电子文件管理的基本理论及管理原则

2.4　电子文件管理的基本理论及管理原则

2.4.1　电子文件生命周期理论

1997年国际档案理事会电子文件委员会提出在文件产生以前，电子文件的生命周期就已开始，并将其划分为概念阶段、创建阶段、维护阶段。我国学者进一步丰富和发展了该理论，目前，有代表性的观点包括:

(1)浙江大学何嘉荪认为国际档案理事会的上述划分只表现了电子文件管理系统的生命周期，对于正式形成后的运动则没有充分反映，他将电子文件的生命周期划分为文件的孕育形成阶段、文件的现实使用阶段、文件的暂时保存阶段和文件的永久保存阶段，简称“四阶段论”⁽²⁸⁾。

(2)李福君等在综合上面两种观点基础上提出了“五阶段论”，即电子文件管理信息系统的设计、安装、调试阶段，电子文件孕育、形成阶段，电子文件现实使用阶段、电子文件的暂时保管阶段和电子文件永久保存阶段⁽²⁹⁾。

(3)潘连根提出电子文件生命周期理论应包含电子文件管理系统的生命周期和电子文件的生命周期两个层面，其中，电子文件管理系统生命周期包括系统分析阶段、设计阶段、实施阶段、运行和维护阶段，而电子文件的生命周期分为形成阶段、现实使用阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段，二者互为依存，不可分割⁽³⁰⁾。

有相当一些学者对电子文件生命周期理论提法本身提出质疑，焦点集中在文件阶段性划分是否科学、是否存在阶段性特征以及阶段性划分标准等方面，如有学者认为按照人类管理活动来临摹管理对象内在规律的做法并不科学，所谓电子文件生命周期三个阶段的划分不如概括为“电子文件自动化管理设计和实现的全过程”⁽³¹⁾。有学者指出电子文件的生存需要依附于特定的硬件、软件系统环境，存在于多元时空范围内，不具有明显的运动阶段，用文件生命周期理论管理电子文件并不恰当⁽³²⁾。针对前面阶段的划分太过分明，有学者提出应概念化地理解文件生命周期理论，建议根据电子文件利用频率的高低判断电子文件生命阶段⁽³³⁾。也有学者提出根据文件价值形态的变化划分阶段，但不同阶段之间没有明确的界限，处于后阶段的电子文件具有向前阶段转化的可能⁽³⁴⁾。还有学者提出电子文件生命周期理论与文件连续体模式同一性的观点⁽³⁵⁾。

尽管电子文件生命周期理论在实践应用与理论研究中还存在着一定的局限性，但学者们客观分析了该理论在电子文件管理中的实际影响，认为该理论是电子文件全程管理思想和前端控制思想的依据和基础。同时，有学者肯定电子文件同文本文件一样具有物质属性和运动属性，也存在着生命周期⁽³⁶⁾，只是文件运动过程中的跳跃与回流现象具有普遍性，且规模更大、更加频繁，因而应在方法论层面对该理论进行修改和创新⁽³⁷⁾。

2.4.2　文件连续体理论

该理论将文件的运动过程视为一个连续统一体，既包含文件自身的连续性和整体性，也涵盖了文件管理过程的连续性和整体性，进而体现了文件运动在时间和空间上的多维性、连续性和整体性。

从文献研究中发现，对文件连续体理论的阐述离不开与文件生命周期理论的对比，普遍认为文件连续体理论是文件生命周期理论在电子文件时代的发展，是文件生命周期理论运用于电子文件管理实践的新的理论总结。如黄霄羽通过多方面比较得出文件连续体理论是文件生命周期理论在电子文件时代的补充和发展的结论，该理论以全新的研究角度和方法，揭示了电子文件的连续运动过程，并展现了各阶段相互关联、相互影响和相互转化的可能性⁽³⁸⁾。安小米评价文件连续体模式在管理电子文件方面具有生命周期模式不可比拟的优势，为文件和档案的管理提供了一体化管理的思想，即通过一体化方法、一体化组织和一体化控制实现最优化，从而构成电子文件最优化管理的框架⁽³⁹⁾。资蕙认为文件连续体理论更具进步性，一方面突破了传统文件线性运动的观念，构建包括保管轴、证据轴、事务处理轴和来源轴在内的多维坐标体系来描述文件的运动过程。另一方面，因淡化文件管理的阶段性而保持了管理的连续性，同时，也不再要求相关因素的机械对应，更加适合需要⁽⁴⁰⁾。

