电子文件的分类

1.电子文件分类的含义

电子文件的分类是指根据文件分类方案（也称分类体系）规定的逻辑结构、方法、程序规则对电子文件进行系统地识别和整理，将其归入相应的类别。分类是基础性的、核心的电子文件管理活动。机构内所有的电子文件都应纳入分类体系中。

当电子文件进入电子文件管理系统时应对电子文件进行分类，归入到文件分类方案的相应类别。电子文件分类方案也可嵌入到业务系统中，在文件产生时就赋予其分类号。

2.电子文件分类的作用

作为基础性的、核心的文件管理业务活动，电子文件分类是对机构业务活动的重要支撑，也是其长期保存的重要基础。具体来讲，电子文件分类的作用主要有：

（1）支持业务的有序开展。按照业务活动开展方式对文件进行分类，能够记录并反映业务活动轨迹，及时准确地为业务活动提供支持和参考信息，支持其有序开展。这对于业务精细化程度较高，或者多种业务并存以及多人跨部门开展同一项活动的情况尤为重要。

（2）支持文件现行和长期的可理解性。分类是建立和维护文件之间有机联系的关键手段。通过分类，可以建立同一个业务活动中形成的多个文件之间的关联，也可以建立跨部门、跨业务形成的文件之间的关联，从而完整反映产生文件的业务背景，保证其现行和长期可理解性。

（3）支持检索和一个业务活动相关的所有文件。良好的分类能够支持“基于业务”的“族性检索”，使检索更为准确和高效，从而帮助员工利用所需文件顺利完成日常工作，保障业务活动持续开展。

（4）帮助机构全面掌控电子文件资源。分类是文件管理的智能控制工具，它能帮助员工了解应当形成哪些文件，确保机构的职能活动被完整地记录下来，有效地避免电子文件的失存。

（5）支持按类开展的文件管理，如鉴定、处置。按类不是逐份去判断文件的价值和保管期限，可以提高文件管理的效率。国际上日益提倡将基于职能分类法的文件分类方案和基于职能鉴定法的保管期限与处置表相集成，在文件形成时判断其类别，通过类别判断文件的保管期限和处置方式，可以支持按类自动地处置和采取相应的保管策略。

3.电子文件分类方案

电子文件分类方案，也称分类体系，是文件类目的有序集合，揭示各级文件类目及其相互关系。分类方案是指导电子文件分类的工具。按照比较经典的理解，分类方案主要由各级类目组成，是个相对稳定的体系。

在分类方案的最低类目下，一般设有案卷这个文件集合层次。案卷是与同一个主题、活动或事务等相关的一组文件的组织单元。案卷是同类文件的最小集合体，按照管理的需要建立和关闭。电子文件的案卷是逻辑案卷。

一个单位所形成的所有电子文件，经过分类和立卷，将形成由全宗、类、案卷、文件等组成的一个多层次的等级结构体系。这个体系结构固定并维护了文件之间的有机关联，能够保证文件被更好地理解、管理和查找。如图4-1所示。

图4-1　电子文件全宗的层级结构

4.电子文件分类的方法

文件分类有多种方法，包括职能分类法、组织机构分类法、主题分类法和年度分类法等，其中国际电子文件管理领域较认可的分类方法是职能分类法，也称基于职能的文件分类法。该方法根据文件形成和使用的业务背景对文件进行分类。

职能分类法使用一套关于业务活动结构的术语，包括业务活动、职能、活动、事务等。其中，业务活动是一个总括性术语，泛指机构的职能、流程、活动和事务等。职能是法律、方针或机构章程等赋予机构问责要求的任何高层次的目的、责任、任务，如生产、销售、人力资源管理等，职能是活动的高层集合。活动是机构为完成每一个职能而承担的主要任务。一个职能会包含若干活动。事务是业务活动的最小单元，涉及两个或更多参与者或系统之间的交流。事务的开展过程中直接形成文件。职能、活动、事务三个层次构成的业务分类方案可以演化为文件分类方案，如图4-2所示。

图4-2　职能分类法

需要注意的是，最低层类目下案卷的设置，不再以业务活动的逻辑结构为唯一决定因素，需要综合考虑事务、文件类型、文件主题、时间，以及用户在检索方面的需要以及利用习惯等多方面的因素来设置案卷及其名称。