电子文件管理理论

2.2　电子文件管理理论

电子文件管理理论研究中，关于电子文件特征的认识仍然在继续，从形式和内容上把握电子文件的本质特征，形成了比较一致的看法^(6)(7)(8)。此外，关于电子文件管理理论的研究主要集中在如下几个方面。

2.2.1　电子文件生命周期理论

1997年国际档案理事会《电子文件管理指南》提出的电子文件生命周期划分方法推动了我国电子文件生命周期理论的研究。在21世纪初提出的“四阶段论”、“五阶段论”等电子文件生命周期阶段划分方法的基础上，近五年来我国电子文件生命周期理论研究不仅出现了一些介绍性成果，而且出现了新的总结性成果。

程妍妍介绍了英国国际数字保管中心于2007年12月提出的国际电子文件生命周期模型。该模型的基本结构包括核心流程层与特定流程层。核心流程层贯穿整个电子文件生命周期，包括外圈的长期保存计划、中圈的电子文件管理元数据以及内圈的保管和长期保存。特定流程层也被称为顺序流程(Sequential Actions)，指只在电子文件生命周期的某个阶段涉及的职能活动，而且是有先后顺序的，主要包括概念计划阶段、创建、现行利用、鉴定、销毁、移交、长期保存行为、再次鉴定、存储、档案利用、迁移等。该模型双层架构的特点使其兼有稳定性与灵活性，有较大的包容性和强大的生命力，同时还有前端控制和全生命周期元数据捕获的特点⁽⁹⁾。作者在系统介绍的基础上，提出加快我国电子文件生命周期模型理论研究的步伐，充分吸取与借鉴国际研究的最新成果，建立适合于我国国情、档情的电子文件管理生命周期模型。

在我国，邹吉辉等对电子文件生命周期表现形式进行了系统总结。他们将我国现阶段关于电子文件生命周期的表现形式的主流观点划分为冯惠玲的文件价值学观点和何嘉荪的文件价值学兼管理学两大观点，两者实际上都肯定了文件生命周期理论适用于网络环境下的电子文件管理实践及其在档案学理论中的基础地位⁽¹⁰⁾。此外，作者对电子文件和纸质文件生命周期的表现形式做了对比，指出二者除了在管理方式上有所差异外，其价值形态及转化是完全相同的⁽¹¹⁾。

屠跃明在系统分析电子文件生命周期的基础上，引入质量控制理论，提出在电子文件生命周期的不同阶段应当采取不同的质量控制措施:在概念(设计)阶段实行前端控制，在电子文件形成阶段加强对象(承办人和电子文件)控制，在维护阶段做好管理流程控制，并且要加强电子文件的全过程管理⁽¹²⁾。

2.2.2　电子文件连续体理论

20世纪90年代，澳大利亚档案学学者厄普奥德构建了文件连续体模式，并提出了文件连续体管理的方法，它是后现代社会学家安东尼·吉登斯结构化理论与档案学相关理论结合的产物。文件连续体模型包括证据轴、事务处理轴、保管轴和来源轴，四个轴在平面上划分了四个维度，分别是第一维描述文件的创建、第二维描述文件的捕获、第三维描述文件的组织以及第四维描述文件的组合。

文件连续体理论体现了文件运动在时间和空间上的多维性、连续性和整体性，它包括两层含义:一是文件自身运动的连续性和整体性，二是文件管理的连续性和整体性。这两个方面所涉及的各要素通过若干搭配、关联整合到一起，形成文件完整的运动流程⁽¹³⁾。该理论认为文件从产生的那一刻开始就同时具有了多重价值，文件可以处于不同的价值实现时空，在文件生命周期中，文件与档案的关系没有明显的分界线，是一个连续运动的同一体⁽¹⁴⁾。

文件连续体理论传达出来的一些信息是值得我们借鉴的，吴品才认为连续管理思想、对文件运动的认知、文件保管体系的构建和设计、文件管理跨部门间的合作、对利用者的服务概念、文件形成和维护中背景信息获取、“文件连续体”的概念、把文件管理纳入事务活动之中以及文件运动多维研究方法等都值得借鉴。但是该理论还有一些需要我们反思的地方，如电子文件非线性运动过程、载体类型和记录方式对文件运动的影响，管理色彩较浓运动色彩较浅、展示文件运动的程度、文件运动的阶段性对电子文件管理没有影响，不同阶段之间没有明确的界限，能取代文件生命周期理论等问题都还需要进一步思考⁽¹⁵⁾。

文件连续体理论与文件生命周期理论的关系也是研究的一个重要方面。从认识态度上来看，我国学术界现有观点可分取代论、改进论、同存论与发展论四类;从认识层面上来看，则可分为同层观点和异层观点两类⁽¹⁶⁾。邹吉辉等人认为文件生命周期理论与文件连续体理论都是一定历史时期档案工作实践的思想产物，对档案工作实践和档案学理论的发展产生了不同的重大影响，但是二者分处不同的理论层面，没有可比性，不过文件连续体理论的创新之处在于在应用理论层面批判、继承和发展了文件生命周期理论⁽¹⁷⁾。丁璇认为文件连续体理论是文件生命周期理论在电子文件时代的补充，是文件生命周期理论运用于电子文件管理实践的一次新的理论抽象，拓宽了文件和档案的管理思路，即一体化管理思想⁽¹⁸⁾。也有学者从研究视角上的互补性、描述模式上的互补性、文件运动时间上的延长、文件价值扩张上的补充性等四个方面论证了两大理论的差异和优势互补，对两大理论的补充性做了更加充分的诠释⁽¹⁹⁾。