对此，也有学者提出反对意见，认为将文件看成一个连续的无明显分界的现象，其缺陷是明显的，即“在一定程度上混淆了文件管理与档案管理的不同职责，未对现行文件、半现行文件与档案之间的差别予以充分辨析”⁽⁴¹⁾。

2.4.3　电子文件的“前端控制”理论

前端控制的思想在我国20世纪30年代已初见端倪，当时民国政府文书档案改革运动中的文书连锁法，即强调文书档案工作的合二为一。80年代文件管理与档案工作一体化的思想开始进入政府文件以及学界视野。概括起来，前端控制理论的主要观点是“把文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看作一个完整的过程。在这个过程中，文件的形成是前端，处理、鉴定、整理、编目等具体管理活动是中端，永久保存或销毁是末端。前端控制是对整个管理过程的目标、要求和规则进行系统分析、科学整合，把需要和可能在文件形成阶段实现或部分实现的管理功能尽量在这一阶段实现”⁽⁴²⁾，其核心理念是“整体规划、业务环节提前、全过程监控”，实质是从系统的观点认识文件与档案、文件工作与档案工作的关系，即“将档案职能的‘干预时机’确定在电子文件管理系统的设计阶段，把原来纸质文件管理系统中的许多‘后控制’手段提到最前端，主张‘在文件形成前采取行动”⁽⁴³⁾，如将电子文件的版本控制、备份措施、鉴定复审、利用权限等管理环节都预先设计到管理系统中，由系统自动实施，并在文件形成和维护阶段进行监督⁽⁴⁴⁾。

2.4.4　电子文件全程管理思想

该理论综合了文本连续体理论和前端控制理论的思想，是对电子文件从产生到永久保存或销毁的整个生命周期所进行的全程管理和控制。其特点是，一、以对电子文件连续的、无间断的过程管理代替了职能管理，将文书、档案工作看成一个连贯的过程。二、在保存电子文件信息内容的同时保存其形成与使用的背景信息等元数据，并保持两者间的有机联系。三、以事前管理代替事后监督，将管理的切入点提前至电子文件形成之时，甚至形成之前⁽⁴⁵⁾。

为深化理解，可从内容要旨的构成角度进行说明，从纵向上看，以连续的、无间断的过程管理代替职能管理，使一切工作环节都围绕信息流通、事务处理进行；从横向上看，在留存文件信息内容的同时留存文件形成与使用的背景信息等元数据，保持了两者间的有机关联；最后，以事前管理代替事后监督，使管理关口前移到电子文件形成之时或之前⁽⁴⁶⁾。

在该理论的评价上，有学者指出“电子文件的全程管理从根本上说是文档一体化在电子文件管理中的实现模式”⁽⁴⁷⁾。也有学者认为“电子文件的全程管理不仅是纸质文档一体化管理的继承，同时也有许多新的突破和发展，可以说是一种‘扬弃’”，具体表现在理论基础、管理目标、管理范围、管理流程等各方面的创新⁽⁴⁸⁾。

2.4.5　电子文件的后保管模式

该理论由西方学者提出，是将传统档案理论对实体保管对象的关注转变到对文件、文件形成者及其形成过程的有机联系、目的、意图、相互关系、职能和可靠性的关注。由新来源观、宏观鉴定和知识服务三部分组成。新来源观系指除文件形成单位外，为保证电子文件的真实性完整性，其来源还应包括文件形成目的、形成过程、处理程序、职能范围等因素；宏观鉴定强调对电子文件管理职能、业务和风险的分析，宏观把握档案形成过程及其现实效用间的内在联系；知识服务实质上也是这一理论的最终目的，标志着档案工作人员职能定位从保管员到知识提供者的改变。冯惠玲评价这一模式是“一种以来源为中心，以知识为中心的管理”，对于推动我国档案工作的知识化管理具有积极作用⁽⁴⁹⁾。

