有关电子文件管理系统研究

6.1　有关电子文件管理系统研究

电子文件管理系统是技术上解决电子文件管理的根本途径，国家档案局、各地档案局以及高校、企业积极参与电子文件管理系统的课题研究，如浙江省档案局与国家档案局档案科学技术研究所共同研制的“电子文件归档与电子档案管理系统”、上海市档案局等单位开发的“电子文件归档及管理系统”等，这些信息系统的开发与应用有效保证了电子文件的真实性、完整性，在一定程度上实现了电子文件的网络化收集、整理和归档、利用。但是，我国现有电子文件管理系统功能还不足以支持电子文件的有效运行、真实可靠和长期可读，重流转、轻留存，重现行、轻长远的倾向十分普遍⁽¹⁴⁴⁾。对此，有学者断言，我国国内几乎还没有开发出电子文件管理系统，尽管理论上声称有解决方案，但落实到具体实践中基本上还是以往办公自动化系统或者文档一体化系统的基本功能只不过在数据著录、处理上有所进步而已⁽¹⁴⁵⁾。因而，规定电子文件管理系统功能要素对于维护电子文件权威性、化解信息孤岛风险、提高电子政务成熟度具有重要意义⁽¹⁴⁶⁾。

一般认为，电子文件管理系统的设计应贯穿全程管理思想、前端控制思想，有学者在电子文件管理系统的功能需求研究方面取得进展，提出电子文件管理系统应具有的基本功能包括综合管理文件、系统配置、实时收集、实时鉴定、记录和维护元数据、日志管理、工作流管理、互联网文件发布功能和访问互联网功能、多样化检索、多样化提供利用以及数据迁移和转载功能。此外，电子文件管理系统参与所在机构知识管理建设方面的功能还会得到进一步拓展，如知识收集功能、深度挖掘信息内容功能、主动提供利用功能等⁽¹⁴⁷⁾。

有学者总结了电子文件管理软件国际化规范的建设经验，指出我国现有电子文件管理软件规范在保证电子文件属性上存在的诸多缺陷，并建议完善《电子文件归档与管理规范》或建立专门的电子文件管理软件规范，并强调规范制订中应满足电子文件属性和电子文件管理系统构建要求的各项指标⁽¹⁴⁸⁾。还有学者利用数据仓库技术，提出建立电子文件仓库的管理方案，通过对电子文件共有属性的抽象，形成电子文件仓库的维度，把在工作中产生的电子文件审阅后进行基本的属性著录和保存与归档，其中保存的主体是数据仓库，归档的主体是档案管理信息系统，通过一体化进程进行管理，以为电子文档一体化的实现提供保障措施⁽¹⁴⁹⁾。