2.2.3　电子文件全程管理

全程管理是何嘉荪、傅荣校等为代表的学者在“文件连续体理论”研究中提出来的新概念⁽²⁰⁾。电子文件的全程管理思想是指对电子文件从产生到永久保存或销毁的整个生命周期进行的全程管理。简单说来，“全程管理包括3个方面要旨:从纵向上看，基于电子文件本身生命运动特征的连续的、无间断的过程管理以代替职能管理，将文书、档案工作看成一个过程，一切工作环节都围绕信息的顺畅流通、事务的顺利处理进行;从横向上看，在留存文件信息内容的同时留存文件形成与使用的背景信息等元数据，并保持两者间的有机关联;最后，以事前管理代替事后监督，管理的切入点提前至电子文件形成之时甚至在形成之前。”⁽²¹⁾

全程管理与文档一体化有着千丝万缕的联系，刘越男就认为电子文件全程管理是对传统文档一体化的扬弃。电子文件的全程管理在理论基础、管理目标、管理体系框架、管理方法、管理体制、管理规范等方面继承了纸质文档一体化管理的一些做法，同时也有许多新的突破和发展，具体体现在理论基础、管理目标、管理范围、管理流程等方面的创新⁽²²⁾。

2.2.4　电子文件前端控制理论

电子文件前端控制也是何嘉荪、傅荣校等学者在“文件连续体理论”研究中提出来的新概念⁽²³⁾。其思想根源可以追溯到20世纪30年代的文书连锁法。“前端控制理论体现了一种系统观、整体观，是现代文件档案管理理念的一次伟大飞跃，对保证电子文件的真实可靠性起到了不可替代的作用。”⁽²⁴⁾

在电子文件急剧增加的年代，为了保证电子文件在生成之初的真实性、完整性和长期可读性，必须引入前端控制。电子文件前端控制的实质就是档案部门介入电子文件管理的时机，主要表现为对电子文件管理系统的设计阶段实施有效控制，尽可能地把电子文件全程管理的所有要求设计在系统之中，从而把设计出功能合理的文件管理系统作为管好电子文件的先决条件。总之，档案部门和人员只有在系统设计阶段实行前端控制，才能真正确保电子文件的生成和管理质量⁽²⁵⁾。

石玉等在系统研究前端控制理论的思想根源、实践基础、产生背景和主要内容后，分析了前端控制理论的应用价值:一是可以确保电子文件真实、完整、安全和长期可读，二是电子文件管理系统优化管理功能、提高管理效率。作者强调，要进行前端控制，必须树立电子文件前端控制观念，加强对电子文件前端控制的管理以及加强有关理论和技术的学习⁽²⁶⁾。

特定领域的电子文件前端控制也得到了研究，例如，付双双认为，为了更好地运用该理论管理高校电子文件，不仅需要取得领导的支持和重视，还要建立统一标准、规范管理，使用统一系统支撑⁽²⁷⁾。

2.2.5　电子文件信息生命体

张文浩提出电子文件信息生命体的概念，即由电子记录信息(包括信息的内容及其结构)及其背景信息和元数据三部分信息构成的电子文件信息集合体，其存在形式有两种:一种是电子记录信息、背景信息、元数据“三位一体式”;另一种是“分体式”，即电子记录信息、背景信息、元数据是各自独立的电子信息，由它们之间相互联系构成一个电子文件“信息生命体”。电子文件信息生命体有对信息系统的依赖性、“克隆”性(原件向原始性的转变)、变异性以及生命形式多样等特性，而它的生命周期的特征则包括并行性、差异性以及并行时的同步性。电子文件“信息生命体”还拥有独特的运动方式:实体归档模式中的载体运动和信息归档模式中的电子运动、在线审批中电子文件信息生命连续体运动和行文办理中的文书电子文件信息生命复合体运动、同类型OIS之间的克隆运动和不同类型的OIS之间的通用电子文件格式或迁移运动⁽²⁸⁾。

2.2.6　电子文件管理流程

陈勇和吴双分别发文对电子文件与纸质文件管理流程进行了比较分析。二者都探讨了电子文件与纸质文件管理流程在微观管理环节上的区别，前者是从收集、整理、鉴定、保管、利用等5个方面进行比较⁽²⁹⁾，而后者则是从归档、鉴定、整理、著录等4个环节进行对比⁽³⁰⁾。最终他们得出了相同的结论，电子文件管理流程是脱胎于纸质文件，但又促进了纸质文件管理的发展，是对原有管理流程的重新组合，二者具有继承与发展的关系，并且为重新设计电子文件管理流程提供了理论基础。