每一类项目都要明确完成任务的最后时限。对于没有在规定的时间内完成档案专项验收和档案移交任务的单位，应该出具督查整改通知书，并进入执法程序。

三、勤对接，整合各区资源加强重点项目工程档案管理

2016年是“十三五”规划的开局之年，为加大力度管理各区重点项目工程档案的收集、整理、组卷工作，我馆班子成员带领业务人员先后前往金东区、婺城区、金义都市区、经济开发区、金华山建设局，对各区历史遗留及新建重点项目工程档案该如何处理进行协商，并与各区达成一致意见，为杜绝宝贵的档案资料在管理过程中的遗失、破损，针对之前遗留的重点项目工程档案按照现状移交，今后将提前介入各重点建设项目的交底会，对需归档的内容及各环节时间节点进行有针对性的指导。

四、重指导，当好重点项目工程档案法规业务知识辅导员

自2015年10月以来，市城建档案馆业务指导人员先后到金罗路、迎宾大道、横塘沿社区、人民东路改造、铁路新货场周边配套工程、垃圾填埋场等项目部进行一对一、手把手指导服务，针对项目不同，档案情况不同，分别制作房屋建筑、道路工程、桥梁工程、地下管线工程资料现场业务指导服务情况登记表，将档案指导服务分解为地基与基础、土方与管道主体、桥跨承重验收及竣工验收几个节点，把资料核实收集工作做在整个工程进程之中，做在平时，做在每个工程段，落实到每个人，确保进馆档案的准确性、及时性及完整性。

五、送服务，积极主动保障重点项目工程档案工作开展

为切实减轻企业负担，把做好重点工程建设项目档案工作作为主要抓手，在人手少、任务重的情况下，不等不靠，主动扩大服务领域，变被动服务为主动服务。一方面与市档案局、市财政局、市发改委、市建设局联合举办市区政府投资项目档案工作会议，全市160位市政府投资项目单位负责人参加;另一方面对各重点建设项目抽调专门人员负责跟踪指导，为使工程建设档案资料收集齐全完整，业务人员对各重点工程从立项、报建到施工完成，过程中形成的所有资料进行全方位的监督、检查、指导。通过几年努力，现已把环城路、二环路、市文化中心工程、通济桥改造工程、市民广场提档改造工程、中国婺剧院、体育中心等约60多个省、市重点工程纳入我馆馆藏。