电子文件中心

2.8　电子文件中心

2004年12月28日，江苏省常州市电子文件中心正式运行，首开国内电子文件中心之先河。随后，全国迎来了电子文件中心建设的高潮。也正是这股热潮的带动，电子文件中心延伸出了许多值得探讨的课题，众多学者也就此现象提出了各自的意见和建议。

2.8.1　电子文件中心的研究方向

张照余于2005年提出电子文件中心研究的主要研究任务，包括:①界定电子文件中心的概念与功能;②研究电子文件中心的管理机制;③研究电子文件中心建立的原则;④研究电子文件中心的详细功能;⑤研究电子文件中心的构成;⑥研究电子文件中心接收的电子文件格式;⑦研究电子文件中心对电子文件的管理;⑧研究电子文件中心的安全保障体系;⑨研究电子文件中心与电子政务系统的集成⁽¹⁰⁰⁾。

经历了多年的发展，学术界对电子文件中心研究的方向更加明确，电子文件中心的基本问题研究、电子文件中心与数字档案馆等的关系研究、电子文件中心业务流程涉及的标准研究、电子文件中心建设与文书人员培训研究、电子文件中心建设与档案人才队伍建设研究、电子文件管理业务咨询与指导实时互动平台研究、区域性电子文件中心建设与电子文件管理顶层设计的互动研究等将在今后一段时期内成为电子文件中心研究的主要方向⁽¹⁰¹⁾。

2.8.2　电子文件中心的概念和基本定位

电子文件中心不同于半现行电子文件中心。“半现行电子文件中心”是舶来的概念，而建立“现行电子文件中心”的实践则是在“舶来”概念基础上国人的积极创造，是发端于我国的“国产化”实践。现行电子文件中心应当具体分为交互式现行电子文件中心和公开现行电子文件利用中心两种形式，但其实质与寓居于各地档案馆的“现行文件阅览室”等同⁽¹⁰²⁾。

电子文件中心与传统文件中心也不是一个概念。电子文件中心不应是从形成单位到档案馆的一个过渡阶段，其建设初衷应该是网络现行文件的利用中心，并且可以很好地解决开放主体不统一的矛盾。而且由于它不是电子文件到电子档案的中间管理环节，所以并不能将现行电子文件中心与电子文件的实际管理机构相提并论。电子文件中心还涉及法律问题，档案馆通过现行电子文件中心采集并公开发布现行文件的做法，除非获得适当的授权，否则是缺乏法律依据的⁽¹⁰³⁾。

肖秋会基于数字档案馆的角度，认为电子文件中心是我国数字档案馆的重要组成部分，是对数字档案馆功能的重要补充。电子文件中心产生的直接原因是为了满足电子政务对电子文件的集中管理、安全保护和实时利用的需求，它应该被纳入数字档案馆系统，它是数字档案馆的前端和入口，是连接数字档案馆与电子政务各系统的桥梁和纽带⁽¹⁰⁴⁾。而且，她还指出我国电子文件中心产生的直接原因和基础尽管都可归结为国家电子政务系统工程，但不能就此将电子文件中心仅作为电子政务系统的一个组成部分，而是需要在电子文件中心的系统设计和管理过程中坚持档案化的思想⁽¹⁰⁵⁾。

目前我国地方综合性档案馆的电子文件管理项目有不同的名称，例如，电子文件中心(安徽省、天津市、江苏省、常州市、张家港市、南通市等)、电子档案中心(江苏省)、电子文件与电子档案数据接收中心(福建省)、数字文件中心(青岛市)、电子文件档案资源管理中心(广州市)、电子文档数据中心(韶关市)、电子档案数据管理中心(珠海市)、电子档案馆(中山市)、电子文件备份中心(陕西省、常熟市)、区域性电子文件归档管理系统(上海市长宁区、静安区)，等等。因为这些名称比较杂乱、不规范，而且它们的构成不一定是一个独立的组织机构，而是由横跨若干部门的成员合作开发或运行的专门系统，所以冯惠玲将其统称为“电子文件管理项目”，并分为永久保管型、中转站型(中间性、过渡性管理机构)、现行文件查询服务型以及备份型等四种类型⁽¹⁰⁶⁾。

于英香等人比较了电子文件中心建设的现状，认为已经形成四个主要观点:①“电子文件中心”与“文件中心”具有相关继承性;②电子文件中心是网络现行文件的利用中心;③电子文件中心是档案馆的组成部分、是电子文件的永久保存机构，主要实践单位是青岛市和上海市档案馆;④电子文件中心应对电子文件进行全程管理⁽¹⁰⁷⁾。

2.8.3　电子文件中心的功能

常州市电子文件中心被描述为一个电子文件交换、集中存放和管理的平台。作为一个建立在电子政务环境下的应用系统，电子文件中心需要具备电子文件的报送、复核、管理、发布、查询等功能，而且要保证其建设在档案部门的指导下与本地区的电子政务网建设同步进行。在未来的发展中还需要争取本地区党和政府的高度重视以及各部门的密切配合和支持，档案部门应当积极参与，并且要做好可公开电子文件的公开利用工作⁽¹⁰⁸⁾。

冯惠玲针对电子文件中心的功能问题，提出综合性档案馆电子文件管理项目必须承担起长久保管电子文件的使命。并且她认为电子文件管理不需要在形成机关和档案馆之间建立中间性管理系统，档案馆的电子文件管理系统可直接捕获和管理，因此需要将现有的电子文件管理项目按照不同的侧重进行合理的改造⁽¹⁰⁹⁾。

张照余认为现行电子文件中心的现实功能还需要进一步探讨，但是从开放政务信息这一根本目的来看，其基本功能应当是对具有执行效力的现行电子文件的社会化利用，即通过网络数据交换平台高效率地实现对现行电子文件信息的在线采集和开放利用，既辅助了政务活动的开展，又做到面向社会的政务信息公开⁽¹¹⁰⁾。

关于电子文件中心功能还有不同的看法，例如，有人认为应当包括电子文件的采集、管理、利用和保存等四个部分⁽¹¹¹⁾，“在电子文件中心发展完善的过程中，应该始终突出信息服务利用的功能，为构建电子政府，发展电子政务，开展政府信息公开服务。”⁽¹¹²⁾

陈勇则基于网格技术对电子文件中心的功能进行了细化。在体系结构方面:①建设有特色的底层资源，对电子文件中心的资源建设进行合理的配置和协调，避免重复建设所带来的浪费;②加强电子文件中心系统结构体系的互操作性，以便利用网格技术进行资源共享;③完善电子文件中心结构体系的协同，实现各类服务组件集成化;④丰富电子文件中心结构体系中的交互模型使电子文件中心的体系结构能适应发展变化的要求，更具个性化。在内容与应用方面:①建立个性化的用户访问机制;②注意知识提取与语义互用在电子文件中心系统中的应用，保证电子文件信息资源被更好地应用于查询、索引、浏览和表达检索结果;③将用户资源的存储结构在网格结构与P2P结构的基础上进行整合;④建立用户的可视化接口，利用多模式的电子文件中心用户接口，满足并适应用户在查询和导航方面的需求⁽¹¹³⁾。

由于电子文件中心起步晚，其建设过程中还存在法律地位和相关标准的欠缺、机构与人员文件管理职责不明确等问题⁽¹¹⁴⁾，甚至存在众多的称谓，因此如何理顺其功能，尤其是理顺它与数字档案馆在资源建设与服务方面的异同，并从实践中加以规范，这是电子文件中心建设过程中需要重点关注的问题。