电子文件元数据管理问题研究

6.3　电子文件元数据管理问题研究

元数据是实施电子文件管理的技术保障，被国外学者誉为电子文件管理系统中的“血液”，并被法学界认可是构成电子文件管理的一个重要组成部分。就目前元数据的研究现状而言，档案界与图书馆界与情报界相比，要滞后得多⁽¹⁵¹⁾，主要局限在元数据概念、功能的分析上。

在档案界，人们对于“电子文件管理元数据”的概念有以下几种理解:(1)《信息与文献》国际标准(ISO15489-1)界定元数据是“描述文件背景、内容、结构及其整个管理过程的数据”。(2)冯惠玲认为元数据是“由电子文件系统自动记录的关于文件形成的时间、地点、人员、活动文件系统结构及内容等方面的具体数据”，是构成电子文件数据的数据，具有隐含性⁽¹⁵²⁾。(3)董永昌、何嘉荪认为元数据就是著录信息⁽¹⁵³⁾。(4)徐维指出，元数据是动态描述电子文件诸特征的信息集合⁽¹⁵⁴⁾。(5)邱晓威认为:元数据是指构成电子文件数据的数据，例如格式信息、字型、字体、数据字典、数据库描述、逻辑与物理模型、系统平台和软件资料等一切与生成和恢复电子文件有关的数据，具有隐含性⁽¹⁵⁵⁾。(6)傅荣校在归纳有关元数据的定义基础上，总结道:“元数据在电子文件管理中具体表现为‘著录信息或著录数据’。因而，其实它体现的是电子文件三要素之间的关系:内容是电子文件的外显信息；而背景(也称为上下文)和结构则主要是以内因隐性信息表现的元数据。”⁽¹⁵⁶⁾

在元数据的功能上，学者们一致认为元数据是电子文件管理的关键，有了元数据，电子文件的可读性和可理解性才有保证，其原始性、真实性、证据性才得以实现。但在元数据的结构体系上，国内的研究更多停留在国外项目的翻译介绍上，何宝梅在其项目研究中介绍，元数据系统由内容特征层、登记处理层、保管利用层、结构与背景信息层4个层面组成。至于元数据与电子文件著录的关系，国内尚有两种不同的观点，一种以董永昌、何嘉荪等为代表认为，元数据就是著录信息②，另一种以冯惠玲、徐维、傅荣校等为代表认为元数据与著录信息在内容、生成方式和作用等方面既有区别又有联系，就内容而言，二者呈交叉关系，就作用而言，元数据的作用更为广泛，同时，二者的生成方式也各有不同，不能简单地把元数据视为著录信息。

元数据与背景信息的关系极易混淆，对此，唐小燕比较了二者的差异，明确指出，背景信息揭示了电子文件从生成到运作过程产生的人员和机构等方面的信息，而元数据是有关文件背景信息的著录元素。前者揭示的是具体信息，重在反映文件的内在逻辑联系，后者则是抽象的数据项，不涉及具体信息，侧重于对信息资源的整体描述，二者间的差异是“数据”和“数据的数据”间的差异③。