2.4.6　电子文件管理流程重组理论

流程重组理论起源于西方，并被广泛应用于企业和政府流程再造。在我国电子文件管理领域，冯惠玲在其博士论文中率先提出“文件管理的‘业务流程重组’”这种说法。随后，周毅撰文作了进一步阐述，认为文件管理流程重组包括以下三方面含义:一是要从根本上对业已习惯的文件管理模式与方法进行重新思考；二是要抓住文件管理业务流程重新设计这个中心内容；三是文件管理流程的重新设计必须是一种彻底性的变革，且必须反映自动化环境下文件形成与运动的基本特点与基本规律。从一定意义上讲，文件管理流程重组就是要运用信息技术和管理方法根据文件形成与运动规律重新设计被分割得有些“破碎”的文件管理业务流程，整合电子文件管理过程。在现阶段，文件管理流程重组的内容包括从宏观上真正实现(狭义)文件与档案管理的一体化，从微观上弱化文件管理流程的环节分工，在实际的操作方法上逐步体现整合思想⁽⁵⁰⁾。

在电子文件管理流程与纸质管理流程的比较上，有学者指出电子文件管理流程经历了时间上和内容上的变化。所谓时间上的变化，是指在电子文件的归档、鉴定和著录等环节档案管理工作必须提前介入，内容上的变化则体现在工作简化、业务流程复杂和功能集成化等方面⁽⁵¹⁾。

2.4.7　电子文件管理中的来源原则

作为档案学的特色理论，来源原则一直指导着传统档案实体的整理。但电子文件的来源概念不仅指文件的形成机关，更包括起始形成目的、形成活动、过程、处理程序和职能范围等内容⁽⁵²⁾。许多学者认为电子文件的来源原则冲破了传统档案来源的概念和定义，是对传统来源原则认识的螺旋式上升，是一种透过现代信息技术发展和文件载体更新的表象，其实质是在坚持来源原则思想的基础上，以更加概念化和抽象化的来源，来适应电子文件的新特点和新挑战。换句话说，尊重来源、保持有机联系的思想对电子文件管理而言具有更加重要的指导意义，这一理论的应用将超越档案馆这一重要领域，贯穿文件从机关生成直至进馆保存的整个运动过程⁽⁵³⁾。刘家真强调来源原则的核心思想是根据档案与形成者的来源联系进行整理和分类，建立全宗，同一个全宗内的档案不能分散，不同全宗的档案不能混淆，以确立全宗并保持全宗的完整性⁽⁵⁴⁾。冯惠玲也提出类似观点，认为应将“实体来源”的认识转变为“概念来源”，其实质仍然是强调重视由文件形成过程带来的“历史的”、“天然的”、“有机的”联系。

尽管在电子文件时代，来源原则因计算机对文件的虚拟处理而受到部分国内外学者的质疑，但傅荣校等认为“在电子时代，来源原则仍然是永存的。因为来源对于电子文件仍然有着极其重要的作用，可以藉此进行鉴定、检索并确认其证据性价值和内在价值”⁽⁵⁵⁾。

2.4.8　电子文件的集成管理思想

集成管理的思想被广泛应用于科学管理的各个领域，安小米及其课题组成员提出基于集成模式的电子文件管理最佳实践规范的理念，即以集成的理念和整体优化的原则为指导，通过管理思想、保障体系、实施途径达到最优化特征，借助电子文件管理各环节的协调、规范，使其整体优化，进而构建电子文件集成管理与集成服务的框架。在此基础上，通过制定电子文件管理规范和管理结果、管理过程以及用户服务的评估原则建设集成管理与集成服务模式功能实现的评估体系⁽⁵⁶⁾。