电子文件管理的基本框架

2.5　电子文件管理的基本框架

电子文件管理涉及的内容和因素很多，如管理者、员工以及系统管理员的职责范围，电子文件的使用范围，可能会出现的滥用情况，电子文件的保留、归档和处置以及安全因素等⁽⁵⁷⁾。因而，其研究框架不仅是电子文件功能与作用的社会表现，而且也是全面整合电子文件相关因素使其服务于科学管理需求的必要手段。通常认为，电子文件管理的基本框架应包括:在法律上明确电子文件的凭证性，制定电子文件管理规范，组织各方面力量开发电子文件管理系统，提高文件与档案管理人员的计算机知识与能力等⁽⁵⁸⁾。具体地讲，电子文件管理的基本内容有:电子文件管理的策略与模式、电子文件管理的归档方式、电子文件管理的鉴定、电子文件的著录、电子文件的利用与保管以及电子文件管理标准等，其核心问题就是如何长久有效地维护电子文件的档案属性，即保持电子文件的真实性、完整性和有效性⁽⁵⁹⁾。

为实现电子文件管理效果的最优化，有学者提出电子文件最优化管理框架，即以文件连续体模式为基础，以一体化管理思想为指导，通过一体化方法、一体化组织和一体化控制的有效手段保证电子文件管理目标的顺利实现⁽⁶⁰⁾。也有学者提出电子文件管理流程的观点，从时间、空间(承担者)和逻辑三个维度构建文件管理流程的概念模型，强调对服务对象变量、其他直接环境变量和间接环境变量的三层结构变量模型的分析，并按照描述、评价现有文件管理流程，在电子化平台上优化文件管理流程，实施新流程的三个循环步骤进行实践操作⁽⁶¹⁾。

近几年来，有学者提出应重视从电子文件管理国家战略角度探讨电子文件管理框架问题，指出我国电子文件国家战略需要搭建宏观、中观、微观三层战略框架体系，包括研究电子文件管理政策、制度、业务的集成策略，并实施法规、管理、技术三位一体的保障体系⁽⁶²⁾。